業務が効率化できると注目を集めているのがRPAです。昨今では大企業でも導入されています。そんなRPAを自社で導入しようと検討していても、どの業務が効率化できるのか想像がつきづらいものです。
RPAの導入を検討している方のために、どんな業務が効率化できるのか、具体的な事例、RPAの費用の相場ついてご紹介します。
RPAとは？実際にどんなことができるのか
RPAとはどんなもので、何ができるのでしょうか。まずはRPAの基本的なことや、VBAとの違いについて解説します。
RPAは事務作業を効率化させるツール
RPAとはRobotic Process Automaitionの略語。PC上で行われる一連の作業を、人の代わりに自動で行う技術です。RPAは仮想知的労働者（デジタルレイバー）と呼ばれることもあります。
RPAはデータ入力やメールの自動配信、添付ファイルを指定の場所に保存するなど、作業手順やルールが決まった、時間と手間のかかる作業を人の代わりに自動で行うことが可能。今まで事務作業にかかっていた時間やコストを大幅に削減できます。
RPAとVBAの違い
PCでの作業を自動化する技術といえば、RPA以外にもVBAがあります。
VBAはVisual Basic for Applicationsの略語。ExcelやWordといったOfficeアプリケーション内で行われる処理やWebの操作、メール送信などを自動化するために使われるプログラム、またはプログラミング言語のことを指します。
RPAとVBAの違いは、次の通りです。
RPA
- アプリケーションを限定せず、PC内で行われる作業の全般を自動化できる
- RPAは特定のプログラミング言語に関する専門知識を必要としない
VBA
- Excelなどのofficeアプリケーションの自動化が可能
- Excelで行える複雑な統計加工処理や、アプリケーションを組み合わせた作業の自動化などが得意
- 特有のプログラミングを学ぶ必要がある
自動化させたい作業に応じて、RPAとVBAを使い分けるようにしましょう。
関連：マクロ開発とVBA
RPAに向いている業務とは？
RPAが得意なのは、人による判断が必要のない単純作業です。具体的にはどんな業務に向いているのでしょうか。RPAに向いている業務についてご紹介します。
RPA向き業務①：データ入力やメール配信、文章のPDF化
RPAは従業員が今まで行ってきた、作業の手順やルールが決まっているルーティンワーク（データ入力やメールの配信、文章のPDF化）を自動化が可能。大量のデータなどを処理しなくてはならない業務に向いています。
自動で行うRPAなら、人と比べて作業スピードが早い上に正確。ルーティンワークの時間を大幅に削減し、確認作業の負担も減らせます。
RPA向き業務②：データの収集や集計、加工
RPAは、
・データの抽出と集計
・抽出したデータの加工
といったデータにまつわる作業も得意分野です。
人が行うと手間もかかる上に作業時間に限界がありますが、RPAなら24時間稼働させられるため、データの収集や集計、加工といった業務の効率がグンとアップできます。
またRPAはデータの収集や集計、加工の処理を利用して、定型レポートの作成や提出などを自動で行うことも可能に。さまざまな業務が効率化できます。
RPA向き業務③：問い合わせへの対応
RPAは問い合わせ対応にも利用可能。RPAを導入することで、
・顧客への基本的な対応は、チャットBOTで応対
・RPAでは判断が困難な場合は、担当者へとつなぐ
ということができるようになります。
問い合わせ対応の担当者は、RPAでは判断できない問い合わせのみ対応することになり、負担を減らせるのです。
また問い合わせ対応にRPAを導入することで、24時間対応が可能に。夜間担当者の人数を減らし、人件費削減の効果も期待できます。
現状のRPAは、全ての問い合わせに対応することはできておりません。ですが担当者の負担を大幅に軽減できるシステムといえます。
RPAの費用対効果
メリットが豊富なRPAですが、導入の際に自動化させたい業務に加え、費用面もしっかり考えてから導入することが大切です。
RPAの導入にかかるコストや得られる効果、費用対効果についても押さえておきましょう。
RPAの導入にかかるコスト
▼ライセンスコスト
既存のRPAツールを使う場合、ライセンス費用がかかります。ライセンス費用は複数の形態があり、
- RPAの開発が可能
- 実行のみ対応可能
- 開発と実行が可能
などさまざまあり、形態によって費用が異なります。
RPAのライセンスはツールによって1ライセンスにつき1台のみということもあるので、1ライセンスで何台使えるかもチェックしておきましょう。
▼準備段階のコスト
RPAを導入する前に、導入したい業務の可視化が必要です。そのための人件費や、業務可視化ツールを利用する場合は購入費がかかります。
その他にも、
- 専門知識やスキルを持つスタッフの費用
- 導入支援のサービスを利用する費用
- RPAの開発や実行のためのPC代
- 新たにサーバーを構築する際はサーバー構築費用
などがかかることも。RPAの導入は、準備段階でもコストがかかることも覚えておきましょう。
▼教育コスト
業務にRPAを導入するなら、操作を覚えなくてはなりません。そのためにセミナーに参加する、使い方を専門家からレクチャーしてもらうなど、教育コストもかかります。
▼保守やメンテナンス費用
RPAは導入して終わりではなく、継続的な保守やメンテナンスが必要です。PCなどの部品交換やライセンスの更新費用、RPAをメンテナンスするITエンジニアの人件費なども必要となります。
RPAの導入で得られる効果
RPAの導入で得られる効果は、主に3つあります。
