「いつも同じことばかりやってる気がする」
「もっと効率良くできないかなあ」
毎日発生する事務処理は、工夫することで効率化できる可能性があります。
本記事では、事務処理作業を効率化するための観点や実際に使えるテクニック・ツールについてまとめました。
また、事務処理作業を効率化するために仕事の外注化を検討する場合、どのような作業を外注すればよいかについても解説します。
事務処理作業に時間を取られて、なかなか本来の作業に集中できない、という方はぜひ参考にしてください。
事務処理作業を効率化する観点5つ
事務処理作業を効率化する際、検討するべき観点は以下の5点です。
- 定型業務は自動化を検討する
- 業務の優先順位を決める
- その作業はなくせないか考える
- タスク管理を行う
- 業務マニュアルの作成
これらの検討項目について、順番に解説します。
定型業務は自動化を検討する
何度も繰り返している定型業務はないでしょうか。
機械的な繰り返しで済む作業は、自動化できないか検討しましょう。
Excelは、事務処理作業を自動化するのに利用しやすいソフトウェアです。
入力した数値の計算や文字列の形式を整えるなど、Excelの機能少し使うだけでも、事務処理が劇的に早まることもあります。
同じフォーマットで複数のExcelファイルがある場合は、マクロやVBA等を使い、自動的に集計することも可能です。
自分や職場ではExcelのマクロやVBAを作成できない場合は、作成できる人に頼む、クラウドソーシングサイトなどを利用して外注することも検討しましょう。
業務の優先順位を決める
業務を行う順番の優先順位は、どのようにして決めているでしょうか。
個々の作業が特に関連なく、平行に進めて行ける場合は特に意識する必要はありません。
しかし、作業に順番がある場合は、その作業を早く終わらせないとボトルネックとなって他の作業まで進まなくなってしまいます。
先に終わらせる必要のある作業があれば、優先順位を上げて対応しましょう。
また、作業時間が長くかかる可能性のある仕事は、何日から始めないといけないか確認して、開始日を早く決めなければなりません。
業務の優先順位は、1日の仕事が終わった後、次の日の作業を整理するタイミングで行いましょう。
翌日仕事を開始する前も念のため優先順位を確認してから作業を進めます。
その作業はなくせないか考える
毎日仕事を続けている中で、習慣化している作業がある場合は、本当にその作業が必要かどうかも検討しましょう。
不要な作業はなくせないか、自動化できないかと検討することで、さらに作業の効率化が図れます。
タスク管理を行う
事務作業も、タスク化することで作業の進捗確認やスケジューリングがやりやすくなります。
手軽にタスク化するには、付箋メモを利用すると便利です。
作業が発生したら、大きめの付箋メモにタスクと作業時間、期限、優先順位を記載し、作業が完了したら、その付箋メモを作業完了用のノートに貼り付けます。
作業完了用のノートは、1日1ページで使うようにすると確認しやすいでしょう。
毎日その日の終業直前に本日の成果を整理して、次の日のタスクと作業の順番を決めてから帰宅します。
このようにすると、次の朝すぐ仕事に入れ、特に活用したい午前中の時間を余すことなく利用できます。
終業時に仕事内容をまとめておく習慣をつけると、長期休暇の後でもすぐに仕事に戻れるのもおすすめポイントです。
さらに、仕事を急遽休まないといけなくなったときも、付箋メモで仕事の整理をしていれば仕事の引き継ぎがスムーズになります。
業務マニュアルの作成
決まった仕事がいくつかある場合は、将来的にその仕事を他の誰かに任せやすくするよう、業務マニュアルを作っておくことも検討しましょう。
何かの手順を示す場合は、画面キャプチャを使って作業の流れを説明すると、誰の目にも分かりやすくおすすめです。
最初にマニュアル化するのは大変ですが、大まかな記載内容を決めた後は、作業を知っている部下に具体的な内容を書いてもらってもいいでしょう。
業務マニュアルは、誰がその業務をしても、業務レベルを一定に保つという効果もあります。
事務処理作業を効率化する方法・ツール
事務作業そのものの見直しや仕事の進め方以外で効率化できる手段として、ツールの活用も検討しましょう。
仕事のスケジューリングにも、業務効率化のコツがあります。
ここでは、ショートカットキーやExcelマクロなどの便利ツールやスケジューリングのポイントについて解説します。
ショートカットキーの活用
事務作業でパソコンを操作する時間が長い人は、ショートカットキーを多く身に付けると、パソコン作業が飛躍的に効率アップします。
ショートカットキーは、パソコンの操作をキーボード入力だけで行う際便利なキー入力の組み合わせのことです。
例えば、Windowsのパソコンでエクスプローラーを表示して表示されたアイコンを選択し、「F2」キーを押すと、そのアイコンの「名前の変更」ができるようになります。
多くの人が使う代表的なショートカットキーは、文字列のコピー（Ctrl+C）やペースト（Ctrl+V）でしょう。
文字列操作系では、全選択ができる「Ctrl+A」やひとつ前の状態に戻す「Ctrl+Z」も知っておくと便利です。
ショートカットキーには、OSに備わっているものとWordやExcelなどのソフトウェアで定義されているものがあり、さまざまなパターンがあります。
OS固有のショートカット―キーは、画面操作などでいちいちマウスを動かす必要がないため、より素早い操作が可能です。
Excelマクロで定型業務の自動化
Excelマクロが使えるようになると、定型業務の自動化がかなりはかどります。
複数のExcelファイルからデータを読み取って集計したり、元データのファイルからデータを読み込んで他の帳票として出力したりする仕事もあっという間に完了。
