近年、テレワークを導入する企業が増えてきました。背景には働き方改革の促進や、新型コロナウイルスの蔓延により、リモートワークが急務となっていることが挙げられます。とはいえ、リモートワーク導入のイメージがなかなか湧かないという企業は多いでしょう。リモートワークには、ICTツールの導入が欠かせない他、フリーランスの活用がおすすめです。本記事では、テレワークのメリットとデメリット、実際に導入した企業の事例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
テレワークと働き方改革の関係
働き方改革の促進が求められ、テレワークの導入を検討する企業が増えてきましたが、実際にテレワークを導入することでなぜ働き方改革へ繋がるのかをご説明いたします。
テレワークとは
テレワークとは「tele＝離れた所」と「work＝働く」を合わせた造語です。
情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用し、場所や時間に捉われずに仕事をする働き方をテレワークと言い、従業員の働きやすさや、働き方改革の点からテレワークを導入する企業が増えています。
また、新型コロナウイルスの蔓延によりテレワークは急務となっており、今まで社内のみで仕事を行っていた企業がこのタイミングでテレワークを導入したケースは多いでしょう。
都内企業（従業員30人以上）を対象に行った「テレワークを導入していますか？」というアンケート調査で「導入している」と回答した企業は、2020年3月時点の24.0％と比較して2020年4月には62.7％と、38.7ポイント（2.6倍）に増加しています。
テレワークを導入した働き方改革
日本では労働人口が減少している問題から、従業員一人一人の労働生産性を上げていくことが重要視され、それに伴い働き方改革の促進が求められています。
更に、働き方改革関連法の施行から罰則付きになったことからも、企業はテレワーク促進の方法を考えていく必要があると言えます。
一見、働き方改革とは企業にとって生産性の低下に繋がるように感じることもあるでしょう。
有給休暇の取得義務や、労働時間の是正など、労働者のプライベート時間を増やす取り組みは、生産を減少させることに繋がる可能性があります。
更にテレワークの導入は、生産できる量や質が未知であったり、仕事への力を抜いてしまう社員が出てくる等の観点から、労働生産性を向上させることとは真逆に向かってしまうと考える企業も多いでしょう。
しかし、企業が理想とする未来像をはっきりとイメージし、そこに向かって実現するための方向性をしっかりと定めることで、生産性アップに繋がります。
テレワークの導入は、特にパソコン1台でできるような仕事は導入しやすいですが、基本的にはどんな職業でも導入は可能です。
都内企業を対象に業種別で行ったアンケート調査で、テレワークを「導入している」と回答した企業を、2020年3月時点と2020年4月時点を比較します。事務・営業職などが中心の業種で41.9％から76.2％と約3.4pt増加し、現場作業・対人サービス業務でも14.8％から55.0％と約40pt増加しました。
この結果から、比較的にテレワークの導入がしにくいと言われてきた、現場作業や対人サービス業務などが中心の企業の動きが大きくなっていることが分かります。
働き方改革で罰則が課せられるようになり、新型コロナウイルスの影響でテレワークに注目が集まったこの機に、テレワークの導入価値を見定めておく必要がありそうです。
テレワークのメリット7選
企業にテレワークという働き方を導入した際に生まれるメリットをご紹介します。
場所や時間に捉われない
会社に出勤できないことを理由として退職する社員を減らすことができます。
例えば、妊娠や出産、介護や引越しなどを理由に、就業時間内を会社で過ごすことが難しくなった社員でも、テレワークなら働き続けることが可能です。
今まで、「出勤できない＝退職」という選択肢のみだったのが、「出勤できない＝テレワークで働き続ける」という選択肢も生まれ、社員の離職防止に繋がります。
災害や感染症の蔓延時にも業務を継続できる
予期せぬ災害が発生し会社に出社することが難しくなった場合でも、テレワークなら業務を継続することが可能です。
近年の日本では大きな天災が続き、新型コロナウイルスが発生したことから、テレワークに注目する企業が多くなりました。
