業務効率化を進めるのに、ある程度の業務を外注で賄いたいと考えている企業や部署も少なくないでしょう。しかし、業務効率化を図ろうにも、どのようなサービスがあるのか分からず、何を外注すればいいのかもあまり知らないという担当者も少なくありません。そこで、業務効率化に効果的な手法として「BPO」「RPA」「シェアードサービス」の3つの手法がありますが、それぞれの違いや特徴をここで解説していきます。
外注の始め方とそのメリット
業務効率化を目指すとしても、何を外注すればいいのか分からない人も少なくありません。外注することでどのようなメリットがあるのかもみていきましょう。
コア業務とノンコア業務で仕事を振り分ける
業務効率化とは、ムダを省いて生産性を向上させていくことです。ムダという言い方は厳しいかもしれませんが、自社の従業員に率先して力を入れてほしい仕事とそうでない仕事を把握することから始めます。
どの企業も売上や利益に直結する主力の業務内容があるのでこれをコア業務とよびます。一方、直接的に売上に関与しない業務をノンコア業務といいます。このコア・ノンコア業務を振り分け、企業としてコア業務に集中させたい社員にノンコア業務をさせないようにしなければなりません。
コア業務は営業・企画・開発など顧客に直接関わる業務を指し、ノンコア業務はコア業務をサポートする事務系の仕事が多くなっています。
業務を外注することで効率よい人材配置ができる
売上や利益に影響しやすいコア業務に人材を割くには、ノンコア業務を外注することでカバーできます。例えば、営業の外回りを担当している社員が電話応対・来客対応・会議資料の作成、配布資料のコピー、重役のスケジュール調整や運転手、車の手入れなどを細かく担当していては、主力の営業で顧客の確保やマーケティングの調査といった時間が少なくなってしまうでしょう。
結果として顧客のフォローに回る時間が少なくなり、信頼関係が崩れて他社に先回りされてしまう恐れがでてきます。さらには社員が通常時間でできなかった仕事も残業を使って補うようになり、疲労も蓄積されてモチベーションが低下していきます。余計な仕事を抱え込むようになると、集中力も下がるのでコア業務への支障が問題です。
ノンコア業務を外注することでコア業務に集中でき、業績向上にも効果的です。
関連：業務効率化を進めるコア業務とノンコア業務の見極めについて
アウトソーシングで効率化を図るBPOとは
アウトソーシングで定型業務を専門的に行うビジネスを「BPO」（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）といいます。BPOの特徴をみていきましょう。
ノンコア業務を外部に委託
BPOを分かりやすくいうと、簡単な業務を外部の専門業者に委託することです。企業にとってBPOが必要になる背景には、スマホの爆発的普及を受けて、ますます情報化社会へと突入し、市場のニーズが多角的に激変していることが挙げられます。
企業が生き残りをかけていくに主力となる商品・サービスを強化するため、よりよい人材を集中的にコア業務に従事させて生産性を高めていかなくてはなりません。
特に少子高齢化社会になるにつれて、優秀な人材の確保は至難となりつつあります。ノンコア業務を外部に委託することで、コア業務の強化へ向けて人材育成にかける時間も確保できますし、逆にノンコア業務を育成する時間を省けます。
コスト削減などのメリットと情報漏えいのデメリット
BPOを活用することで、これまで生じてきたノンコア業務の時間や人員だけでなく、作業スペースを確保する必要もなくなります。成果物のチェックだけで済むようになるので、維持管理がやりやすいメリットが生まれます。
また、正社員を採用し続けるのは社会保険や賞与といった固定費が大きくなり、ノンコア業務がBPOになればこれらのコスト削減にも大きな効果を発揮できます。
一方で外部委託となれば情報漏えいのデメリットも存在しています。情報社会となっている昨今、企業の個人情報が流出する問題が毎年のように発覚しています。BPOの外部委託業者が漏えいに関与したとしても、エンドユーザー的にはコア業務を主力としてネームバリューのある元請け企業の方が悪い印象になりがちです。
