「なぜ毎日残業しているのに仕事が減らないのか」「もっと効率よく仕事ができたら」「自分だけ仕事が多いのか」と考えている方は多いのではないでしょうか。
仕事量が多い状態が続けば、ストレスやモチベーションの低下を招きます。また心身ともに体調を崩す原因にもなりかねません。
本記事では、仕事が多いと感じる原因や対策などをご紹介します。
仕事の量で悩んでいる人は多い
「頑張っているのに仕事が終わらない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
残業が多いなどの長時間労働に悩んでいる人は、世代を問わずにいます。
仕事量が自分の許容量を超えてしまう「キャパオーバー」の状態になっている人もおり、ストレスをためている人なども多いです。
こうした状態が長く続いてしまうと、心身とともに悪影響を及ぼす可能性があります。
そのため、早めに対策を取ることが必要です。
「仕事量が多い」ほど優秀って本当？
一昔前は、「仕事が多いということは優秀な人だ」「残業をしている人はやる気がある」などと評価される傾向にありました。現在ではこの認識が改められつつあります。
しかし今でも定時で帰ることに罪悪感を覚える方も多いです。
仕事が多いほど優秀という認識は、一昔前は「しっかり働いた分だけ評価され給料も大きく上がる」時代だったからだといわれています。
しかし今では仕事量がその人の許容量を超えていたり、残業が多かったりする状態は、正常ではないという認識が広まっています。仕事は効率的に行うものであり、そのためには一人ひとりに適正な仕事量を割り振る必要があるでしょう。
まずは残業や仕事量が多いことで優秀という認識から改めることが大切です。
仕事が多いと感じる人の特徴
ではどういった人が仕事が多いと感じているのでしょうか。
ここでは仕事が多いと感じがちな人の特徴についてご紹介します。
その状態を続けていると、いずれ心身ともに不調をきたす可能性が高いです。
優先順位がつけられない
仕事を効率的にこなすなら、優先順位をつけることが大切です。
複数のタスクを抱えている場合、まず重要な仕事から片付けるのが一般的です。
優先度が低いタスクに時間かけると、重要な仕事に時間をかけられない可能性があります。時間は有限ですので、どのタスクから片付けるべきなのか、そのタスクを片付けるにはどのくらいの時間がかかるのか考えておく必要があるでしょう。
仕事を人から頼まれたら断れない
真面目でやさしい性格の人によくあるので、「人から頼まれたら断れない」というパターンです。
「困っているから」、「社員同士は助け合わないといけないから」という考え方自体は間違っていません。
しかし多すぎてキャパオーバーになり、仕事を終わらせられないと、結局は迷惑をかけてしまいます。
また、たとえ仕事を終わらせられても、「この人なら頼めばやってくれる」というイメージがついてしまう可能性があります。その結果、なかなか仕事量が多い状態から抜け出せない場合もあるでしょう
仕事量が多いと感じる原因
外部の環境だけでなく、自分が原因で仕事量が多いと感じてしまうこともあります。
特に就職や転職をしたばかりなら、「頑張ろう」という意識が働き、無意識にキャパオーバーになっている可能性もあるでしょう。
ここでは仕事量が多いと感じる原因について具体的にご紹介します。
ミスをいつまでもひきずってしまう
ミスは誰にでもあるものです。
しかし何度もミスしたり、上司から怒られたりしたことで、自信を失うケースも多いです。
本来なら反省して、それを次に活かすべきです。
それができなければ、いつまでも失敗を気にして思うような仕事ができないでしょう。
特にチームでの競争が激しい会社や、上司や先輩に相談しづらい空気の職場などで起こりやすいケースです。
体調不良なのに無理をしている
仕事量が多い状態が続くと、疲労やストレスが溜まりがちです。特に人にとって睡眠は大切です。睡眠不足の状態が続くと、人は良いパフォーマンスを出せません。
そのためいつもなら終わるような仕事に時間がかかってしまうケースもあります。
この段階で「体調が悪い」と感じてしっかり休めるなら良いのですが、さらに頑張ってしまう方もいます。その結果、さらに体調が悪化し、仕事の効率も落ちると悪循環に陥る可能性があるのです。
余裕がない
気持ちに余裕がない状態が続くと、人は集中しがたい事態に陥ってしまいます。特に新入社員や転職したばかりの社員は覚えることも多く、焦りがちです。
早く一人前に仕事ができるようになろうと考えるあまり、キャパオーバーの仕事を引き受けてしまうこともあります。
仕事を早く覚えることは大切ですが、気持ちが追い込まれるとミスも多くなりがちです。そのため気持ちに余裕を持って臨める、適度な仕事量をキープする必要があるでしょう。
単純に一人あたりの仕事量が多い
仕事が多いと「感じる」のではなく、単純に仕事量が多い場合もあります。
どう頑張っても残業しなければ終わらないような仕事量であれば、キャパオーバーになるのは当然です。
仕事量が適正ではない原因としては、以下のようなものが考えられます。
- 「この人なら任せられる」と信頼を積み上げた結果、仕事量が増えてしまった
- 仕事量に対して社員の人数が少ない
- そもそも処理に無理な案件を受注している
上記のように自分一人では変えにくい、外的な要因がある場合も多いです。
対応が難しいような仕事量を日常的にこなさなくてはいけないなら、まず環境を改善しましょう。
仕事や残業を減らすための対策
仕事量がなぜ多いのかという分析ができたら、次はそれを減らすための対策を取りましょう。
ここでは具体的な対策案についてご紹介します。
上司や同僚に相談する
まずは人を頼りましょう。仕事量は自分だけで解決できないことも多いため、上司や同僚に相談するのがおすすめです。
特に毎日のように残業をしている場合は、そもそも仕事量が適正ではない可能性があります。行っている仕事量が一人でこなせる量なのか、一度検討してみましょう。