1．人件費のカット
RPAで自動化することで、ルーティンワークの時間を大幅に短縮。ルーティンワークに掛かっていた人件費が削減できます。
2．コア業務への集中
時間と手間のかかっている業務をRPAで対応することで、コア業務のための時間を作ることが可能に。会社にとって利益の高い業務に従業員を専念させることで、収益の向上が期待できます。
3．制作物のクオリティアップ
RPAは業務を効率化させるだけでなく、正確な作業を自動で行います。RPAを導入した結果、制作物のミスを減らすことができ、修正対応に追われなくて済むのです。
ミスが減ることで制作物のクオリティがアップし、利益にも繋げられます。
費用対効果が得られるのなら導入を検討する
RPAはやみくもに導入しても、費用対効果が得られず費用だけかかってしまう場合があります。
肝心なのはRPAを導入することで得られる効果を踏まえ、削減できる人件費と得られる収益が、導入コストをしっかり上回れるかどうか。
（削減できる人件費+RPA導入で拡大するコア業務の収益）－各導入コストの合計
をあらかじめ計算する必要があります。
あわせて初期費用の回収にどれだけの時間が必要なのか、ランニングコストに対して収益がしっかり出るのかを加味し、費用対効果が得られるのであればRPAを導入するようにしましょう。
RPAツールの費用相場
RPAを導入するうえで押さえておきたいのが費用の相場です。そこで相場と合わせて、国内2社のRPAツールと、適切な価格で利用できるRPAツールの費用についてご説明します。
ツール①：WinActor® Ver.7やWinDirectorの費用
NTTアドバンステクノロジ株式会社が開発したWinActor® Ver.7やWinDirectorは、国産のRPAツール。習得が比較的容易で、金融業や物流、小売業など幅広い分野で使われており、2020年5月地点で5,000社を超える企業に導入されています。
- WinActor® Ver.7のノードロックライセンス（端末ごとのライセンス）：
フル機能版：908,000円（年間、税別）、実行版：248,000円（年間、税別） - 複数導入したWinActorを一元運用する「WinDirector」：約230万円
ツール②：BizRobo!の費用
国内実績No.1を誇るのが、RPA テクノロジーズ株式会社が手掛ける日本型RPAのBizRobo! Basic。1,560社を超える導入実績があります
バックグラウンド型のRPAとなっており、1ライセンスで複数のPCでの稼働が可能です。
BizRobo!ではその他に、PC1台にインストールして利用できるBizRobo!miniもあります。小規模からはじめたい時にぴったりのツールです。
- BizRobo! Basic：60万円/月から
- BizRobo! mini：90万円/年（税別）
ツール③：CELFのRPAの費用
SCSK株式会社が手掛けるCELFのRPAは、RPA機能にシステム開発機能も付いたツール。ドラッグ＆ドロップだけの簡単操作で自動化が可能です。
費用：35,000円/年（実行ライセンスと開発ライセンス込み）
（別途、CELF本体の購入が必要）
RPAの費用相場は導入するツールや規模で異なる
RPAのツールは今回ご紹介したWinActorのフル機能版のみやBizRobo! miniであれば、年間約90万円で導入できます。こちらはデスクトップレベルの費用で、サーバーで管理するタイプなら、数百万円から数千万円と高額な費用がかかるケースも。
RPAは既存のツールを利用するだけでなく、フリーランスの方に開発を依頼することも可能です。ランサーズにはRPAに強い方も在籍しているため、RPAの開発を依頼するのも選択肢の一つとなるでしょう。
RPAツールの中には今回ご紹介したCELFのRPAを始め、適切な価格で利用できるものもあります。費用に加えて使用する規模などを見極めて、導入するツールを選びましょう。
RPAの導入事例
さまざまな業務を効率化できるRPA。実際に導入した際のイメージをつかむため、導入事例を2つご紹介します。
1.讀賣テレビ放送株式会社
讀賣テレビ放送株式会社では2018年11月から、社内の事務作業にRPAを導入しました。
毎週2時間、手作業で行っていたデータ放送のアクセスログの集計をRPAで自動化。1回の作業が30分で完了するようになり、年換算で80時間の作業が軽減できました。
その他にもOCR（光学文字認識技術）と連携し、3日掛かっていた収支明細の集計作業を1時間半から2時間で終わらせられるようになったのです。
2.損害保険ジャパン株式会社
2017年11月から損害保険ジャパン株式会社ではRPAを導入。大きく効果が出た作業の一つが、人事異動のタイミングで社員に社宅が必要か判断する作業です。
従来は申請書の内容を1件ずつ確認していましたが、RPAの導入により年3万8000時間分の作業が自動化されました。
その他に本社部門における定例業務にもRPAが活用され、2019年の夏までに年間53万時間分の作業の自動化を実現したのです。
RPAを導入して業務を効率化させよう
RPAは従来手間のかかっていたルーティンワークなどを自動化することで、業務の効率化が図れるツールです。作業の自動化により、従業員を価値のあるコア業務に集中させることができ、ミスを減らして制作物のクオリティアップも図れます。
RPAを導入するのなら今回ご紹介したツールを使用するだけでなく、ランサーズに登録しているRPAに強いフリーランスの方に開発をお願いするのも選択肢の一つです。
業務の効率化に加えてコストの削減や従業員の負担を減らすなど、さまざまな効果をもたらすRPAの導入について、検討してみてはいかがでしょうか。