この先も、天災やインフルエンザをはじめとした新型ウイルスの発生など、予期せぬ災害に備えてテレワークに慣れておくことで、いざという時にスムーズに事業を継続、再開することができます。
通勤や移動時間をカット
労働人口が減少していることから、企業には社員一人一人のワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）を図っていくことが求められます。
社員の人数が足りていないと、社員一人一人の労働時間が増えてしまい、仕事以外の時間を取れず、精神的にも疲弊する従業員が出てくることもあるでしょう。
そこで、リモートワークの導入で、通勤や移動の時間を削減することで、プライベート時間の確保に繋がり、精神的疲労も減らすことが期待できます。
また、育児や介護に当てる時間を増やすことができることから、社員の確保にも効果的です。
遠方に住む人材を確保
人手不足の企業も、遠方にまで目を向ければ人材確保に繋がるでしょう。
日本では東京一極集中が目立ち、その側面では東京に会社を構える企業はどこもいい人材確保を目指しています。
その中で、リモートワークを導入している会社なら、地方からいい人材を確保することが可能です。
最近では、地方にオフィスを構える、サテライトオフィスなどにも注目が集まっています。
助成金が受け取れる
テレワークを導入し、条件を満たせば助成金が支払われます。
例えば、働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）※1 の制度は、テレワークに取り組む中小企業事業主に、費用の一部を助成するものです。
また、ふるさとテレワーク推進事業※2 の制度は、地方のサテライトオフィスの環境整備などの費用を一部補助する事業で、地方創生や働き方改革の推進に貢献しています。
これらの助成金を活用できれば、より働き方の幅が広がりそうです。
※1：厚生労働省：働き方改革促進支援助成金（テレワークコース）
※2：総務省：ふるさとテレワーク推進事業
コストの削減
テレワークの取り組みによりITツールが導入されることで、オフィスコストの他、オフィス維持費も削減されます。
これまで社内で情報共有に使われていた書類は、>テレワークにより紙から電子化されペーパーレス化されます。
電子化されることにより、紙だけではなくインク、コピー機やシュレッダーの電気代などが削減されコストダウンに繋がるのです。
また、出社する社員が減少することで、トイレットペーパー代やコーヒー代など様々な経費が削減される他、社員全員分の席数が必要なくなることで、今までよりも小さなオフィスに引っ越す会社も出てきました。
リモートワークを導入することで、オフィスコストの見直しにも繋がるでしょう。
仕事と育児・介護・治療の両立
理由があって就業時間を会社で過ごせない場合でも、リモートワークなら柔軟に対応できます。
子どもが風邪をひいて保育園に預けられない日や、介護で親の側から離れられない日、治療のため自宅から出られない日など、出社できない日でも仕事をすることが可能です。
仕事を同僚に引き継ぐなどの手間を省ける他、他の社員への負担を最小限にして両立できるので、出社しないことへの気持ち的な負担も減少します。
プライベートと両立しやすいシステムになることで、働きやすい会社となり、離職率の低下にも繋がるでしょう。
テレワークのデメリット
企業にテレワークという働き方を導入した際に生まれるデメリットをご紹介します。
情報漏洩のリスクが高まる
リモートワークでは自己管理の甘さにより、外部に情報が漏れてしまう可能性があります。
例えば、個人のパソコンを使ってリモートワークをする場合、セキュリティ対策がしっかりとなされておらず、情報が漏れてしまう危険性が出てきます。
また、外出先でリモートワークを行った際に、覗き見されてしまったりという可能性も想定できるでしょう。
大きな問題にならぬよう、パソコン内部のセキュリティ対策や、覗き見防止フィルターの取り付けなどの対策が必要となります。
集中力の低下に繋がる
誰にも見られていないことから、どうしても開放的になってしまう従業員もいるでしょう。
社内なら周りに上司や同僚がいるため、手が空いた場合は仕事を探したり助け合ったりしやすい環境と言えます。
しかし、リモートワークの場合は誰にも見られていない環境と、他の人の仕事状況が見えない環境が相まって、どうしても集中できず手を抜いてしまう社員もいるでしょう。
