業務効率化、生産性の向上を目的に、抜本的な業務改革を行なうことがあります。当たれば大きいですが、外れたらリスクが大きいのが悩みの種。安全な業務効率化のために、天才プログラマが実践する、ルーチンワークの効率化を学んでみませんか？ 毎日毎日、行なうルーチンワークを効率化しすることで、チリツモによる大きな時間削減が可能です。IPA認定の天才プログラマに学ぶ、超時短術をご紹介します。
IPA認定の天才プログラマが実践している超時短術を学ぶ
突発的な仕事の依頼や予期せぬトラブルの対処に追われて、気づけばいつも終電帰り。本当は定時で上がってプライベートの時間も楽しみたいのに……と思っている方はいませんか？
せめて日々のタスクだけでも効率的にこなせるようになれば、ジムでの運動や習い事、気の置けない友人とのご飯など、もっと日々の生活を充実させることができるようになりますよね。
そこで今回は、独立行政法人情報推進機構（IPA）に天才プログラマー・スーパークリエイターとして認定される、株式会社ユビキタスエンターテインメント代表取締役社長兼CEOの清水亮氏の著書『最速の仕事術はプログラマーが知っている』から、Web制作に関わる人に役立つ情報をピックアップして、ご紹介したいと思います。
自分だけのテンプレート集を作れ！
企画書や契約書は、典型的な内容のテンプレートを数パターン作っておき、それを元に資料を作成しているそうです。
イチから作ると膨大な時間がかかる資料も、事前に素材となるテンプレートが数パターンあれば、それに肉付けするだけ。仕事でよく作る資料は、案件などに応じてテンプレートを準備しておきましょう。
メールの著名欄を有効活用せよ！
仕事のやり取りでメールを使う人がほとんどだと思いますが、メールに費やしている時間を週単位でみていくと、数時間に及ぶことがほとんど。頻繁に使う挨拶文を予め著名欄に書き込んでおくと、時短になるそうです。
送る相手によっては、上記テンプレートでは足りない場合もあるので、削除することで完成するようなパターンのメールもあると便利です。
上記のテンプレートは、相手への挨拶文3種類、文末締めの挨拶4種類が記されているので、必要のない文章を行単位で消すだけでビジネスメールのひな形ができる仕組みです。
よく使う言い回しは辞書登録をしておけ！
削除するのが億劫な人には、辞書登録がオススメです。よく使う言い回しを一括変換で出てくるようにすれば、メールは数秒で完成します。
い → いつもお世話になっております。
た → 大変ご無沙汰しております。
ぶ → 不躾なメールで失礼いたしました。
さ → ご査収のほど、よろしくお願いします。
よ → 来週か再来週あたりでお時間の都合はいかがでしょうか？
へ → お返事お待ちしております。
ファイル名を工夫して検索しやすくする
資料探しに時間がかかるのは、よくあること。顧客の分類には、頭文字を工夫すると、検索スピードがアップします。
例）
a_野兎書店
f_フクロウ電機
s_白熊大学
m_もぐら電鉄
こうしておけば、フォルダーを開いて、ｓとキーを押すだけで、すぐにs_白熊大学のところにカーソルが移動し、すぐに目的の資料に辿り着きます。
今日と明日に急な予定は入れない
自分自身をきちんと管理するためにも、突発的な予定を入れないことが大事だといいます。
例えば、月曜日に入れられるのは、どんなに急ぎの用事でも水曜日の予定と決めておくと、仕事が終わった後や寝る前に、翌日以降の行動計画を頭の中で立てておけるので、ムダのない１日を過ごすことができるのだそうです。
まとめ
今回、ご紹介したテクニックは、無意識に繰り返される日々の業務の中で、時間がかかってしまう資料作成・メール・資料探しの作業を、いかに効率的にこなすかについてご紹介しました。
また、自分自身の行動を管理するためにも、急な予定は入れないことも、天才プログラマーは徹底していることがわかりましたね。
日頃の仕事でルーチンワークになっているものは、とことんシンプルにして効率化することで、自分時間を生み出す工夫をすることが、仕事ができる大人の第一歩。
本書にはここで紹介した時短術の他にも、効率的に一時情報を集める方法や、ミスを防ぐためのダンドリ術、チームの成果を最大化させる秘訣などについても詳しく書かれていますので、もっと学ばれたい方はぜひ参考にしてみてくださいね。
参考：清水亮／『最速の仕事術はプログラマーが知っている』／クロスメディア・パブリッシング
