少子高齢化など本格的な労働力不足の課題に向け、各企業で進む働き方改革。働き方改革の柱のひとつである「長時間の労働の是正と多様で柔軟な働き方」を実現するために必要不可欠なのが、業務効率化です。ひと口で業務効率化と言っても組織はさまざま部門や職種で成り立っており、部門や職種によって業務効率化の手段や方法、プロセスは異なります。この記事では、業務効率化のポイントと部門・職種ごとの具体的なアイディアについてご紹介します。
働き方改革のポイントは業務効率化から
働き方改革関連法が2019年4月に施行されてから多くの企業が様々な取り組みを始めてきました。労使の意識や仕事への取り組み方を見直すだけでなく、働く環境や仕事内容そのものを効率的なものに変えていくことが重要となっています。
そして、働く環境や仕事内容そのものを効率的にするためには、業務効率化が必要不可欠です。
そこで、まず業務効率化のポイントやアイディアなどについてみていきましょう。
業務効率化とは？
業務効率化とは、従来の仕事の質も量も維持しながら業務時間を短縮することで、言いかえると仕事上の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、効率的に業務を遂行していくための取り組みのことです。
業務効率化は時間的・経済的なコストを削減し、その上で生産性を向上させることで企業全体の業績を向上させることが可能になります。
業務効率化とBRPの違い
業務効率化と混同されがちなのが、BRPです。BRPとは「Business Process Re-engineering」の略で、ビジネスプロセス・リエンジニアリングすなわち「業務改革」を意味します。
業務効率化は限られた時間やリソースのなかで、可能な限り高いパフォーマンスを発揮し業績につなげていくための取り組みのことで、主に業務を実行する労働側、つまり業務の川下過程でおこなわれます。
一方BRPは業務や組織・プロセスなどを根本から再構築し業績を上げるための取り組みで、業務の川上過程でおこなわれます。
業務効率化を成功させるポイント
限られたリソースのなかで低コストを実現させ、業務効率化を成功させるためには、「ムダ・ムラ・ムリ」を改善していくことがポイントです。
・ムダの洗い出し
普段の業務におけるムダを洗い出しましょう。効率化する項目を明確にし、ムダを洗い出した後は、その業務を「無くす」のか、「変える」のか、もしくは「まとめられるか」を分類します。
・ムラの洗い出し
普段の業務において、可能な範囲で業務の均一化、規格の統一化をはかりムラをなくしましょう。人によってタスク処理にかかる時間に大きなばらつきがある場合は、仕事にムラがあると言えます。
・ムリの洗い出し
業務を実行する社員やプランにムリがないか、何か障害となっている理由がないか洗い出しをしましょう。
一社員に業務が集中し複数のタスクを同時に抱えていると、長時間労働につながりかねません。また実行不可能な高い目標を立てても、効果は現れません。社員のタスクを見える化する、実行可能なラインで検討するなどムリがない計画を立てましょう。
業務効率化の手法とアイディア
「ムダ・ムラ・ムリ」の改善のポイントを踏まえ、業務効率化を推進する具体的な手法・アイディアをご紹介します。
アイデア①：業務自体を無くす、優先順位づけ
社員がやるべきでない業務は、タスクからはずしてみましょう。誰がやっても同じである業務は、社員が遂行する必要性はありません。業務自体を無くすことについては、アウトソーシングを依頼する、もしくは業務そのものを無くすなどの方法が考えられます。
また業務をある程度マニュアル化できないかを検討します。業務の優先順位づけはビジネスパーソンにとって重要ですが、頭では優先順位が分かっていても面倒な仕事や好きではない仕事は後回しにしがちです。「緊急度」「重要度」に基づいて業務を整理し、遂行できる仕組みを作りましょう。
アイデア②：社内資料廃止、会議の効率化
紙による社内資料を廃止し、長引きやすい会議には上限を設定しましょう。
社内資料は社内のイントラネットやメールなどのコミュニケーショツール、もしくはPDFなどデジタル化できるものがほとんどです。
会議が始まる前に会議の目的や議題・ゴール、上限時間を決めて必要最小限のメンバーでおこないます。資料などもメンバーが事前に目を通してから会議に参加できるよう、前日までに送っておくと良いでしょう。
アイデア③：社内チャットの活用
社内コミュニケーションには社内チャットの活用が有効です。チャットとはパソコンやスマホなどで、個人・複数のメンバーとテキストでコミュニケーションできるツールです。
メールほど堅苦しくなく、会話同様に短い文章でコミュニケーションができる・文章として残るなどのメリットがあります。相手とのタイミングが合わず話せない、忙しいときに電話がかかってきて対応しにくいときにも便利です。
アイデア④：システム導入
業務効率化のポイントのひとつが 作業の標準化です。