そのため、リモートワーク中はチャットを利用して、情報共有をしたりチームワークを大切にすることも重要です。
労働時間の管理が難しい
ダラける社員もいれば、没頭し過ぎる社員もいます。
リモートワークにより労働時間が長くなる問題も発生しており、厚生労働省ではテレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン※1 を発信しています。
出勤があれば勤怠管理があり、出社時間や退勤時間、休憩時間も分かりやすいでしょう。
しかし、リモートワークは何時から何時まで仕事をし、どの位の休憩を取ったかが分かりにくい環境となります。
そのため、パソコンの使用時間の記録、把握などを徹底した上で勤怠管理を行っていく必要があります。
※1：厚生労働省：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン（PDF)
チームワークが悪くなる
リモートワークは社員同士の仕事状況の把握が難しいことから、助け合うことが減少し、不平不満が発生することもあります。
社内で仕事をしていれば、チームで助け合う気持ちが生まれますが、リモートワークではチーム全体の仕事状況が見えにくいので、助け合いが減少していく傾向にあります。
助け合いがなくなると、社員一人一人の仕事量の差が発生し、不公平感が生まれ、チームワークが悪くなることがあるのです。
リモートワークでチームワークを保つには、コミュニケーションを取る意識が大切ですので、チャットやリモート会議を上手く活用していきましょう。
部下のマネジメントが困難
やはり社員が目の届く範囲にいないことで、管理しにくくなる問題が発生します。同じ社内にいれば、上司が部下に指示をする、部下が上司に指示を仰ぐ、というやりとりがあります。
しかし、リモートワークになるとやりとりが減少してしまうことで、マネジメントが困難になってしまうのです。
そのため、今まで以上にコミュニケーションの機会を増やすことを意識し、チャットやリモート会議などを上手く活用しましょう。
テレワーク導入を成功させるコツ
デメリットも発生するリモートワークですが、対策次第でデメリットは解消できます。
テレワークの導入は生産性アップに繋がる働き方改革の一つです。
そのため、できるだけ早くテレワークを導入し、もしもの災害時に備え、離職防止に努めていく必要があります。
テレワーク導入の際に重要となるのはチームワークです。
コミュニケーションが取りにくくなることで、仕事量の差や、不平不満が生じることもありますので、社員にコミュニケーションを取るように意識してもらうことが重要です。
また、テレワークのデメリット解消には、ICT（Information and Communication Technology）ツールの導入が欠かせません。これから、テレワークを成功させるコツを詳しくご紹介します。
理想の会社像とワークスタイルを明確にする
経営陣の意思をはっきりとさせ、社員に理解してもらうことが大切です。
将来、どういう会社になっていてほしいか、そのために社員はどういう働き方をしていくべきなのかを明確にしましょう。
経営陣の意思がボヤけていると、社内に混乱を招いてしまい、リモートワークもダラけた働き方になってしまいます。
理想の会社像にするために、リモートワークを導入して、みんなで実現を目指していこうという一致団結が重要となります。
会社に合ったICTツールの導入とワークスタイルの線引きをする
ICTツールを導入する際に、ルールを決めることが大切です。
テレワークでは対面でのコミュニケーション不足を補うためのICTツールが必要となります。
例えば、チャットや、ビデオ通話、また、労働時間を把握するための勤怠管理ツールなども導入すると良いでしょう。
そして、リモート会議の最低頻度や、オフィスでする業務とリモートでも行える業務の線引きをはっきりと分けるなど、ルールを決める必要があります。
ICTツールは多種多様で、基本的には便利に使えるものなのですが、機能が多すぎて使いこなせないという問題が発生する場合もあります。
そうならないために重要となるのは、自分の会社に合ったツールを見極めて導入することです。
必要なITシステムと、そうでないものを明確にすることが、テレワーク導入の成功ポイントとなります。
テレワークツールの導入事例
令和元年に厚生労働大臣表彰の輝くテレワーク賞※1 で受賞した企業の中から、抜選してテレワーク導入事例をご紹介します。