それで過度の残業をしなければ間に合わないようであれば、他の人に振り分けられるか相談します。
ギリギリになってから相談するようでは、周りに迷惑をかけてしまいます。そのため自分がこなせる量を正確に把握し、無理なようなら早めに相談することが大切です。
完璧主義にならないようにしよう
仕事を完璧にこなすというのは誰しも憧れるものです。しかしあまりに完璧を目指すあまりに、周りに迷惑をかけては本末転倒です。
例えば、完璧にチェックしたいからとギリギリまで時間をかけすぎるなどです。またこだわりすぎるあまり納期に間に合わないというケースもあります。
どんなに素晴らしい完璧な仕事でも、納期を過ぎたものは意味がありません。
いきすぎた完璧主義は、自身の心身だけでなく、周りにもストレスをかけることを知っておきましょう。会社での仕事はチームで行うものです。適度に周りと相談しながら仕事を進めるのがおすすめです。
メールやチャットは即レスを目指す
仕事をしていると、メールやチャットなどのタスクは後回しにしてしまいがちです。しかしすぐに返信をしないと、そのまま忘れてしまう可能性が高いです。
また、メールを送った側も、即レスされると「仕事ができるな」と感じやすいでしょう。自社や自分の評価を上げるためにも、メールやチャットへの返信とても重要なのです。
取引先に訪問したあとなどに送るお礼メールもできるだけ早く送りましょう。相手側に丁寧でしっかりとし印象を与えます。
さらに、一度行ったものはシステム化やフォーマット化を行うことで、2回目以降にかかる時間を減らせます。システム化した方が効率的だと思った業務はどんどん変えていくのがおすすめです。
仕事の優先順位をつける
仕事を効率的にこなせないと感じたら、まず優先順位をつけましょう。
優先順位が明確でないと、何から手をつけていいのか分からず手が止まってしまうことも多いです。
まず自分の仕事を洗い出し、優先度や重要度別に振り分けましょう。仕事に慣れていない時は、上司などにチェックしてもらいます。
優先順位が決まったら、その日のスケジュールを組み立てましょう。
慣れたら、日間、週間、月間のスケジュールを決めます。きちんと振り分けることで、残業時間の軽減や効率の良い仕事ができるようになるでしょう。
外注という方法もある
「どうしても自社だけで仕事をこなすのが難しい」という場合は、外注という手段もあります。外注とは、外部の業者に仕事を発注するという広い意味を指します。外注には以下のようなメリットが考えらえます。
外注をうまく使って業務を効率化しよう
重要な業務に集中できる
簡単だが煩雑な仕事を外注できれば、社員は事業として重要な業務に集中できます。
たとえばシステム開発を行っている場合、簡単な開発は外注に任せ、自社は新しいシステム開発に注力するなどの使い方もできます。
また同じ作業を繰り替えるような業務も、委託すればその時間を重要な業務に充てられます。
コスト削減につながる
外注というと、コストがかかると思っている方も多いのではないでしょうか。
しかし会社で専門分野の人材が必要になった場合、人を雇うと人件費がかかります。
その分野が常に必要な場合ならいいですが、一時的なものの場合はコストがかかりすぎてしまうでしょう。
もしその仕事が外注できれば、その時だけ費用を支払えばいいのでトータルでみればコストが削減できることも多いです。
また、繁忙期など、どうしても業務量が増える時期にだけ外注する方法もあります。この方法であれば業務が落ち着いている通常時に外注を減らせば、コスト削減につながります。
必要な時に必要なだけ発注できるのが外注のメリットといえるでしょう。
業務の効率化につながる
外注を行っている企業は、専門分野の高度な知識や技術を持っています。そのため業務の効率化や質の向上につながります。
また、専門分野を外注できれば、その分野の人材を削減できます。人材の育成に必要な時間やコストが削減できるので、経営戦略や事業計画などにより時間をかけられるようになるでしょう。
クラウドソーシングサイトなども検討しよう
外注先のひとつとして近年注目されているのが、「クラウドソーシング」です。
クラウドソーシングとは、インターネットで不特定の人物に仕事を発注できるサービスです。
通常、外注を考えた場合、いくつかの委託先を見つけ、見積もりを取るのが一般的でした。しかし複数社を見比べて検討し、そこから契約に向けて書類を用意するなど、手間と時間がかかるなどのデメリットがあります。
これらを解決できるのが、クラウドソーシングです。
クラウドソーシングは、サイト上で必要なスキルを持った人材を探すことが可能です。そのため条件が合えば、即日で発注することもできます。
また、クラウドソーシングは直接個人と契約します。従来の外注は法人と行うことがほとんどのため、それなりのコストが発生します。それに比べ、個人との契約は適切な価格で契約できるのがメリットでしょう。
さらに、外注先を見つけるところから契約、報酬の支払いまですべてオンラインで行えるので時間と手間が節約できます。ただしあくまで個人との契約なので、相手のスキルや実績などをしっかり確認することが大切です。
自分だけで悩まないようにしよう
クラウドソーシングなどの外注を上手に利用すれば、仕事を効率的に進められます。「仕事が多くてつらい」と一人で抱え込んでしまっていては、いずれ心身に不調をきたしかねません。
まずは上司や同僚などに相談して仕事量を調整しましょう。
そして仕事の優先順を立てるなど、効率的に進められる方法を実践します。
もし業務量が多かったり、繁忙期だけ人手が欲しかったりした場合などは、外注も視野にいれましょう。
自分だけで悩まず、まずは人と相談するとこで解決することも多いです。ストレスをためすぎたり、体調を崩したりする前に、人に頼ることも検討してみてはいかがでしょうか。
