個人の仕事を効率化させるには？仕事の早い人の特徴や方法を解説

「どうしたら仕事の効率化ができる？」
「すぐに開始できる効率化のtipsはないだろうか」

自分の仕事をもう少し効率化できたら、と思うことはないでしょうか。

仕事の早い人は、仕事の取り組み方や考え方に特徴があります。

今回は、個人で仕事を効率化するためのポイントや、仕事が早い人の特徴について解説します。

効率化に便利なテクニックやツール、生活習慣についても触れているので、ぜひご活用ください。

仕事の効率化を進める6つのポイント

仕事の効率化を進めるためにすぐできる6つのポイントを紹介します。

1.ToDoリストの作成2.優先順位を決める3.時間を区切って仕事を進める4.集中力の高い午前中に難しい仕事を進める5.仕事を抱え過ぎず30分悩んだら相談6.他人に任せる仕事を見極める

これらのことを習慣づけるだけでも、効率良く仕事を進められるようになりますのでぜひお試しください。

ToDoリストの作成

「次の仕事はなんだったっけ？」となりがちな人は、ToDoリストを作成して、現在どのような仕事が貯まっているかを整理することから始めましょう。

ToDoリストは、毎日仕事の終了時にまとめてください。
そうしておくと、次の営業日まで休暇などで時間が経過した後でも、すぐ仕事にかかれるためおすすめです。

毎日仕事を終了する際、終わった作業と進行中の作業を整理します。

ToDoリストの管理は、Excelで一覧表としてファイルを作成するか、1付箋紙1タスクでまとめるかなど、自分でやりやすい方法を選んでください。
タスク管理のアプリを利用しても構いません。

管理するタスクは、「仕事内容・必要な作業時間・開始日と終了日（予定）・期限・優先順位」の4つをまとめて記載します。

作業が新しく発生するたび、ToDoリストを更新して作業内容を書き込みましょう。
作業が終わったら、その時点でまたToDoリストを更新します。
付箋の場合は、完了した後捨てずにノートに貼り付けておくと、その日の実績も管理できて便利です。

優先順位を決める

仕事の優先順位を決めることは非常に重要です。
優先順位は、仕事の重要度と期限から検討します。

仕事を始める際、ToDoリストを確認して今日中に済ませる作業が後回しになっていないか確認しましょう。

優先順位は、新しく作業が増えるタイミングでも見直します。

基本は期限が早いものから着手しますが、難易度や時間のかかる作業は早めに着手しなければなりません。

優先順位を意識しながら作業をすることで、より効率よく仕事が進むようになります。

時間を区切って仕事を進める

業務に直結する作業とそれ以外の雑務は分けて、できる限り雑務は決めた時間以内に終わらせるよう意識するだけでも、作業の効率化を実感できます。

例えば、メールチェックの仕事は、時間を決めて行うことも重要です。
仕事に取り掛かっているときにメールチェックをすると、集中力が途切れてしまいます。

メールチェックは始業直後・昼一番、終業1時間前の1日3回、10分間だけ行うなどといったルールを決めて、ほかの時間は仕事に集中しましょう。

集中力の高い午前中に難しい仕事を進める

集中力の高い午前中は、有効活用したい時間帯です。
作業の中でも難易度が高い、難しい仕事を進めるようにスケジューリングしましょう。

昼食後の昼一番はメールチェックのような定型業務から始めてある程度仕事モードに戻しましょう。
夕方ごろは、やることがはっきり決まっていてあまり考えなくてよい単純作業を進めます。

作業内容の時間配分を意識するだけでも、かなり効率良く仕事を進められるようになるでしょう。

仕事を抱え過ぎず30分悩んだら相談

真面目な人ほど、問題を抱え込んでしまう傾向があります。
仕事を抱え込まないよう、自分なりのルールを作って作業の停滞を防ぎましょう。

例えば、30分検討しても問題が解決しない場合は誰かに相談するのもひとつの方法です。
相談する相手がすぐに確保できない場合は、その作業を管理しているToDoリストに問題内容を記載して次の作業を進め、上司に問題を報告しましょう。