標準化できる作業については、自動的に処理してくれるシステム導入を検討してみましょう。
勤怠管理・販売管理、営業管理などの管理系は、システム化できる業務の代表例です。勤怠管理はジョブカンやjinjer、営業管理ならSalesforce、売上管理ならFileMaker（ファイルメーカー）などが例に挙げられます。
システム導入にあたっては、自社のニーズや現状に合ったものを選択することが大切ですが、既存の要件や環境によっては導入できないものもあるので、注意が必要です。
アイデア⑤：アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは社外の人材や専門企業に該当の業務を依頼する方法で、外注とも呼ばれます。
アウトソーシングには単純なルーティン業務から専門性の高いものを請け負う企業まで幅広いサービスがあり、請負（外注）先も法人から個人までさまざまです。
事務作業の代行やプレゼン資料の作成を外注を始め、
最近だとECショップの商品登録代行も盛んです。
アイデア⑥：ITツール、時短のためのテクニックやグッズの活用
ITツールの活用や、細かいテクニックも有効です。社員のパソコンをデスクトップ型ではなくノート型パソコンにすることで場所にとらわれない働き方が可能になります。また社員にスマホを配布すれば、会話・チャット・システムへのアクセスなどがスムーズになります。
そのほかキーボードのショートカットを社員全員に標準化する、ファイルは顧客別にカラーリングするなど、細かいテクニックも有効です。
アイデア⑦：自動化
お客さまからの問い合わせなど属人的に対応していることでも、マニュアルを作成すれば済むようなことは自動化することが可能です。
自動化の代表例のひとつが「チャットボット」と呼ばれる問い合わせツールです。AIがお客さまからの問い合わせや回答パターンを学習し、問い合わせ業務の一部を自動化することができます。
アイデア⑧：ワークフローの検討
多くの業務は社内外の多くの人が関わって進行しますが、この業務の流れを図式化し、それぞれの役割・決済者・実行者などを明確化したワークフローを検討してみましょう。
業務の流れを改めてワークフローとして見直すことで、「誰が」「いつ」「何を」する必要があるのかを明確化し、業務のムダやムリの発見につながります。
職種・部署別の業務効率化のアイディア
業務効率化は業務上の「ムダ・ムラ・ムリ」を改善していくための取り組みですが、業務は部門や職種によって異なるため、全社一律で同じ施策を実施するのではなく、
業務内容に応じた施策が必要です。
ここでは各部門・職種ごとに、業務効率化を推進するための具体的な手法をご紹介します。
営業部門
長らく「人と会う」ことが営業の基本とされてきましたが、ここ最近は特にコロナウイルスの影響もあり、外勤ではなく内勤で営業をおこなうインサイドセールスが注目されています。Web会議システムなどを用いて遠隔で営業をするインサイドセールスは、訪問先へ移動する時間を営業時間にあてられる、Web会議システムを録画することで営業報告が作成しやすいなどのメリットがあります。そのほか営業資料を資料づくりの専門会社に依頼すれば、営業社員はより顧客に時間を費やすことが可能になります。
【業務効率化のアイディア】
- オンライン営業ツールの導入
- 資料作成のアウトソース化
人事部門
人事関連部門の業務には、数多くのアウトソーシングサービスやパッケージシステムがあるので、自社のニーズに合うものを積極的に取り入れていきましょう。アウトソーシングでは最終面接以外のすべての面接を担う専門会社や、説明会用のパワーポイント作成など採用系から労務管理系まで幅広くあります。
また人事部門でもWeb会議システムなどを活用し、面接・面談をオンライン化することでお互いの移動時間や費用を削減することができます。
【業務効率化のアイディア】
- 面接代行、給与計算などのアウトソーシング活用
- 面接面談のオンライン化
- 人事システム活用
経理部門
ルーティン的な業務が多いとされる経理部門は、業務効率化をしやすい部門のひとつです。属人化しやすい経理業務は、外部からの問題が見えくく不正などの原因になりかねません。
経理業務における業務効率化のポイントは、ペーパーレスとキャッシュレスによる見える化です。会計業務をシステム化したり、法人クレジットカードを活用することで出入金の流れを見える化し、同時に現金をチェックする手間も省略できます。また、経理業務をまるごと請け負う専門会社も多数あります。
【業務効率化のアイディア】
- 会計ソフトの導入
- 法人クレジットカードの活用
- フォーマットの統一
- 記帳代行、・請求処理などのアウトソーシング活用
記帳代行サービスの費用相場はどのくらい？実際の費用についてもご紹介！
総務部門
全社的な活動を支援し幅広い業務を担う総務部門では、クラウドサービスの利用やアウトソーシングの活用がおすすめです。
