企業の印象を大きく左右する電話対応。対応ひとつで、企業の信頼度にも大きく影響します。電話対応はなるべく丁寧に行いたいものですが、人員不足で対応がおろそかになってしまうこともあるかもしれません。特に中小企業の中には、人員不足で同時にかかってくる電話に対応できなかったり、オフィスを留守にしてしまい、そもそも電話に出られなかったりするところも。そんな企業におすすめなのが、電話代行サービスです。ここでは、電話代行サービスに依頼できる業務内容と、利用する利点についてご紹介します。
電話代行サービスの業務内容って、なに?
電話代行サービスとは、企業のスタッフに代わってオペレーターが電話対応をするサービスのこと。かかってきた電話の用件を聞き取り、その内容や連絡先などをメールや電話などで早急に報告します。
オフィスにかかってくる電話には新規顧客の獲得や契約に関することなど、重要なものが多々あります。それらを取り逃してしまうと、クレームやトラブルに発展してしまうことも。
電話対応サービスにおけるオペレーターの多くは、研修や指導などを経てビジネスに適した電話応対のスキルを身に付けているため、安心して電話業務を任せられるでしょう。
2種類ある電話代行サービス
電話代行サービスの業務は、以下の2種類に大きく分けられます。
問い合わせ窓口となる電話代行サービス
商品やサービスなどの問い合わせであったり、求人や広告などの問い合わせであったりと、問い合わせ対応業務に特化した電話代行サービスです。「コールセンター代行」や「受注代行」とも呼ばれます。
企業の番号とは別に電話番号を用意するのが特徴で、自社で番号を取得するパターンと、代行会社側で取得してもらうパターンがあります。
オフィスの電話対応を行う電話代行サービス
オフィスにかかってきた電話に対して、代行会社のオペレーターが企業の事務員として対応する電話代行サービスです。外出中や商談中など、電話にでられないときにオフィスにかかってきた電話は代行会社へ転送され、オペレーターに対応してもらえます。
電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用すると、以下のようなメリットが得られます。
業務に集中できる
業務中に電話がかかってくると、その都度手を止める必要があり、作業効率が落ちてしまいます。電話代行サービスを利用すると電話の対応業務に余計な時間や労力をかける必要がなく、業務に集中できるようになり、作業効率が上がります。
クレームやトラブルの回避につながる
上述の通り、電話対応がおろそかだとクレームやトラブルにつながります。最悪の場合、せっかくの契約が破棄になってしまうことも。電話代行サービスを利用すると、電話にでられなかったり対応が悪かったりすることはほぼないため、それらを回避できるのです。
安心感と信頼度を高められる
電話代行サービスを利用すると、顧客に対して常に安定した電話対応が提供できます。安定した電話対応は顧客に安心感を与え、結果的に企業の信頼度を高めることにもつながるのです。
まとめ
電話に出られなかったり、対応がおろそかになったりするのは、企業にとって不利益なこと。だからといって電話対応に追われると、メイン業務がおろそかになってしまいます。
電話代行サービスを利用すると、メイン業務に集中しつつ、電話をかけてきた顧客に対しても丁寧な対応が可能となるのです。
電話代行サービスを提供する会社は数多くあり、最近ではクラウドソーシングで業務を請け負う、フリーランスによる電話代行サービスも増えています。フリーランスの中には事務職や電話対応経験が豊富な、優れたスキルを持つ人材も多いため、作業効率の向上や企業の信頼度アップを目指したい方は利用してみてはいかがでしょうか。
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