※1：厚生労働省：厚生労働大臣表彰の輝くテレワーク賞表彰式について
アフラック生命保険株式会社
・テレワークの目標化
全社員年1回以上のテレワーク実施（在宅勤務・サテライトオフィス勤務の合計）とし、テレワークツールの整備や、サテライトオフィスの設置、柔軟な勤務制度などの取り組みを実施しています。
在宅勤務の推進として、対象者の制限、回数制限、事前申請、業務制限、終了報告などを排除し、より柔軟に働きやすい環境となっています。
出典：意識から行動、定着・発展へ 働き方改革「アフラック Work SMART」（PDF)
シックス・アパート株式会社
・テレワーク手当支給
・他社・青森県・秋田県大館市とテレワーク促進の取り組み
など
テレワーク手当（1.5万円/月）支給や、自治体との協力で地方創生の推進にも取り組んでいます。
また、「減らす」をルールに、約30人に対して10席のオフィスや、必要時のみの出社、業務や給与明細などのペーパーレス化などを実施しています。
更に、東北以外のエリアの自治体とも連携を進め、地方関係人口増加に貢献の意を示しています。
出典：SAWS Six Apart らしいワーキングスタイル（PDF）
リコージャパン株式会社
・モバイルパソコンなどを内勤社員へ順次配布
・サテライトオフィス全国展開開始
・自宅からTV会議
など
2011年以前からワークスタイル変革を実施し、2018年にはモバイルPC・スマートフォンを順次配布開始し、在宅勤務で商談に参加するなどの働き方の実例が紹介されています。
また、働き方改革の効果を数字で示しており、有休取得向上、労働時間減少で、実績向上の働き方改革を実証しています。
出典：リコージャパンが取り組む働き方改革とテレワーク（PDF）
大同生命保険株式会社
・在宅勤務を導入
など
育児・介護中の職員へテレワーク活用の促進や、直帰等の早帰り実現で、ワーク・ライフ・バランスを図っています。
テレワークは個人情報を含まない業務のみとルールを設け、テレワークとオフィスワークの線引きを実施。また、サテライトオフィス開設などの取り組みも行っています。
株式会社キャスター
・AIシステムの導入
・専門チームが受電しチャット報告
など
全国約700名、宮崎拠点を8名を除く97％がテレワークを実施しています。AIシステムの導入で、チャットでのやりとりや、オンラインMTG（ミーティング）などのテレワークありきの仕組みを作っています。
また、代表電話は専門チームが受電しチャットで報告するシステムで、集中して作業できる環境作りもできています。
出典：創業より現在に至るまでテレワークありきの仕組みづくり（PDF）
フリーランスも活用して働き方改革！
これから初めてリモートワークを取り入れる企業は、やはり不安があるでしょう。
未知の働き方となりますので、いくら便利なシステムの導入と共に検討をしても、補いきれないのではないかという問題が出てくる場合もあるのではないでしょうか。
そんなときは、フリーランスの活用がおすすめです。
- 自社にはないものや、社員にはできないことを補完
- 社員はコア業務に集中
- 指名で依頼
- 社員にとってもいい刺激
他の国や地域に住んでいるフリーランスに依頼することもあるため、リモートで協力いただくケースも少なくありません。
そのためフリーランスを活用することで、リモートワークは導入しやすくなる可能性もあります。リモートワークを導入するに当たって、自社だけでは完結しないことをフリーランスに補ってもらうことも可能です。
また、フリーランスを活用することで、社員はコア業務に集中することができ生産性アップに繋がります。理想的な仕事をしてくれるフリーランスには、次回も指名で依頼することも可能ですし、社員はフリーランスに働きを見ていい刺激となることもあるでしょう。
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場所や時間に捉われないテレワークは働き方改革の促進に繋がります。メリットが多く、今多くの企業が注目し導入を考えていますが、デメリットも存在します。しかしデメリットは、ICTツールの導入などで解消することができます。
また、フリーランスの活用はリモートワークを導入しやすくなりますのでおすすめです。ランサーズなら理想のフリーランスを見付けやすく、信頼できるパートナーと出会えるはずです。
是非この機会に、リモートワーク導入を実施して、働き方改革の促進を目指してください。
