プロジェクトマネジメントを学んで、できるフリーランスに！ 大学教授直伝、プロジェクトを成功に導く特別講座2

どんなことも目的と資源と期限を設定すればプロジェクトになる

前回 は、プロジェクトの3要素と、その中で重要な「目的」について紹介をしました。今こうして記事を読んでいることも、プロジェクトとしてとらえることができます。

たとえば、今、皆さんは「記事を読んでプロジェクトマネジメントのコツを知る」という目的のプロジェクトに参加しているとします。

資源は、前回の記事。期間は、長くても30分と設定することができます。もし前回の記事を30分以内に読み終え、その後アンケートを取った場合「プロジェクトマネジメントのコツ」の項目で、「わからなかった」に〇がついたら、私と皆さんのプロジェクトは失敗です。

「わかった」に〇がつき、「数値で誰もが客観的に評価できる目的を決めることが重要なんだな」と理解できていればプロジェクトは成功です。私と皆さんのプロジェクトはうまくいっているでしょうか？

資源は、時間軸を基本にダンドリをつける

今回は、プロジェクトの残り2つの要素、資源と期限について学びましょう。

与えられた資源の中で目的を達成するために、私たちは資源のやりくりをしなければなりません。これを私はダンドリと呼んでいます。単に必要な資源を計画するだけでなく、本当にその時間に使えるように相手と約束を取り付けた計画です。

プロジェクトの資源管理で大切なことは、5W2H。いつの時点で(When)、何のために(Why)、担当は誰が(Who)、何を(What)、どれだけ(How many)、いくらで(How much)、どこから調達してくるか(from Where)を考えなくてはなりません。整理するときの基本は最初のWhenである時間軸です。

いつの時点で何が必要になるかを、プロジェクトのスケジュールに書き込んでいきます。何という作業の時、何が必要なのかをメンバーと協力して列挙します。プロジェクトが開始してから終わるまでに必要なことを必死に考え、書き出します。この想像力がプロジェクトの計画時ではとても重要な要素になります。

資源は、お金で集計し、調達先や使用期間をピンポイントで

資源には、人、モノ、お金、情報があります。多くの場合、人もモノも情報もお金を支払って調達するので、資源の過不足はお金で計算ができます。与えられた資源も予算というお金でとらえることが一般的です。

スケジュール上で必要な資源を書き出し、調達先から見積もりを取り、金額を計算してみましょう。予算内であればOK。計画時で予算をオーバーしてしまった場合は、調達する人やモノの品質は下げたくないので、調達先を変えるなどの工夫が必要です。頼りになる調達先を日頃の活動の中で見つけておくことも大切なことです。

さらに出費を抑えるためには、使用期間を限定する工夫もあります。どのように計画時に細かいダンドリをつけるかでプロジェクトの成否が決まります。

期限管理のコツは、細かい期限の設定と勝手に前倒し

プロジェクトの最後の要素は、期限です。「いつまでに」という期限を決めてプロジェクトはスタートします。期限を管理するときのコツは、細かく分けることと、前倒しです。

最終的な期限は一つですが、途中段階での期限も設定しましょう。プロジェクトの大きさによっても異なりますが、途中段階に数回の期限を設定することで、進捗が遅れているのか進んでいるのかがわかります。

遅れていた場合は、迅速に挽回のための策を打たなくては、最終期限に間に合わなくなります。

もう一つの期限管理のコツは、前倒しです。期限は後ろにズラすと納期遅れということでペナルティですが、前にズラしても文句を言われることはありません。

全体のスケジュールを前倒しにして立てることで、不測の事態が起きたときの予備時間をキープできます。本当の締めきりの3日前に自分の締め切りを作るというのもテクニックです。

プロジェクト計画のミソは想像力？ 妄想力？

プロジェクトは計画で成功の半分が決まります。計画の時は、まだ実行していないわけですから、どんなことをどんな風にしてやるということを想像します。

何度も経験したプロジェクトであれば、ある程度の想像ができます。初めてのプロジェクトでは類似のプロジェクトの経験に頼るしかありません。こちらは妄想力かもしれません。

計画に時間をかけすぎて実行の時間が短くなるのは困りますが、行き当たりばったりの本番勝負では、成功の確率はグッと下がります。計画はじっくりと想像力を働かせ、実行は、計画に沿って粛々と。これがプロジェクトの成功確率を上げるポイントです。

プロジェクトの計画に必要な想像力を鍛えるために、普段から身の周りにあるプロジェクトについて想像で計画を立て、自主トレーニングをすることをお勧めします。

第二回の学び

• ダンドリとは相手と約束を取り付けた計画
• プロジェクトの資源管理で大切なことは、5W2H
• 資源はお金に換算して予算内に
• 資源の調達先と使用期間でコストを抑制
• 最終期限までに数回のチェックポイントで進捗を確認
• 締め切りの3日前に自分の締め切りを設定
• 計画はじっくりと、実行は粛々と
• 普段からの想像力トレーニングでプロジェクト計画力をアップ