学習スケジュール立案補助システム作成しました

【ご相談に至った背景】
生徒が増え、事業が順調に成長していた。
主たる業務は、各生徒に対する個別指導としての毎月の学習スケジュール作成であった。

【お困りごと】
当初、特に負担ではなかった業務だったが、だんだんと夜中まで作業をすることが増えた。
スケジュール作成にはエクセルを用いており、手作業によるコピペの作業が大変だった。
各生徒毎に毎月作成しなければならない学習スケジュールが出版社、曜日、教科、教科ごとの単元といった複数の条件を考慮しなければならなかった。
「慣れれば簡単なんだけど、説明するのが難しい。」、「慣れてもらうのを待てるほど、自分にも余裕がなくなっている」と負のサイクルに陥っていた。

【発注の目的】
業務引継ぎのコストを下げることと
1件当たりの業務時間を短縮すること

【提案内容、改善したこと（添付画像参照）】
以下の様に作業を区切り、それぞれの工程でプログラムを実装した。
①生徒のプラン選択(出版社、曜日、教科、その教科の今月のスタート単元の選択)
②各シートにあるボタンを押せば③～⑦が順を追って表示される様に設定。
③①の内容の抽出、列挙
④③を１つの表に統合
⑤④生徒の契約プランの学習優先度による並び替え
例）数学→国語→社会、社会→数学→国語などの並び、数学→数学→理科などの重点科目対応
⑥⑤生徒の契約プランの曜日に割り振り
⑦定型フォーマット（学習カレンダー）に貼り付け

【未対応項目・次回に向けた課題】
①特定日の除外(お盆等)
②各生徒のプラン（出版社、曜日、教科、先月までの学習単元）マスタ
③出版社マスタ

【制作日数】
1か月

【業務デザイナー・業務マスタとして】
【その他、アピールポイント】
・言葉にならない無形の業務に対して、いくつかの質問をさせていただきました。
・どのように対処すれば効果的に自動化、効率化され、業務を引き継ぎやすくできるかを念頭にクライアントの業務を業務デザイナー・業務マスタとしてデザインさせていただきました。
・全て自動化されて答えだけが表示されるのではなく、作業の工程ごとにフローを見える化しました。
・システムに人が合わせるのではなく、システムが人に合わせることを意識し、「負担が軽減された」と、大変気に入っていただくことができました。
・作業時間が1/10になったと喜んでいただきました。

カテゴリー

その他専門コンサルティング

業種

塾・予備校

場所

広島県

制作期間

1ヶ月

参考価格

100,000 円

最終更新日

2023年8月20日