仕事でもプライベートでも、コミュニケーションを取るにあたりチャットツールは日常的に利用するものです。また、コロナ禍により出社せずともネットワーク環境さえあればできる業務に関しては通常時以上にリモートワークを強いられる中で、利便性がありオンラインのみでやり取りができるツールはきわめて重要なものとなっております。
ただやみくもに利用するのではなく、ランサーズ独自で「Slack-Way」というルールを設けて、社内外問わずスムーズにSlackを活用したコミュニケーションが可能となっています。
今回はそのノウハウの一部をご紹介します！
▽slack-way
ランサーズの「オープンでフラット」な社風
ランサーズの社風は「オープン＆フラット」。
それに伴い、社内コミュニケーションは「Open＆Share」とし、情報を敢えて社内で開示していくことによりフラットで風通しの良い社風が実現しています。
Slackではチャンネルといって、「#」の後にチャットルームの名前を付けて部署やチーム、プロジェクトごとなどに分かれた〝部屋〟を作成することができます。
ランサーズではそれぞれのチャンネルは、機密情報を共有する場を除き基本的に誰でも自由参加となっており、ダイレクトメッセ―ジやプライベートチャンネルは極力利用しないこととなっています。
〝これだけは〟守るべきこと
—プロフィールは誰が見てもわかるように！
〝①氏名は日本語表記でフルネーム ②プロフィールは第三者からわかりやすい顔写真で〟
これらは誤送信を防止するためのアイデンティティ確立のためルールとして定めています。
また、ランサーズ社員・グループ会社社員・社外の方、と認識できるように名前のうしろにグループ識別子の記載をします。
プロフィールを正確に設定することは当たり前のことですが、各チャンネルでは社外の方々との情報共有やコミュニケーションを取る手段としても用いているため、きわめて重要な事項となっています。
—ネガティブ感情のシェアは禁止！
個人を否定したり𠮟責することはNGとし、何か指摘すべきことがあった場合は柔和な言い回しを心掛け、時にはダイレクトメッセージを利用することもあります。
チャット上で伝わらないこと、伝えられないことは顔を合わせて伝えることをマストとしています。
出社時は対面ができますが、現状リモートワーク率が高いので、face to faceの会話が必要な際は、Google Meets等のテレビ会議ツールを利用します。
ランサーズが運用するSlack利用のルール
「Open＆Share」とはいえ、それを確立していくためには然りと遵守すべきルールがあります。
ランサーズではどのようなルールのもとで、社内外問わずランサーズに関わる全て人々のスムーズなSlack活用が実現しているのでしょうか？
—チャンネル命名に関する規則
チャンネルを作成する際は、「全体共有」「部門やチーム」「プロジェクト」「個人」等ごとにチャンネル名の接頭辞を変更します。
チャンネル名ごとに並び順が影響するため、接頭辞をそろえることで見やすくなるほか、各チャンネルごとにこれらを統一することで、数多くのチャンネルに参加していても「全体」なのか「部署」なのかなどを一目で認識することができます。
また、社外の方が参加しているチャンネルでは頭文字にあるアルファベットを1文字付け、区別を付けています。
—メンションに関して
依頼や確認事項など、返信を要している場合は個人またはグループにメンションします。
メンション先の方が休暇、時間外、外出中であっても気にすることなくメンションして良いこととなっています。
ただしこれらは、送る側は「すぐに返信が来ない」という認識をを持つことが重要です。
また、休日出勤や時間外勤務推奨では当然ありません。返答できる状況であればする、というスタンスでOKです。
かといって「このルールがあるために休暇中にまで通知が来るのはちょっと…」と思う方も多いと思います。
そんなときのために、受信側はSlackの通知設定を変更することを推奨しています。
読みたくないと思うチャンネルを「ミュート」することができ、「お休みモード」に設定すれば設定時間以外は非通知にすることができます。
通知コントロールを行うことで、送る側も受け取る側もストレスフリーでメンションのやり取りが可能となります。
まとめ
今回はコミュニケーションツールをうまく活用するための「Slack-Way」のいくつかのルールをご紹介しました。
Slack-Wayは、メンバーの「もっとこうした方がいいのではないか」といった意見を反映し常に進化し続けています。
ルールをいくら設けていても、文章のみで伝えることは難しい部分も多く、「直接会話するよりも伝わりづらい」という前提で、伝わりやすい言葉選びを心掛け、伝えることが困難だと判断した場合はテレビ会議ツールでミーティングの場を設けます。
相手への心遣いや思いやりの気持ちを持つことが、スムーズなコミュニケーションを図るために一番重要だと考えます。
文：大谷舞子
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