-
従業員25名程度の会社の業務を効率化(総務常勤3名→非常勤2名,看護師の残業20時間縮小)
■ プロジェクトの目的
従業員規模の増加に伴う業務の徹底効率化
■ 体制・人数
1人
■ 自分のポジション・役割
訪問看護師が遅く残ってまで書類を作成しているため残業代がかさんでいる。また、人員も昨年と比較して2倍になったので現状の体制では対応出来ていなかった。そこで私が呼ばれ、人事労務の観点も踏まえたうえで見直しを行った。
■ 目的を達成する上での課題
⚫️従業員のITスキルはあまり高くないので、高度な事はせず、アナログとデジタルのバランスを取るのが課題。
⚫️事務所内の作業動線もバラバラ、物が彼方此方に広まっており、従業員の意識づけも課題。
⚫️連絡手段がガラケーとiPadで使用している現状だったので、かさばる。また損傷が激しくバッテリーも劣化していた。
■ 課題に対して取り組んだこと
⚫️従業員のアナログでやりたい事はそのままに。繰り返し使用する書式のみを選定し総務で管理した。また、パソコン同士も共有フォルダで作成し円滑化した。
⚫️作業動線を整理し、不必要なものは処分。書類も内容毎に色分けして置く場所を設定した。また、社内のルールをマニュアル化し、変化のたびに従業員に周知。
⚫️ガラケーとiPadを全てiPhoneに変更。内容についても全て移行した。(25台分)
■ ビジネス上の成果
⚫️看護師の残業時間を毎月20時間程度短縮。
⚫️総務の人員を常勤3名→非常勤2名で運用可能にし、効率化。
⚫️対外的ミスが約半分に。⚫️人事労務(社会保険労務士の資格勉強中)
⚫️Excel(マクロ✖︎,重回帰分析などは○)
⚫️CAD(jw,Autoは○,施工管理の仕事にて)
⚫️測量(施工管理)