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地域開催イベントの事務局として10万人規模の祭開催へ向けた年間事務局を担当
■ プロジェクトの目的
地元市民の皆様に毎年楽しんでいただいているお祭りの開催をより円滑に進めるために、各ボランティアが活発に動く下支えとして事務局という役割を確立して、祭りを通して地域を活性化する。
■ 体制・人数
地元自治体から派生した任意団体の開催するお祭りの事務局として実行委員をはじめ発起人(3名)にプラスした合計4名で事務局を運営。
祭り開催における理事会40名以上・実行委員60名以上の約120名により構成。
■ 自分のポジション・役割
事務局として活動
■ 目的を達成する上での課題
事務局としてローカライズされた環境をオンラインで共有したいという機会からのスタートでしたが、祭り開催へ向けた重要な事柄(自治体や各団体の首長への依頼・挨拶等)を大きく体裁を変えないようにしながらもオンライン共有や作業の簡潔化を図り、また各団体がIT化を進める中で足並みを大きくズラさないように進行することが課題でした。
■ 課題に対して取り組んだこと
まず、事務局でのデータ管理を集中化することに取り組みました。これは局として動く人間が私1人だったので比較的簡単でした。
事務局として各種予定や資料の提出、申請手配へ向けた年間予定を中心に事務局ワークのパッケージ化を図りました。
■ ビジネス上の成果
パッケージ化することにより、不明瞭な部分の多かった当団体の事務局として、作業の明確化や参加者へのタスクの明示などを行えるようになり、事務局としてはその場その場での対応よりも前倒しの備えができることや、参加委員担当者には半年以上先のタスクまでが明確化されるので、より参加の負担が少なくなるプロジェクトへと、事務局が下支えできたのではないかと思っております。・年間計画、議事録の作成
・会議資料等作成、年間会場の手配
・後援ほか、開催の保険等各種手配
・各関係者(市・県・国)への参加依頼等の手配 -
都内デザイン事務所にて広告制作物のディレクションとクライアントコミュニケーション
代理店を介しない事業形態の中で、広告制作とクライアントコミュニケーションを継続して行なっておりました。
制作はコーポレートウェブサイト、メーカー様の製品カタログやPVなどを中心に、企画・制作・撮影手配や納品手配までを一括で行ない、広告制作における上流から下流までをトータルで進める経験をすることができました。