GASやChatGPTでGoogleスプレッドシート業務を効率化・自動化します

事例

• キャリア教育ベンチャー企業で職業訓練校の表計算講座の資料と動画撮影（12h分）
  ■ プロジェクトの目的
  eラーニング型の職業訓練校で表計算ソフトを教えるための講座資料をつくること
  ・Excel
  ・VBA
  ・スプレッドシート
  ・GAS
  
  ■ 自分のポジション・役割
  ・講座資料作成（1個1時間の講座を12個）
  ・講座の動画撮影(12時間分)
  
  ■ 目的を達成する上での課題
  ・実務でよく使う機能の洗い出し
  ・初心者に伝わる資料の作り方
  
  ■ 課題に対して取り組んだこと
  ・表計算を使い慣れてる3人で、必要な要素の洗い出し
  ・市販の表計算練習書籍から、初心者がつまづきやすい要素を要素を洗い出し
  
  ■ ビジネス上の成果
  eラーニング型の職業訓練校で「表計算講座」として公開中
• 愛知県新城市で初心者向けスプレッドシート講座の講師として登壇
  ■ 主催
  新城市雇用想像協議会
  
  ■日時
  2023年8月24日
  
  ■ 参加者
  5名
  
  ■URL
  https://shinshiro-city.note.jp/n/na48e0710e927
  
  ■ 自分のポジション・役割
  ・資料作成
  ・当日の講師として、参加者といっしょにパソコン画面を見ながら指導
  
  ■ 成果
  参加者の一人が、職業訓練校の事務スタッフとして採用された。
  
• キャリア教育ベンチャー企業で職業訓練生をSlackチャンネルに招待するのを自動化(90%工数削減)
  ■ プロジェクトの目的
  受講生をSlackチャンネルに招待する業務を素早く行えるようにするため。
  
  ■ 体制・人数
  私1人
  
  ■ 自分のポジション・役割
  業務改善リーダーとして
  
  ■ 目的を達成する上での課題
  30人の生徒を、約40個のSlackチャンネルに、一気に招待することができない。
  Slack上のボタンから招待すると、以下の工数がかかる。
  ・画面遷移を待つ時間
  ・チャンネルごとに生徒のメアドを入力する時間
  
  ■ 課題に対して取り組んだこと
  GASを使って、ボタンひとつで受講生30人を約40個のチャンネルに招待できるようにした。
  
  ■完成したGASの使い方
  1. 事前にスプレッドシートに受講生のメアドを書いておく
  2. ボタンを押すと、GASが実行される
  3. 受講生が全チャンネルに一気に招待される
  
  ■ ビジネス上の成果
  工数が90.00%削減された。
  ・改善前の工数：30分
  ・改善後の工数：3分
  ・削減された時間：27分
  毎月10回以上同じ作業をするため、削減された工数はさらに多い。
• キャリア教育ベンチャー企業で職業訓練校のSlackチャンネル作成を自動化(93%工数削減)
  ■ プロジェクトの目的
  約40個のSlackチャンネル作成にかかる工数を削減するため。
  
  ■ 体制・人数
  私1人
  
  ■ 自分のポジション・役割
  業務改善リーダーとして
  
  ■ 目的を達成する上での課題
  約40個のSlackチャンネルを、一気に作ることができない。
  Slack上のボタンからチャンネルを作ると、以下の工数がかかる。
  ・画面遷移を待つ時間
  ・都度チャンネル名を入力する時間
  
  ■ 課題に対して取り組んだこと
  GASを使って、ボタンひとつで約40個のチャンネルが一気に作られるようにした。
  
  ■完成したGASの使い方
  1. 事前にスプレッドシートにチャンネル名を書いておく
  2. ボタンを押すと、GASが実行される
  3. Slackに約40個のチャンネルが作られる
  
  ■ ビジネス上の成果
  工数が93.33%削減された。
  ・改善前の工数：600秒（10分）
  ・改善後の工数：40秒
  ・削減された時間：560秒（9分20秒）
  毎月10回以上同じ作業をするため、削減された工数はさらに多い。