他人に任せる仕事を見極める

作業量が増えてきて自分ひとりではさばききれない場合も出てくるでしょう。

その場合はToDoリストの中から他人に任せられる仕事がないかを検討して、現状を上司に相談して自分の作業負荷を減らす方向で動いてください。

また、自分に部下がいる場合は、部下に仕事を任せて、自分でなければできない仕事に集中しましょう。

仕事が早い人の特徴3つ

仕事を早く進められる人には、いくつかの特徴があります。

仕事が早い人の特徴を積極的に取り入れることで、効率良く仕事を進められないか試してみましょう。

仕事の全体像を把握している

仕事が早い人は、仕事の全体像を把握していて、どの仕事を早く終わらせるべきかがきちんと見えています。

仕事の早い人は、どのような順番で作業を進めるかを考え、段取りをしておくことも忘れません。

そのため、「この作業が終わっていないからこの作業もできない」ということもなく、スムーズに仕事を終わらせることが可能です。

ひとつひとつの作業はある程度早く終わらせているのに、次に着手できる作業がなくなって困る、ということがある人は、仕事の全体像を把握する習慣をつけましょう。

優先順位の付け方が適切

優先順位の付け方は意外と難しいものです。

特に、横から「至急で」と追加の作業を受けてしまうと、これまで考えていた段取りが崩れて、仕事の効率が悪くなることもあります。

至急の仕事が回ってきた場合は、本当に自分がその至急の仕事をしなければならないか、今やっている仕事を他の人に変わってもらうよう交渉できないか検討しましょう。

至急の仕事が発生したときにうまくさばけるようになると、仕事を早く終わらせられたという実感を持てるようになります。

適切な目標設定をしている

仕事を早く進める上で、明快な目標設定をしているとさらに効率が上がります。

営業なら「〇日までに〇件以上の受注達成」、事務の仕事なら「今日中にこの作業までを終わらせる」という目標設定を意識しましょう。

目標には、毎日の目標・1週間の目標など、スパンの違う目標があります。

毎日の目標を達成できるようになったら、1週間・1ヶ月の目標設定も行い、達成を意識することでさらに仕事のスピードを上げられるでしょう。

ここまで効率良く仕事を進めるための考え方を中心に解説してきましたが、ここからは、仕事の効率化に使えるテクニックやツールを紹介します。

仕事を効率化するテクニックとおすすめツール

仕事を効率よく進めるためのテクニックと、そのテクニックをスムーズに使うためのツールを紹介します。

仕事終わりにToDoリスト作成と優先順位の設定

ToDoリストの運用については先に説明しましたが、ToDoリストの管理におすすめのツールとして、タスク管理アプリの「Trello」の利用がおすすめです。

Trelloは、発生した作業1つに対して１つのカードを作成して、かかる時間や作業内容などを自由にメモします。

そして、未着手・作業中・作業完了をステータスで管理して、ひと目でどの作業をしなければならないかを整理できます。

また、作業内容がどこまで進んでいるかを把握するため、カード内にチェックリストを作成することも可能です。

Trelloはチームで作業内容を共有するのにも便利ですが、ひとりでのタスク管理にも便利なので、ぜひ使ってみてください。

ポモドーロ・テクニックによる集中力の管理

※ポモドーロ・テクニック用のアプリなど
「ポモドーロ・テクニック」とは、25分作業を進めて5分休憩を入れることで集中力を管理するテクニックです。

ポモドーロ・テクニックでは、1日の作業を5段階に分け、以下のように段階を進めていきます。

単純に「25分仕事をしたら5分休憩」とするだけではなく、この5段階で毎日見積もりの精度を上げていくことで、さらなる仕事の効率化が図れます。

ある作業は何ポモドーロかかったかを集計する段階がプロセシングでやることです。

その後、ビジュアライジングで自分の立てた予想よりも時間がかかったかどうかを確認して、見積もりの精度を上げる改善に取り組みます。

ポモドー・テクニックとタスク管理に便利なアプリ「Focus To-Do」などをうまく活用しながら、ポモドーロ・テクニックで集中力管理と仕事の効率化を一緒に進めましょう。