備品を発注する、捺印・サインなど書類に関わるの業務は、オンラインで完結するサービスを活用しましょう。原本が必須となっていた契約書なども、現在はクラウド上で完結することが可能です。また総務業務の一部や全部を担うアウトソーシング企業もあります。
【業務効率化のアイディア】
- 名刺や封筒作成などクラウドサービスの利用
- クラウド上で契約を完了させるツール
- アウトソーシングの活用
マーケティング関連部門
ターゲットや商品、媒体ごとに異なる施策が必要なマーケティング関連業務は、業務効率化がしにくいとされる部門のひとつですが、ITツールやアウトソーシングを活用することで業務効率化が可能です。
マーケティングにおいてはデジタルマーケティングの重要性が増しており、各種SNSや媒体の多さなどマーケティングも複雑化・多様化していますが、これらのデジタルマーケティングは、MAツールを使うことで自動化することが可能です。またWebマーケティングに欠かせないSNS広告やLPの運用などは専門会社にアウトソースをすることで、自社で実施するよりも高い効果が得られます。
同様にマーケティングに重要なコンテンツマーケティングの原稿記事作成などは原稿も多数必要ですが、専門のライターへアウトソースすることで、質・量ともに目的に合った記事を作成することが可能です。
【業務効率化のアイディア】
- MAツールなどの自動化
- 広告運用のアウトソース
- 記事制作の外注
【種類別】記事作成の費用相場は？見積もりからチェックポイントを紹介
デザイン関連部門
デザインなどクリティブ関連部門は一人ひとりの感性によるところが大きいため、業務を均一化することは困難ですが、タスクを整理しメンバーで共有する・共有ドライブを活用してデータを一元管理する・テンプレートを活用したデザインなどにより、業務を効率化することができます。
またWebサイトなどにおけるコーディングなど、オペレーション部分をアウトソースすることで、デザインなど本来のクリエイティブな業務に集中できます。
【業務効率化のアイディア】
- タスクの整理
- 共有ドライブの活用
- テンプレートの活用
- コーディングや入稿データなどオペレーション部分のアウトソース化
研究開発部門
対面や地道な作業が続く研究開発部門でも、業務効率化は可能です。研究開発部門の場合、まずは本来の研究・開発以外の業務がないかどうかを棚卸し、専門知識を持った研究員・開発部員でなくても可能な業務がないかどうかを確認します。もしあった場合には、別のメンバーが担当するのか、業務そのものを無くしてしまうのか、アウトソースするのかどうかを検討しましょう。例えば研究用データの収集や外国語文献の翻訳、評価結果の品質チェックなどはアウトソーシングが可能です。
また研究・開発中の蓄積された知識やデータを共有化・ツール化することで、得られた知識や技術を社内で幅広く活用することができます。さらに専門性の高い業務を取り扱うアウトソーシングサービスもありますので、設備投資が必要になるような高度な業務は、切り分けて外部委託することも効率的と言えるでしょう。
【業務効率化のアイディア】
- 本来の仕事以外の付帯業務見直し
- 社内や学内研修や知識の共有化・ツール化
- 研究用データ収集、外国語参考文献翻訳、評価結果品質チェックなどをより専門性の高い企業やサービスへアウトソーシング
業務効率化のカギはアウトソースの活用
このように業務効率化はどの職種・部門でも可能ですが、業務効率化におけるさまざまな手法のなかでも第三者的視点が入り、その道のプロがそおるアウトソーシングは特におすすめです。
どのような職種・部署でもアウトソースが有効
さまざまな業務効率化の方法のなかでも、コア業務に集中でき、ルーティン業務の効率化・コストカットを実現するアウトソースは、すべての職種・部門の業務に有です。
ルーティン業務のを効率化にはシステムやソフトの活用という方法もありますが、自社のニーズにしっかりマッチしたものや既存の要件に合ったものを選定する必要があり、それなりの勉強と知識が必要です。アウトソーシングであればアウトソーシングサービスの提供側からマッチするプランを提案してくれるので、自社の事情にあったサービスを選びやすいというメリットがあります。
専門性の高い職種こそアウトソース
アウトソースは、ルーティン化できる業務だけでなく、専門性の高い職種や業務にも有効です。
アウトソースをする理由は業務の効率化であり、その最終目的は企業の利益となることです。専門性の高い業務を、その道のプロや設備がそろった企業へ委託することで、業務の質やノウハウを向上させることができます。
アウトソースを活用して職種・部門の業務効率化を
これからの経営課題として欠かせない業務効率化。さまざまな手法がある業務効率化ですが、人を介するアウトソーシングであれば、必要な業務レベルにや内容によってサービス・企業を選択することができるほか、あらゆる職種・部門の業務効率化に対応が可能です。
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