Excelマクロの使い方によっては、1日がかりだった作業も5分で終わらせることもできます。
日ごろから「ココを自動化できないだろうか」と検討するにしても、Excelマクロでできることを知っているのと知らないのでは、自動化の範囲が大きく異なります。
自分でExcelマクロを組めない場合は、詳しい社内の人間に聞いたり、マクロの作成を外注化したりすることも検討するといいでしょう。
タスク管理ツールで優先順位付けとスケジューリング
事務作業もタスク管理すると、さらなる業務の効率化が可能になります。
そのタスク管理には、付箋メモが便利だと説明しましたが、パソコン版やスマホアプリ版のタスク管理ツールを利用するのもひとつの方法です。
毎日仕事を進める中で、優先順位や納期、スケジュールした日の変更など、作成したタスクの内容がいろいろ変わる場合もあるでしょう。
タスクの内容がよく変わる場合は、手書きよりもツールで管理した方が修正しやすくおすすめです。
タスク管理ツールを選ぶときは、優先順位を付けたりスケジューリング面で使いやすく、タスクのステータスを一覧表示する機能があると使いやすくなります。
仕事を始める前に効率の良い段取りを検討
仕事を始める前には、1日の作業内容を確認して、効率の良い段取りを検討しましょう。まずは、先に終わらせないといけない作業はないか、など作業順番を整理します。
その後、より複雑な作業は午前中に、単純作業は午後から夕方の時間帯にこなすようにスケジュールを組むと、より効率が上がるのでおすすめです。
スクリーンショットを活用
業務マニュアルと作る時だけでなく、仕事の資料を作成するときにはスクリーンショットを活用すると便利な場面が多々あります。
言葉で説明するよりもビジュアルで説明した方が情報量も多く伝わりやすいので、スクリーンショットを活用しましょう。
Windowsのパソコンなら、「Shift+Windowsキー+S」のショートカットキーで、画面の一部分をスクリーンショットとして撮影することも可能です。
事務処理作業を効率化するために意識したいこと
事務処理の効率化を常に推進するためには、日ごろから意識しておきたいことがいくつかあります。
具体的に何を意識しているといいのかについて、順番に説明します。
整理整頓
机の上、パソコンの中、メールボックスなどあらゆる部分を整理整頓することは、日々の業務をより効率化する重要なポイントです。
重要な資料が見当たらず探すのに時間がかかる、あるいは間違って必要な書類を捨ててしまう可能性もゼロではありません。
文書や電子ファイルを見やすく整理することで、探しものに取られる時間を節約できてその分本来の業務に貴重な時間を使うことができます。
コスト意識を持つ
ただいつもと同じように定型作業を続けていくだけでは、いつまで経っても業務の効率化はできません。
常に「このコストを節約できないか」という意識を忘れないようにしましょう。
例えば、同じ作業を10人が1時間ずつかけてやっているなら、その作業をまとめて行えないか検討します。
自動化できる作業は自動化すると、劇的に業務の効率がアップするケースも少なくありません。
できる限り楽ができる方法を考える
言葉は少々悪いかもしれませんが、業務効率化を推進するのに重要な視点として、できる限り「楽」ができないかを考えましょう。
できるだけしなくてもいいことはしないで済むように考えることで、自然と無駄な作業が排除できます。
外注による事務処理作業の効率化
事務作業の効率化を推進したくても、効率化のための作業をする時間さえ確保できない場合もあるでしょう。
Excelマクロの作成や業務マニュアルの作成に対応する時間が確保できない場合は、これらの作業を外注化することも検討する価値があります。
また、事務作業自体を外注化することでも、業務の効率化が可能です。
仕事を外注化することで効率化できる3パターンを紹介します。
Excelマクロ作成による作業の自動化
定型作業を自動化することで事務作業が劇的に削減できることが見えている場合は、Excelマクロ作成を外注しましょう。
どのような動きのマクロが欲しいかという要望をまとめて、クラウドソーシングサイトなどで仕事を依頼して、外注先を決定します。
Excelマクロは基本的に共有せずに個人で使うレベルの仕様にして、データを集計する管理者用のマクロを別に作ると担当者の作業も取りまとめの作業も自動化できます。
業務マニュアル作成依頼
業務マニュアルの作成は、意外と時間がかかる作業です。
業務マニュアルを作成する人は、その業務をよく知っている人であり、その人が業務マニュアル作成に時間を取られると、本来の業務がなかなか進みません。
多くの担当者が参照し、作業の効率化や作業レベルの均質化などメリットが大きい場合は、業務マニュアルの作成を外注化することも検討してみてはいかがでしょうか。
業務マニュアル作成のために業務内容を説明する中で、業務の無駄な部分が見えてくる場合もあります。
事務作業の外注化
従業員が少なく、事務作業で人手が取られて困っている場合は、事務作業そのものを外注することも検討しましょう。
業務マニュアルがある場合は、事務作業の外注化もかなり楽です。
業務マニュアルがない場合は、マニュアル作成も任せつつ、事務作業を外注するというやり方もあります。
事務作業を外注化した分、従業員には本来の業務に集中できる点も大きなメリットです。
ランサーズの利用で事務処理の効率化を！
Excelマクロの作成や業務マニュアルの作成依頼、事務作業の外注化を検討する際は、クラウドソーシングサイトであるランサーズの利用もご検討ください。
ランサーズには多くのフリーランスが登録していて、専門スキルでExcelマクロや業務マニュアルの作成を任せることができます。
事務作業を効率化して、コア業務に人的リソースを集中させて、会社のさらなる発展を目指してくださいね。