資料作成は大枠を決めてから

最後は、特別なツールを使わず、資料作成を効率良く進めるテクニックです。

そのテクニックとは、作成する資料の大枠を決めて目次とページ数を決めること。

資料を作成していると、余計な作りこみをしてしまうことがあります。

しかし、このように大枠を決めることで、横道にそれず、必要十分な内容の資料が完成します。

誰かから資料作成を頼まれた場合は、この大枠でいいかを確認してから進めると、認識違いの問題を回避することもできておすすめです。

簡単なように見えて、効果抜群なテクニックなので、ぜひ普段の仕事取り入れてみてください。

仕事を効率化するには生活習慣から

仕事中にどう仕事を進めるかも重要ですが、普段の生活習慣を改善することで、さらに効率良く仕事を進められます。

特に意識したい生活習慣を3点ピックアップしました。

整理整頓で探し物の時間を短縮

机上の資料やパソコンのデスクトップなど、ごちゃごちゃしていて必要なものがすぐ探せない状態になっていませんか？

メールの受信ボックスも同じです。

以下のように整理整頓をするだけで、資料や作業内容の書かれたメールを探す手間が省けます。

• 机上の資料は「未着手・作業中」に分けて管理して作業が終わった資料は机上に置かない
• パソコンのデスクトップはグルーピングしてフォルダに入れる
• メールは振り分け設定などを活用してすぐ探せるようにする

整理整頓が苦手な人も、この3点だけは意識して実行してみましょう。

7時間以上の睡眠を確保

睡眠時間は、効率良く作業を進めるための重要な要素です。

寝不足なだけで、作業の効率は大きく落ちることは、実感として理解できる人も多いのではないでしょうか。

睡眠時間を削って深夜に作業を進めるよりも、一度しっかり睡眠をとってから作業を進めた方が効率ばかりでなく仕事のクオリティとしても高いレベルが保てます。

仕事後に予定を入れて集中力アップ

人は、作業時間がはっきり決まっているほど集中力が出ます。

仕事の後に習い事など予定を入れて、「今日はこの時間までに仕事を終わらせる」と意識するだけでも、かなり集中力が出て効率良く仕事を進められるでしょう。

在宅で仕事をしているときは、特に仕事の終わりが見えないため、仕事の終了時間をはっきり定めることが重要です。

仕事の効率化には外注の利用もおすすめ

作業量が増えてしまってかなり負荷が高くなっている場合は、仕事をフリーランスに外注することでさらにコアな業務に集中できます。

仕事を効率よく進めるための外注活用ポイントについて2点ほど紹介します。

関連：アウトソーシングとは？

自分の苦手な部分を外注

自分の苦手な作業、例えば経理関連の作業などがあれば、外注化することを検討しましょう。その仕事が得意な人がその作業をする方が、効率が良いだけでなく仕事の品質も上がります。

費用対効果を検討しつつ、どの部分の仕事を切り出すかを検討してみてください。

時間のかかる単純作業を外注

インターネットで調査をして情報を集めてExcelに書き出す、単純なコピペが必要など、単純作業が大量にある場合も、外注化を検討しましょう。

誰でもできる作業を自分がする必要はありません。

どこからどこまでを仕事として切り出すかを検討し、作業量、仕事の説明の手間など考えて総合的に見てもっとも効率の良い形で外注することが重要です。

ランサーズで仕事を外注して効率アップ！

クラウドソーシングサイトのランサーズでは、単純作業はタスク形式を活用、経理や事務関連の仕事はプロジェクト形式など、さまざまな形で仕事を外注できます。

ある程度継続してずっと単純な作業がある場合は、Excelマクロの作成を依頼することも可能です。

ぜひランサーズも活用して、仕事の効率アップを目指してくださいね。