プロジェクトマネジメントを学んで、できるフリーランスに! 大学教授直伝、プロジェクトを成功に導く特別講座7

プロジェクトマネジメントを学んで、できるフリーランスに! 大学教授直伝、プロジェクトを成功に導く特別講座7
依頼された仕事=プロジェクトを成功に導くためには、どのような知識とスキルが必要となるのでしょうか。プロジェクトを管理・推進する方法であるプロジェクトマネジメントのコツを、自身の体験と重ね合わせながら効率よく学んでいきましょう。 フリーランスとしてプロフェッショナルを目指す人、ワンランク上の仕事を手がけたい人に送る、フリーランスのプロジェクトマネジメント論。大学でプロジェクトマネジメントを教える先生による第7回目の講義、今回は優先順位がテーマです。
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【 より理解を深めるために、過去の講座にも目を通してみてください! 】

特別講座 Part1 | プロジェクトを成功させるにはコツがある!

特別講座 Part2 | 目的・資源・期限を設定しプロジェクトを進める!

特別講座 Part3 | フリーランスの上手な時間管理術!

特別講座 Part4 | リスクとの付き合い方!

特別講座 Part5 | プロジェクトの整理・構造化

特別講座 Part6 | フリーランスと「組織」コミュニケーション

特別講座 Part8 | プロジェクトの品質管理

特別講座 Part9 | 利害関係の管理

 

心を亡くすと書いて忙しいと読む

「忙しいですか?」と聞くと、たいていの方は「なんか忙しいです」「いやもう、バタバタで」と答えますよね。私たちはなぜ、こう忙しく働いているのでしょう?

日本では、忙しくしていることが美徳と思われています。せわしなく動く様子を見て、「あの人は良く動いていて偉い」と褒められる対象になります。日本に限らず北米とアジアの特徴かもしれません。ところがヨーロッパに行くと事情は異なります。どれだけゆったりとした時間を過ごしているかが価値になります。

せわしない様子は、周りを不安にさせます。やるべきことを短い時間でテキパキこなし、あとはゆっくり休むようになると、脳内モルヒネのドーパミンが活発に放出され、自分の体にもよい影響を与えます。

忙しくせずに、やるべきことを短い時間でテキパキこなすための優先順位づけについて今回は学んでいきます。

終わりが見えるようにタスクを作る

目標

ここでは、やるべきこと、あるいは仕事の単位をタスクと呼ぶことにします。まず、私たちの周りにある『やるべきこと』の難しさは、終わりが見えないことにあります。そこで、タスクを受ける場合には終わりを明確にして見えるようにします。

イラストの制作やライティングの仕事は、10個できたから終わり! という種類のモノではなく、クオリティを最終的に確認するので、特に終わりを決めるのが難しい仕事です。それでも、要件を全て盛り込んだ上で一旦書き終わる日付をタスクの終了日と設定しましょう。

イラストやライティングの達人たちにお話を聞くと、必ず『寝かせる』期間があるので、本物の締切の何日か前に終了日を設定するとよいですね。寝かせている期間に、「あっ、あそこをこうしておこう。」と修正が2,3回入って、最終提出を行ないます。

終わりが見えることで、次の仕事に気持ち良く取り掛かることができます。そのためにも、手帳やToDo管理のアプリを使って、終わったタスクの消込みを行ないましょう。手帳であれば、終了日に書いたタスクの前にロの字を書いておき、終わったらそこチェックを入れます。ToDo管理のアプリであれば、完了のステイタスに変えておきます。

まずはタスクの棚卸

Businessman Using Laptop

不安というものは、時間を経るごとに私たちの頭の中で増殖していきます。「あれはどうだったっけ?」とふと気にすることが、時間とエネルギーを費やします。寝ている間も潜在意識の中で気になっています。『やったこと』はスッキリ忘れ、『やっていないこと』に集中することで、効率が上がります。『やっていないこと』についても、『いつやる』を決めておき、その日が来るまで手を付けません。

そのためにも大切なのが棚卸です。既に受けているタスク、交渉中のタスク、聞いただけのタスクなど公私を問わず、全て書き出します。紙に書いても良いですし、パソコンやスマホのメモ帳でもかまいません。ここで重要なのは、『全て』吐き出すということです。これで、一旦、スッキリします。

やるべきことの全体が見えていることはとても大切です。管理職の研修でよく使う『インバスケット』という演習課題でも、まず案件を全て広げて対応を分けていくことから始めます。目についたものから順にやっていくと、緊急性のあるタスクが間に合わなくなってしまうのです。

自分が抱えているタスクを全部並べてみて、一旦楽になってから次に取りかかります。「他にもあるのではないか?」という不安感がなくなることで、集中力もグッとアップします。

タスクの分類をしよう

それでは次にリストアップされたタスクを分類していきましょう。まずは、紛れ込んでいたタスクではないものや、参考資料といったものは、別のフォルダーにまとめておきます。その次に分類するのは、『いつかこうしたい』といった願望や意気込みです。ウィッシュ・リストというリストを作って放置しておきましょう。『いつかやる』は、言葉を返すと『今やらなくても良い』になります。

さらに残ったタスクについて、それは自分がやるべきことか?を考えてみましょう。他の人がやったほうが効率的であったり、うまくできそうなタスクは、思い切って任せてみるのも手段です。

このように考えると、自分が取り組むべきタスクが絞り込まれてきます。絞りこまれたタスクの中で2分以内にできそうなことは、すぐやってしまいます。気にしている時間がもったいないので、すぐやるのはタスクの数を減らすのに有効です。爪を切る、両親に電話をする、郵便受けを見る。タスクの数を減らすために、2分以内にできることは済ませておきましょう。

優先順位は、締切日、所要日数、緊急度、重要度で決める

時間

最後のステップは、タスクそれぞれが持っている『締切日』と、その『タスクにかかる日数(所要日数)』、『緊急度』、『重要性』の4つを考えて実行日を設定します。多くのタスクは、渡して終わりではなく、その後の展開もありますから、全体のスケジュールを意識しながら実行日を決めて行きます。

実行日が決まれば、あとは着実な実行です。カレンダーやToDo管理のリストに沿って、遅れることなく実行しましょう。遅れや積み残しがないことが快感につながります。遅れが溜まるとストレスになります。着実に実行していれば、数多くのタスクをこなしていても忙しいとは感じず、気持ちよくタスクをこなせている充実感があるだけです。仕事の達人目指して、優先順位付けを意識して仕事に取りかかりましょう。

■ 第7回の学び

  • テキパキこなして快感を得る
  • タスクの終わりを自分で決める
  • まずは自分が抱えるタスクを全て吐き出す
  • 自分がやるべきタスクのみをセレクト
  • 締切日、所要日数、緊急度、重要性で優先順位を決める
  • 期日通りの着実な実行でモヤモヤの発生を防止
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