-
【IT企業での営業事務】 正確かつ迅速なバックオフィス業務
■ プロジェクトの目的
営業部門のバックオフィス支援。見積書・請求書発行、契約書管理などの事務プロセスを正確かつ迅速に遂行し、営業活動の効率化と契約の円滑な締結を支えること。
■ 目的を達成する上での課題
１．事務ミスのリスク
契約締結日や契約期間などの日付に誤りがあると、法的なトラブルや信頼失墜に繋がるため、極めて高い正確性が求められる。
２．リードタイムの短縮
事務処理で停滞が起きると営業サイクル全体が遅れるため、常にスピード感を持った対応が必要。
■ 課題に対して取り組んだこと
１．チェックのルーティン化
日付や期間などの重要項目に対し、独自のチェックリストや二重確認のルーティンを構築。ミスが起きやすいポイントを特定し、重点的に確認する仕組みを徹底した。
２．レスポンスの即時化
Slack等のチャットツールをフル活用し、「自分のところで仕事を止めない」ことを意識。問い合わせや依頼に対し、常に迅速な一次回答と処理を行う体制を維持した。
■ ビジネス上の成果
１．事務ミスの大幅な低減
徹底した確認体制により、契約関連の差し戻しや修正を最小限に抑え、事務品質の向上を実現。
２．業務の円滑な進行
迅速な対応により営業担当者の事務負担を軽減し、部門全体のスピード感ある契約締結プロセスに貢献した。