働き方改革法案が施行されてから、生産性の向上・業務効率化の流れが強くなってきています。その中で、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスへの注目が加速しています。BPOサービスはいくつもあるため、比較しておすすめはどこなのかを確認したり、どのように導入を進めていけばいいのかわからないこともしばしば。そこでこの記事では、おすすめのBPOサービスと導入時の5つの注意点について紹介します。
BPOを導入する際に気を付けたい5つのポイント
BPOはノンコア業務をはじめとした自社の業務を任せることで、業務の効率化が図れます。ですがやみくもに導入しても、思うような効果は得られません。
そこでBPOを導入する際に気を付けておきたいポイントを5つご紹介します。
どの業務を任せるか決める
BPOを導入する際は、自社の目的を明確にする必要があります。
自社において、
- 効率が悪い業務
- 委託する範囲
- 本当に業務を任せて良いのか
などを検討しましょう。
どの業務を任せるのかあいまいにしたままBPOを導入しても、成果を上げることは難しいです。
特に考えなくてはならないのが、「本当に業務を任せて良いのか」という点。
現地点ではノンコア業務でも、将来はコア業務になる場合もあります。
将来的にはコア業務にしたい場合はノンコア業務でも自社で対応していき、ノウハウを蓄積していきましょう。
サービス内容や得意分野を吟味する
BPO業者を決める際は、有名だからと言ってネームバリューだけで選んではいけません。
名前が知られていても任せたい業務に対して専門性が低ければ、効果は上がらずBPOを導入する意味がないのです。
切り出したい業務とBPOの業者が提供しているサービス内容や得意分野が一致するのか、しっかりと確認しましょう。
内容が一致したBPO業者を活用することで、得意分野のノウハウや経験を生かして業務の質と効率がアップできます。
コストは適正か
各BPO業者が提供するサービスの価格は、それぞれ異なります。
費用を抑えてなるべく安いところにお願いしたいものですが、安ければいいというわけではありません。
業務に求める品質を保てるのか、トラブルが発生した時の対応も入った価格なのか。
コストをしっかり確認しましょう。
適正なコストでお願いするためには、複数社に見積もりを出すのがおすすめ。
見積もりの際は金額だけでなく、費用の内訳について尋ねてみましょう。
しっかり説明できれば、業務を安心して任せられると判断できます。
企業の規模も検討
サービスやコスト以外にも、企業の規模もチェックしましょう。
企業の規模が大きくなるほど、サービスの範囲が広くなります。
将来的に他の業務もBPOに任せる予定や構想があれば、最初からある程度の規模があり、その他のサービスも展開しているところを選ぶのも選択肢の一つです。
別の業務を切り出すことになった際、ある程度の規模がある企業なら改めて探す手間を省け、他の業務もスムーズに任せられます。
セキュリティ面
BPOで業務を委託する際は、業務にかかわる社員や顧客の情報を共有する必要があります。
もし情報に関する扱いが不適切だと、情報が漏洩して思わぬトラブルに発展することも。委託する業者の情報に関するセキュリティが甘いと、会社の信用を損なうことになります。BPO業者を選ぶ際は、セキュリティ面も考慮して選びましょう。
具体的な対応やチェック項目は次の通りです。
- 契約書で機密情報に関する項目を設ける
- 大手企業を含めたBPOの実績が多数ある
- 第三者が評価するセキュリティに関する評価がある
セキュリティに関する評価としては、プライバシーマークの取得をチェック。
その他に、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格のISO/IEC 27001、日本工業規格化したJIS Q 27001があります。
セキュリティ面を十分担保したい場合は、ISO/IEC 27001やJIS Q 27001を取得している業者を選ぶと良いでしょう。
ランサーズが提供する分散型オンラインBPOでは、IPアドレスの固定化や暗号化通信などセキュリティ体制を整え、安全性を確保。
安全性を高めたアップグレードオプションも用意しているため、セキュリティ面で担保したい時の選択肢に入るでしょう。
BPOのおすすめ業者
BPOにはさまざまな分野を任せされる総合型と、得意分野のある特化型があります。
それぞれのおすすめの業者をご紹介するので、参考にしてください。
総合型
トランス・コスモス
トランス・コスモスのBPOは、企画開発や生産、物流、コーポレート、販売、アフターサービスと幅広い業務をカバー。
米ガードナーが発刊したレポートにて、世界第14位に選ばれました。
デジタルを融合させたDigital BPOやオフィスを支援するコーポレートバックオフィスサービスをはじめ、さまざまなサービスを提供しています。
NTT西日本のBPOサービス
NTT西日本のBPOサービスは、NTT西日本グループが培ってきたノウハウや技術をもとに、課題解決をサポート。
NTT西日本やグループ会社の連携により、営業や販売、総務、人事、経理、さらには自治体などの公的機関や教育機関の悩みごとも幅広くカバー。
給与支給事務代行やコールセンターなど、数々のサービスを提供しています。
オンラインBPO(ランサーズ)
withコロナの昨今、オンラインを活用し分散しながらも生産性の向上に貢献するのがランサーズのオンラインBPO。
ランサーズに登録している100万人を超えるフリーランスの中からチームを作り、企業の課題を解決の手助けを行います。
従来型のBPOとは異なり、分散型のオンラインBPOは災害やコロナの影響を受けにくいのも強みです。
特化型
キャノンのBPOソリューションサービス
ビジネスにおけるプロセスの可視化や改善、運用の支援を行うのがキヤノンのBPOソリューションサービスです。
BPOを通じてリソースの不足や生産性と品質の向上など、さまざまな課題を解決。
人事や経理、総務といった各企業に共通する業務だけでなく、金融業界向け・製造業向けのサービスも展開しています。
株式会社CACの人事給与BPO、C*HRs（シーアワーズ）
株式会社CACのC*HRs（シーアワーズ）は、人事給与に特化したBPO。
人事や給与の業務を運営しつつ、業務の改善や課題の解決にも取り組みます。
既存のシステムを活用したBPOサービスなので、システムの投資コストも削減可能です。
株式会社システムクルーのBPOサービス
電子文書の作成や手書きのデータ入力など、コストや時間が掛かり過ぎる業務を請け負ってくれるのが、株式会社システムクルーのBPOサービス。
中国・大連にあるグループ会社により、適切な価格で品質の高いサービスを提供しているため、コストを抑えつつノンコア業務を任せられます。
