マーケットの競争激化や景気の先行きが不透明なことを受け、自社で利益を出す仕組みを考えていくことは必須のテーマといえます。その中で注目されるのが業務効率化です。トップダウンで業務効率化の指示が出されているとはいえ、一向に進まないという部署も少なくありません。そこには各企業や部署において、生産性に必要なコア業務とサポートするノンコア業務が把握できていないからともいえます。そこで業務効率化を進めるのにコア業務とノンコア業務の見極めが大切ということやオススメの方法を解説していきます。
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目次
今さら聞けない業務効率化とは
業務効率化とは、ムダを省いて生産性を上げていくことを指しています。もちろん、さまざまな業種がありますし、その中でも部署によって違いがありますので、一概に生産性といってもなかなか理解できない人も少なくありません。
まずは業務効率化がどのような仕組みで、今後も必要になるのかみていきましょう。
目的は利益を上げる仕組みをつくること
業務効率化において、何が目的かといえば、企業の利益を常に確保することといえます。業種や配属先の部署が違っても、企業の利益を追求するのは組織に属する社会人として当然のことです。
分かりやすくいえば、売上を伸ばしてコストを削減していくことです。自動車関連などの製造業を主体としたものづくりの工場を例にみると、生産ラインにおける1人当たりの生産数を上げていくことで生産性の向上を図ります。一方、事務方のデスクワークが主体の部署になると、売上を伸ばすのは難しいものですが、コストを削減していくのは取り組みやすいでしょう。
コストを削減して生産性を向上させると、利益を生み出すことにつながりますが、これにはムダを省いて社員が働きやすく、成果を上げやすい仕組みを作ることが大切です。
見通しのつかない将来への準備
では業務効率化がなぜ必要になるのでしょうか。当然ながら利益を常に確保していかないと企業が存続できません。今がよくても景気の先行きが不透明な昨今において、将来への準備をしていく必要性があります。
特に少子高齢化による働き方改革に柔軟な対応が求められるでしょう。人員が不足していくと、社員1人当たりの仕事が増えていき、本当に力を入れたい作業に集中できなくなります。自分がやらなくてもいい仕事に時間を取られるあまり、作業スピードが遅くなり、毎日残業してカバーするようでは業務非効率といえます。
また、新型コロナウイルスなど世界規模で見通しがつかない経済危機を乗り切るためにも、業務効率化に取り組んで生産性向上を図り、少しでも利益を残して将来への競走に生き残らなければなりません。
業務効率化に必要な要素とは
業務効率化に必要な要素をみていきます。
徹底的にムダを省く
業務効率化は徹底的にムダを省いていき、本当に必要な作業に集中して取り組むことが大切です。そのためにも、仕事をする上で自分が取り組んでいる作業や作成書類が本当に必要なのか考えなくてはいけません。上司からの指示とはいえ、担当部署の役割に沿って作業していなければ、それは余計な仕事（ムダ）をしていることになります。
また、商品の適正在庫を理解していない場合、在庫を抱え込んでしまうことになります。客先からの要求にはすぐに応えられるとはいえ、売れない商品を多く持っていてもお金になりません。商品が売れ残るというのは、製造する過程（材料費・製造する人件費・光熱費）にもムダが発生しています。
たとえ適正在庫を理解しても、業務の役割分担ができていな場合、細かいところまで目が届きません。担当する仕事が多くなればミスもでてしまいますから、作業に集中できるようムダを省いていく必要があります。
オートメーション化を図る
業務効率化を図るうえでオートメーション化（自動化）は欠かせません。手作業ばかりでは時間も取られてしまい非効率ですし、仕事に遅れが生じてしまいがちです。たとえば電話応対のオペレーター業務では、商品やサービスの問い合わせにひとつひとつ対応するだけで多くのオペレーターが必要になります。業務効率化の事例としてAIを導入し、チャットポッドを活用すればオペレーターにつながるまでにユーザーが問題を解決できる仕組みを作れます。
また、先述した工場でも現場では手書きの日報を採用しているのは珍しくありません。現場が手書きになっても事務作業でパソコン上のデータベースに直接入力しているものです。これでは事務の入力者にミスも生じやすいですし、現場作業者も日報を書いているときに前日までの比較ができません。
この解決策として各生産ラインにタブレットを設置し、日報を電子化することで事務の入職者は管理するだけでよくなり、大幅に作業時間を削減できます。また、現場作業者も直接データベース上に入力するので、先日までの生産数の比較や稼働率が低くて故障しやすい設備の抽出などが容易に可能となります。
部署ごとに横の情報を共有する
業務効率化には部署ごとの情報の共有も大事です。自分の部署だけ結果がでていればいいという上司は、他の部署にライバル心がありすぎて情報を共有したがりません。横のつながりが開かれた状態になれば、自分の部署やチームだけで難しい仕事も社員同士で仕事を頼みやすくなります。
業務効率化ができていない理由
業務効率化が進まない理由をみていきましょう。