ランサーズでは、100万人を超える登録者からアサインすることにより、設備を持たず、密集にならない事業継続性とコスト効率化を提供するセキュアなオンラインBPOを展開しています。
業務を自動化していくRPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は単純作業を人ではなく、ロボットが自動化で作業することを指します。RPAの特徴をみていきましょう。
単純作業ではソフトウェアロボットが活躍
RPAは人が行う単純作業をロボットが作業を行います。たとえばエクセルでのデータ入力は一見簡単に見えますが、データ量が膨大になるとなかなか面倒な作業といえます。これを人が作業すると、資料を見ながらタイピングして入力間違いがないかチェックしてと、指や目を動かしているので肩はこりますし、疲れ目になりがちです。こうなると長時間の作業は集中力が続かず、結果的にミスが生じてしまいます。
RPAは定められた内容を決められたルールで行動しますが、人と違って疲れもなく入力ミスもありません。何よりも作業スピードが断然違います。抜き出したいデータがあらかじめ分かっている場合、正確さと速さを追求して疲れ知らずのロボットが有利といえるでしょう。
人手不足の解消となるメリットとシステム障害のデメリット
RPAはロボットが単純作業を行うので、これまで費やしてきた作業時間を大幅にカットできます。コストダウンだけでなく、入力作業をしていた人員に空き時間が生じるので、他のプロジェクトやコア業務に人を回すことができることから、人手不足の解消というメリットが生まれます。
ただし、RPAにもデメリットがあります。それはサーバーダウンなどシステム障害が起きた場合です。ロボットが動かなくなると、その時点でデータの入力ができなくなってしまいます。ひどいときには業務停止になる恐れがあり、人の手で作業しようにもロボットのかわりはできませんから注意が必要です。
シェアードサービスの特徴とは
シェアードサービスはサービス（間接部門）をシェア（共有）することを指します。自社や各グループ企業の総務や人事といった部門を1か所に機能を集約して効率化を図ります。シェアードサービスの特徴をみていきます。
各事業所で経営をスリム化
グループ企業が増えると、本社（本部）で統一していた標準書や作業手順書が各事業所で異なる内容になるケースがあります。これは同じグループ内とはいえ別の企業になりますから、事業部ごとに改善・改良を重ねてきたことが影響しているでしょう。
しかし、事業所ごとに管理方法やマニュアルが違えば情報の共有も難しくなります。そこで、グループ会社に人事部や総務・法務部といったデータを扱う部署をひとまとめにし、組織としての品質を高めて業務効率化を図り、経営をスリム化するのがシェアードサービスの目的といえます。
管理や共有しやすいメリットと社員のモチベーションが低下するデメリット
シェアードサービスはバラバラとなっていた事業所ごとのデータを一括管理するので、業務内容の改善や管理をしやすいメリットがあります。また、1か所に集約することで情報の共有もしやすく、グループ内でもシェアードサービスセンターにアクセスすれば、すぐに知りたいデータを照会できるようになります。
管理や共有しやすいメリットがある反面、シェアードサービスにもデメリットがあります。まず1か所に集約するには移管を含めた多くの導入コストが発生してしまいます。時間もかかりますし、初期準備で二の足を踏んでしまうケースも見受けられるでしょう。
さらに、シェアードサービスは単調作業の繰り返しになりやすく、社員のモチベーションが低下して自社のスタッフが他社に流出しやすいデメリットも生じてしまいます。
3つの特徴を理解すれば業務効率化につながる
外注するのは業務効率化のためにも必要であり、それぞれBPO・RPA・シェアードサービスが存在しています。ノンコア業務を専門的に扱うBPO、単純作業をロボットに対応させるRPA、間接部門を共有しやすくするシェアードサービスとこの3つの外注サービスの特徴を理解しておけば、業務効率化につなげることができるので、生産性を向上することが可能となるでしょう。
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