プロジェクトを遂行していく上で、マネジメントは重要な業務です。特にIT業界は新しい技術の登場や作業の高度化・複雑化などが著しく、プロジェクトマネジメントの重要性は高まっているといえます。社内にプロジェクトマネジメントに明るい人材がいれば問題ありませんが、中にはそうした人材がいないケースもあります。その場合は、外部にプロジェクトマネジメントを依頼することもあるでしょう。そこで気になるのが、見積もりです。プロジェクトマネジメントを外注する場合の見積もりは何によって決まるのでしょうか。本記事では、プロジェクトマネジメントを外注する利点に触れながら、プロジェクトマネジメントの見積もりに影響する項目や見積もりの種類などについてご紹介します。
プロジェクトマネジメントを外注する利点とは?
プロジェクトマネジメントを外注する利点としては、以下のようなものがあげられます。
経験豊富なプロジェクトマネージャーに管理を任せられる
プロジェクトマネジメントを外注する最大の利点は、経験豊富なプロジェクトマネージャーにプロジェクトマネジメントを任せられるということです。利点であると同時に、プロジェクトマネジメントを外注する大きな理由であるともいえます。
プロジェクトマネジメントにはさまざまな手法があり、プロジェクトの規模や必要とされる管理項目などによって使い分けます。また、手法を知っているだけでなく、実際の現場の状況に合わせて使いこなすことが大切です。プロジェクトマネジメントは知識だけでなく経験やノウハウが必要となるため、経験豊富なプロジェクトマネージャーに任せられることは大きなメリットとなるのです。
プロジェクトマネージャーの育成を依頼できることもある
プロジェクトが発足するたびにプロジェクトマネジメントを外注すると割り切るのもいいですが、外注には相応の費用がかかるため、いずれは自社内でプロジェクトマネジメントができるようにしたいと考えることも珍しくありません。
プロジェクトマネジメントの外注の中には、プロジェクトマネージャーの育成をサポートしてもらえるものもあります。研修や実際のプロジェクトを通して、プロジェクトマネジメントの知識やノウハウを学ぶことができるのです。知識だけでなく、より実践的なプロジェクトマネジメントが習得できます。
見積もりには主に3つの種類がある
システム開発やソフトウェア開発、サイト制作といった情報システム関連のプロジェクトでは、主に3種類の見積もりがあります。この3つの見積もりの違いについて知っておくことで、無用なトラブルを避けることができます。
超概算見積もり
超概算見積もりは、プロジェクトの初期段階で行なう見積もりです。この見積もりはあくまでもおおまかな費用を知り、自社内で予算を組むためや提案依頼書を作るために行なわれるため、見積もり額の精度は非常に低いといえます。PMBOK（ピンボック）の定義では、見積もり額の精度は-50%～+100%とされています。
PMBOKは、プロジェクトマネジメントのノウハウや知識などを体系的にまとめたものです。ガイドブックとして発行されていて、現在では世界各国に浸透していることから、プロジェクトマネジメントの世界標準といえます。
概算見積もり
概算見積もりは、実際に外注を依頼する会社を決める段階で行なう見積もりです。複数社に相見積もりを依頼する場合にも利用されます。実際の要望や目的、用途などに従ってある程度詳しく見積もりを作るため、見積もり額の精度は-25%～+50%程度と、超概算見積もりに比べて振り幅は大幅に小さくなります。
正式見積もり
正式見積もりは確定見積もりとも呼ばれるもので、正式に契約・発注する際に行なう見積もりです。作業内容や作業工程、単価などをできる限り詳しく盛り込み、見積もり額の精度をぎりぎりまで高めます。そのため、正式見積もりでの見積もり額の精度は-5%～+10%と、非常に振り幅が小さくなるのです。
【注意】見積もりは不確実なもので、振り幅があることを認識しておく
上記3種類の見積もりをみてわかるように、見積もりには必ず振り幅があります。初期段階の超概算見積もりはもちろん、最終的な正式見積もりでも多少のズレは発生するのです。見積もりの金額が変わることに不信感を覚えることもあるかもしれませんが、ある程度の振り幅があるのは仕方がないことなので、この不確実性を認識した上で見積もりを確認しましょう。
プロジェクトマネジメントの見積もりに影響する項目
プロジェクトマネジメントにはさまざまな作業があり、何をどれだけ行なうかによって見積もりの金額にも影響があります。プロジェクトマネジメントの作業には、例えば以下のようなものがあります。
計画書の作成
プロジェクトマネジメントは行き当たりばったりでうまくいくものではなく、最初に綿密な計画を立てなくてはなりません。そのため、プロジェクトマネジメント計画書の作成が必要となります。
資料や議事録の準備
プロジェクトマネジメントを行なう上で、ミーティングを行なう機会は少なくありません。そうしたミーティングの際の資料や議事録の準備も、必要な作業です。
スケジュールや進捗の管理
一般的にプロジェクトマネジメントに抱くイメージは、プロジェクトの進捗管理でしょう。定められた納期に間に合うようにスケジュールを組み、進捗を確認しながら工程を調節していきます。
リソースの確保
プロジェクトにおけるリソースは、主に人的リソースを指します。プロジェクトの規模や必要とする作業に合わせて、どれだけの人員をどれだけの時間動かさなければならないのかを計算し、必要なリソースを確保します。また、人的リソースがメインであるとはいえ、資金や時間といったリソースの確保も必要です。
プロジェクトマネジメントの外注パターン
プロジェクトマネジメントを外注する場合、主に2種類のパターンがあります。
ひとつは、プロジェクトマネジメントだけを外注するパターン。プロジェクトの実際の作業は自社スタッフで行ない、マネジメント部分だけを依頼します。このパターンでは外注費用は抑えられますが、プロジェクトマネージャーだけが外部の人員であるということから、作業スタッフとの間に壁ができる可能性があります。意思の疎通ができているかは注意が必要です。
もうひとつは、プロジェクトをまるごと外注するパターンです。例えばWeb制作やシステム開発などの情報システム関連は、自社に専門のスタッフがいないケースも少なくありません。そうした場合には、プロジェクトをまるごと外注するケースも多くみられます。
プロジェクトマネジメントの外注先としては、プロジェクトマネジメントを専門とした会社があげられます。コンサルタント会社もそのひとつです。この他、近年はフリーランスのプロジェクトマネージャーに依頼するケースも増えています。クラウドサービスを活用すれば、フリーランスのプロジェクトマネージャーともコンタクトを取りやすいので、業種やプロジェクトに合わせたプロジェクトマネージャーに依頼できるでしょう。
まとめ
新たなプロジェクトを進めていく際に、社内にプロジェクトマネジメントに明るい人材がいなければ不安に思うこともあるでしょう。そうしたケースではプロジェクトマネジメントを外部に依頼することで、不安を解消しながら円滑にプロジェクトを遂行することができます。
フリーランスのプロジェクトマネージャーに依頼する場合には、ぜひランサーズの利用をご検討ください。ランサーズには多くのプロジェクトマネージャーが登録しているので、さまざまな業種のプロジェクトマネジメントに対応可能です。
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