事務処理に割く時間が足りなかったり、事務員の人件費をかけたくなかったりする場合、事務代行サービスを活用するのは効率的な方法です。しかし、事務代行サービスを活用する前には、任せられる仕事の種類を必ず確認し、おおよその費用を見積もりしておくことが大切です。確認を怠ると、任せたい仕事が任せられなかったり、予想外の出費がかさんでしまうことが起こりえます。
※本記事中の費用相場はあくまで目安で参考値となります。
事務代行で任せられる仕事の種類
事務代行サービスで依頼できる業務は様々です。営業事務でも管理部門の業務も代行できます。
実際に依頼するとなった時に、どんなことが依頼できるのか知っておくことは重要ですので、
あくまでも一例ですが、以下の例を参考にしてください。
受発注業務
まずは、商品の受発注業務です。商品を購入するときも、販売・発送するときも業務は複数発生します。
そのうちどんな業務が依頼できるのか確認していきましょう。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| 受発注代行 | 商品の受発注による商品数などを管理シートに入力 |
| 在庫管理 | 商品の在庫管理 |
| 発送業務 | 商品の発送やDM（ダイレクトメール）の発送・配信 |
| 受発注書類の作成・発行 | 納品書や請求書、領収書などの作成や発行 |
管理・バックオフィス業務
次に、管理部門・バックオフィスで代行できる業務についてです。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| 備品管理 | PCなど業務に必要な備品類の管理 |
| 経理書類の管理・作成 | 証憑類のファイリングや帳簿/源泉所得税納付書/支払調書/資金繰り表などの作成 |
| 振込予約 | 期日までに給与や代金が講座に振り込まれるように予約する |
書類管理・作成
ここでは、事務代行サービスに依頼できる書類作成・管理業務を紹介します。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| 資料作成 | 会議の議事録や広報用の文章、企画書や経営計画書などの資料作成 |
営業事務・連絡
営業マンの多い会社では、事務業務が多く発生するのではないでしょうか。
電話対応や見積書の送付などは必要となるでしょう。そのうち、いくつか事務代行サービスに外注してもいいでしょう。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| 資料作成 | 見積書や発注書などの資料作成 |
| 電話やメール対応 | 社員に代わり、メールの受送信や電話の代行 |
| クレーム対応 | クライアントからの苦情を聞き取り、適切に対応 |
| 入金確認や催促 | 商品への入金確認や入金した顧客へのお礼。もしくは未入金顧客への催促対応 |
| イベント管理・対応 | イベント応募の受付や問い合わせ対応、会場・イベントスタッフの手配と管理 |
社内連携
社内で必要となる業務も代行できます。更新業務なども事務代行を考えてみるのはいいのではないでしょうか。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| アンケート入力・回収 | アンケート回答内容の入力や回収作業 |
| 名刺入力 | 名刺に名前や部署など入力 |
| 名簿整理・作成 | 名簿の作成や管理 |
| スケジュール管理 | 社員・社長のスケジュール管理 |
| 顧問弁護士との連携 | 顧問弁護士の補助 |
| Webの更新代行 | ニュースやブログ、フェイスブックなどのSNSの更新 |
リサーチ
事務代行サービスといえば単純業務のみの依頼と思っていませんか？
実はリサーチ業務などの少し専門性のある業務も任せることができます。
| 業務 | 業務詳細 |
|---|---|
| データ処理 | 集めたデータの分類や計算、有益情報の収集 |
| リサーチ業務 | 経営や営業、バックオフィス業務に必要な情報の調査・収集 |
料金体系の3パターン
事務代行を依頼した場合にかかる費用は会社によって異なりますが、主に以下の3つの料金パターンで費用が決定されます。
1.毎月の料金が固定のパターン
契約時の業務の報酬として、毎月決まった料金を支払う方式です。契約時に決まった業務以外を依頼する際には、料金や契約の再設定が必要になる場合があります。出費の見積もりがしやすい点がメリットです。
月額固定の場合、時給2,000～4,000円が相場となっていますが、業者ではなく、フリーランスなど個人に依頼する場合は費用を抑えられる可能性もあります。
2.契約期間の長さによってひと月の料金が変わるパターン
『月に20時間まで』、『月に10日間まで』というように月に働ける時間が定められているいくつかのコースがあり、契約時にひとつのコースを選ぶ方式です。一般的に、契約期間が長いほど料金は高くなります。出費の見積もりがしやすい点がメリットですが、事務代行者に任せる仕事量が多く契約期間内で終わらなかった場合には、自社内で対応しなければならない事態が起こることがあります。
3.従量課金（業務課金）
単価や時給が設定されており、月の処理数や業務時間によって料金が変動する方式です。例えば、書類1枚の作成を150円の契約で、月に100枚作成した場合には、その月に支払う料金は15,000円になります。月末にならないと料金が確定しないため見積もりがしづらい点がデメリットですが、仕事量に応じて料金が発生するので無駄な支払いの少ない点がメリットです。
事務作業ごとの事務代行のおおよその費用
以下では、事務作業にかかる料金の目安を、一般事務と専門業務に分けて取り上げます。
一般事務
・経理事務……月額15,000円～65,000円程度
・人事業務……社員100人の会社で給与業務を行う場合、月額57,000円程度。社員100人の会社で社会保険業務を行う場合、月額11,000円程度
・秘書業務……平日勤務（9時～21時）で月額15,000円、休日勤務（9時～21時）では月額16,500円程度
専門業務
・書類作成……A4サイズ1枚で2,000円程度。
・税務補助……50,000円程度。
まとめ
事務代行サービスにかかる費用は、会社によって異なります。ただし、費用の安さに惹かれて会社を選ぶと、依頼したい業務を任せられないことがあります。事務代行会社を選ぶ際には、まずは会社の取り扱っているサービスを確認し、依頼したい業務を取り扱っているかどうかを必ず明確にしてから費用を比較することが大切です。
会社に事務代行を依頼する他にも、フリーランスに依頼する方法もあります。フリーランスの中には、高いレベルで仕事を遂行するこなす方もいます。
ランサーズでは、そのようなフリーランスの方が多数在籍しています。事務代行を依頼する際には、ランサーズもご検討ください。
