確定申告の必要経費として認められるものとは？

必要経費として計上するためには領収書が大事！

フリーランスの先輩の話を聞いていて「えっ、それも必要経費として認められるの！？」と驚いたことはありませんか？

経費の管理が難しいフリーランサーの中にはどこまでが必要経費なのかがわからず、かなり損をしてしまっている方も多いようです。

当然ですが、確定申告で必要経費として計上するためには証明書となる領収書が必要になります。1年分の領収書をまとめて把握するのは大変なので、支払いをして領収書を受け取ったときに「何の料金か」を具体的にメモしておくようにしましょう。

レシートのコピーと一緒にファイリングしておくとスムーズです。領収書は確定申告の時期になるとお金のような役割を果たします。

塵も積もれば山となる、「これは必要経費にあたるかも」と思うものはひとまず領収書をもらっておくといいでしょう。

自宅でくつろぐ家族

事業主として事務所で稼動している場合はその家賃や光熱費は必要経費として計上することができます。では自宅でお仕事をしている場合はどうでしょうか。

自宅を事務所としている場合でも、その一部を必要経費にすることができます。個人の生活スペースと仕事場の両方を兼ねている自宅の家賃は「家事関連費」にあたります。

仕事をする上で使用する床面積の割合から家賃を算出しましょう。例えば、45平米の自宅の15平米を仕事場としている場合は家賃の3分の1が必要経費となる計算になります。

光熱費やインターネット接続料金などは営業時間を軸に算出します。これらの計算は「按分」と呼ばれ、会計ソフトの中には最初に登録しておくと自動的に按分計算してくれるものもあります。

経費として計上していいか迷うもののひとつが飲食費ではないでしょうか。もちろん個人的な食事やお茶代などは必要経費ではありませんが、飲食の目的が取引先との打ち合わせや接待、同業者との情報交換・情報収集などの場合には必要経費である「会議費」としてとして計上することが可能になります。

支払いの際には必ず領収書をもらい、相手の名前や人数、関係、用件などをメモしておきましょう。また平成18年より一人当たりの飲食代が5千円以下の場合は「小額交際費」として認められることになりました。得意先へのお歳暮やお中元、手土産などは「交際費」となるためそれぞれ管理が必要です。

フリーランスで活動する方にとって欠かせないパソコンや周辺機器、机などの備品、ボールペンやインク・コピー用紙といった消耗品も必要経費で落とすことができます。

ただ、ひとつ10万円以上のものは固定資産として計上されるため減価償却費を計算する必要が出てくるので少し大変かもしれません。

新聞や書籍、映像商品、雑誌といった資料は「新聞図書費」として、講習・セミナーの参加費は「研修費」として経費に計上することが可能です。

自家用車を仕事に使う場合はその使用する割合に応じて按分計算します。ガソリン代以外に駐車場代、車検代、自動車税、高速料金も必要経費に含まれます。

できるだけ多くを必要経費にして少しでも確定申告で支払う税金の負担を減らしたいところですが、もちろん全てが経費で認められるわけではありません。

業務に関係のないものは当然経費として計上することはできません。個人事業だから、フリーランスだから全てを自由に経費にできると思っていると税務署からの厳しいチェックが入ります。

仕事とは無関係の飲食や移動、制服以外の衣類、個人的な買い物などは当然必要経費とはなりません。また確定申告には必要経費の他に「控除」もあります。

国民健康保険や国民年金の保険料は所得控除となるため経費としては扱われないので混同しないよう注意しましょう。必要経費にあたるのかどうかがわからない場合は早めに確認しておくと確定申告のときに慌てなくてすみます。