問題点を抽出・改善できる余裕がない
慢性的な人員不足に陥り、問題点がいつまでたっても改善されずに据え置きの状態になっていると業務効率化が進みません。そもそも業務効率化をするような環境が整っていない企業や部署は、売上を上げるために人海戦術でフォローしているケースがあります。
人員不足になると社員のモチベーションも低下してしまいます。このような職場で少数精鋭と講じたところでダラダラと残業時間だけが増えていき、集中力も途切れてミスが多発、結果的に上司から叱られて余計に士気が下がって生産性が向上しないでしょう。
何をムダか理解しておらず余計な書き物だけが増える
業務効率化にはムダを省くことが大切と説明してきましたが、そもそも部署ごとにムダな工程が理解できていないことも考えられます。ムダなことをしていると分からず、細か過ぎて何がいいたいのか理解しづらいマニュアルの作成や、手書きのチェックシートが増えてしまうと余計に効率が悪くなっていきます。
自社の社員に書き物を増やすことで、どれだけ作業効率にデメリットがあるのか考えなくてはなりません。しかし、業務効率化の一環で外注する場合には、逆にチェックシートを作成して必要なポイントをチェックし、作業を明確化する必要はあります。
コア・ノンコア業務を見極めて業務効率へ
業務効率化を進めていくにはコア業務とノンコア業務を見極めるのもひとつの手段です。コア・ノンコア業務の違いをみていきます。
コア業務とは
コア業務とはその企業の強みや特徴を活かした業務内容を指しています。実質的には直接売上を出している業務といえます。企業が利益を出せる仕事はコア業務で、専門性や難易度が高く、集中して取り組みたいものといえるでしょう。
たとえば営業職の実例でみると、商談のプレゼンや見積もりを説明して顧客開拓につなげるのはコア業務となります。商品開発では機密性が高くて専門的に研究が必要な職種なので、こちらも企業からするとコア業務といえます。
ノンコア業務とは
ノンコア業務は直接的に売上や利益に直結しない事務方の仕事を指しています。業務内容も専門性が高くないので基本的にだれでも取り組める仕事といえます。どちらかというとコア業務を助ける存在といえるでしょう。
コア業務の営業職でプレゼンや見積もりを商談で説明する際、この資料やデータを揃えるのがノンコア業務となります。見積もり自体を作成し、会議の議事録や発注業務といった経理や事務作業が中心です。
ノンコア業務は利益を生み出さないことから、業務効率化をする必要があまりないと考えがちですが、実際にはそうではありません。このコア業務に集中させたい社員がノンコア業務を担当しているので仕事の効率が悪くなってしまいます。
そこでこのノンコア業務を業務効率化にすることが結果的にコア業務の生産性を向上する手助けになっていきます。
アウトソーシングを活用して業務効率化へ
アウトソーシング（外注）を活用することで業務効率化を図れるケースがあります。どのような業務を外注すればいいのかみていきましょう。
作業分担で適正な人員配置が可能となる
理想的なのは専門性が高く、自社の強みといえるコア業務に人員を集中し、売上や利益に直結しないノンコア業務をアウトソーシングすることです。社員の役割が作業分担されていき、部署内での適正な人員配置が可能となります。
また、ノンコア業務をアウトソーシングすると、社員が本来やるべき仕事（売上や利益を出すこと）に集中できます。これまで負担の高かった仕事を管理するだけでよくなり、大幅に作業時間をカットできることから、慢性的な人員不足の解決や人件費といったコスト削減も可能です。
もちろん、コア・ノンコア業務の見極めができていることが条件となりますが、アウトソーシングを活用することは業務効率化につながっていくでしょう。
たくさんあるアウトソーシングの受注
アウトソーシングはノンコア業務のさまざまな業種に対応できます。デスクワークでは経理や事務、秘書などがあり、オフィスや工場の清掃業務もアウトソーシングで業務委託可能です。
また、製造工場では検査や梱包、洗浄といった比較的簡易な部署を一括して外注し、エリアそのものを業務委託して業務効率化を図っている事業所もあります。
さらに企業のホームページ作成や商品・サービス広告、ページ内のコラム記事といった執筆を専門的に特化したアウトソーシングで受注可能です。
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業務効率化を図るにはコア・ノンコアを見極めてムダを省こう
企業が利益を出して存続していくには、生産性が向上する業務効率化が必要不可欠です。そのためにもムダを省くことや、オートメーション化の推進、部署ごとに情報を共有していくことが大切です。
業務効率化が進まない理由として何がムダなのか理解できていないことがあるので、コア・ノンコア業務を見極めてムダを省いていくようにしましょう。
また、アウトソーシングを活用してノンコア業務を外注し、社員をコア業務に集中させることで人員不足の解消やコスト削減という業務効率化につながります。ランサーズなどのクラウドソーシングのサイトを活用すれば、業種や部署で必要な情報を効率よく収集することができるでしょう。
ムダを省いて仕事がやりやすくなれば社員のモチベーションも向上し、売上や利益の確保に発展していくことが可能となります。
