BPOは近年の人手不足・人的リソースの確保といった課題に関して、有効な手段の一つです。そんなBPOですが、「実際はどういうことをするのか？」「アウトソーシングとは何が違うの？」と疑問に思う方もいるでしょう。BPOとはアウトソーシングと似ているようで異なるものです。今回はBPOの導入を検討している方のために、アウトソーシングやBPRとの違い、BPOのメリットとデメリット、具体的な導入事例やおすすめの業者などをご紹介します。
BPOとは？
まず初めに、BPOとはどんな意味や定義を持つ言葉なのか、アウトソーシングやBPRとは何が違うのか詳しく解説していきます。
BPOの意味と定義
BPOはビジネスプロセスアウトソーシング（Business Process Outsourcing）の頭文字をとった言葉。
ビジネスにおいて発生する業務を、アウトソーシングするという意味があります。
BPOの定義は、自社で行っている業務を外部の専門業者に一括して委託すること。
一般的な事務や経理といった定型化する業務（ノンコア業務）を委託することで、自社の従業員を利益に直結する業務（コア業務）に回すことができます。
その他、新たな業務を行いたいけれどノウハウがない時に、ノウハウのある外部の業者に委託すること場合もBPOが利用されます。
「BPO」と「アウトソーシング」の違い
BPOはアウトソーシングの一種ではありますが、厳密には意味合いが異なるもので、
BPOとアウトソーシングの違いは、BPOの方が対応する範囲が広いのが最大の違いですが、詳細は以下の通りです。
- アウトソーシング：シンプルに自社の業務を外部に委託し、業務にあたってもらう。
- BPO：業務設計からスタートして業務にあたるだけでなく、細かなトラブルや業務上の課題の分析、改善案の提案と実行、業務の効率化まで
BPOでは業務における一連の流れをすべて行ってもらうため、自社の業務を外部業者に担ってもらうと考えるとイメージしやすいでしょう。
「BPR」と「BPO」の違い
BPRはビジネスプロセスリエンジニアリング（Business Process Re-engineering）の頭文字を取った言葉。
元々ある組織や制度を根本的に見直し、抜本的に改革して効率と生産性の向上を得ることを指します。
BPOとBPRを比較すると、
- BPO：一部の業務プロセスを見直して改善し、無駄を省いて効率的に進める
- BPR：業務におけるあらゆるフローを見直し、根本から改革
という違いがあります。
BPOのメリットとデメリット
しかし、BPOを導入する上で気になるのが、メリットとデメリットです。
メリットとデメリットをご紹介しますので、BPOを導入する際の参考にしてみてください。
メリット
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）のメリットは
1.時間やコストの削減2.業務の質の向上3.グローバル化の対応
以上の3つが上げられます。一つずつ見ていきましょう。
1.時間やコストの削減
BPOを利用することで、手間が掛かっていた業務に取り掛かる必要がなくなり、時間を有効活用できます。
BPOなら一連の業務を任せられるので、予想外のことが起きても委託先に対応してもらうことが可能。コア業務に専念できます。
またBPOなら時間だけでなく、設備投資や人件費などのコスト削減も可能に。
自社で運営するよりも、BPOに任せた方が費用を抑えられる傾向があります。
2.業務の質の向上
BPOを行っている業者は、各業務に対して強みを持っているのが特徴。
そのため自社で行うよりも、満足度の高い業務が行えるでしょう。
また自社のリソースはコア業務に集中させられるので、商品やサービスのクオリティが向上し、会社の収益アップも実現できます。
業者に任せることでさまざまな業務の質が向上し、顧客の満足を得られるでしょう。
3.グローバル化の対応
グローバル化の対応をしようとした時、1から体制を整えたり、人材を揃えたりするのは手間も時間もかかってしまいます。特に海外の企業や外国の人材とのやり取りは、今までに経験がないと非常に難しいものです。
グローバル化の際は、海外企業に対する専門的な知識や経験を持つBPOの業者に任せましょう。
BPO業者に任せるグローバル化に関する業務としては、
- 世界流通や販売のための外国語によるコールセンター
- 契約書やマニュアルをはじめとした翻訳業務
- 海外におけるマーケティング
などが挙げられます。
海外における専門的な知識や外国語の経験がなくとも、BPO業者なら時間と手間をかけず、スムーズにグローバル化が可能です。
デメリット
次にBPOのデメリットは、
1.任せた業務の自社対応が困難に2.体制が頻繁に変わる場合は不向き
以上の2点が挙げられます。
こちらも一つずつ見ていきます。
1.任せた業務の自社対応が困難に
BPOは任せた業務の設計から業務効率化まで一括して行ってくれるので頼りになりますが、ノンコア業務のノウハウ蓄積や細かな手順の管理ができなくなります。
任せている時は問題ありませんが、再び自社でノンコア業務を行うようになった際、ノウハウがなく手順の変更もわからないと対応が困難になることも。
そうならないよう任せっきりではなく、定期的にBPOの業者と業務に関する情報を共有するようにしましょう。
2.体制が頻繁に変わる場合は不向き
BPOは業務を一任するため、業務内容や体制をこちらの都合で大幅に変えるのは難しいものです。そのためベンチャーをはじめとした、組織や体制が頻繁に変わる企業だと変化に対応しきれない場合もあります。
便利だからと自社の企業風土を考えずに導入すると、かえってデメリットやマイナスが多くなってしまう場合があるので注意しましょう。
BPOの導入事例/できる業務
BPOの導入イメージがつかめるよう、具体的な導入事例を部署・業務別にわけてご紹介します。
導入事例1.バックオフィス業務
バックオフィス業務を行う部門では、営業マンのサポートとしてBPOを導入。例えば、以下の業務をBPOしています。
- 資料作成
- メール業務
- データ入力
- 契約書発行
- 経費精算
など。バックオフィス業務をBPOで行うことで、営業マンのリソースをコア業務である受注に向けた仕事に集中。
業務が効率的になるだけでなく資料の記入ミスなども減り、営業マンの負担を減らせます。
導入事例2.人事
採用や社員研修、給与にまつわる処理をBPOで対応。
コストの削減に加え、賞与や給与計算で忙しい時期における担当者の負担の軽減や、ミスの防止にもなります。
人事に関する業務をBPOにすることで、既存のフローを再確認し、無駄な業務の削減も実現可能です。
導入事例3.データ収集
ビッグデータやAI活用のためのデータ収集をBPOで対応。
首都大学東京様の事例では、研究に必要な大量のデータと収集に要する人的リソースを必要とされていました。
そこで、弊社にご相談いただき、データの収集をフリーランスに依頼いただき、膨大なデータの収集を実現。
直接雇用よりもコストを削減しながら、短納期で精度の高いデータを大量収集できました。
専門性を要しない単純作業でも、フリーランス人材は積極的に利用していきたいところです。
出典「首都大学東京 大学院生のご利用事例」
▼その他の「フリーランス活用」に関する記事はこちら
フリーランスに外注するメリット・デメリット
BPOの導入で業務時間やコストを削減し、収益向上も目指す
BPOは人的リソース不足や業務時間・コスト削減などを解決しつつ、一連の業務を任せられるサービスです。
BPOを利用することで利益となるコア業務に専念でき、なおかつ切り出したサービスや業務のクオリティも向上させられます。
BPOを利用するなら今回ご紹介したおすすめの業者や、ランサーズのBPOを利用してみてはいかがでしょうか。
会社が抱える課題を解決しつつ、収益向上を目指しましょう。
