- 繁忙期の「1.5倍の業務量」を、人を増やさずに1人月で完遂させる具体的な仕組み
- e-GovやOfficeステーションへの入力・チェック作業を自動化し、ヒューマンエラーを0にする方法
- 高額な外注ではなく、無料で始め、自社でメンテナンスできる持続可能なRPA内製化のステップ
目次
- いつまで「結局、人が頑張るしかない」から、抜け出せないままなのか？
- 人手不足な現場、気合での解決は限界
- RPAのプロが変えた確実に成果を出す3つのアプローチ
- 「本来の業務」への集中が可能になった
- あなたの事務所も、プロと共に「限界」を超えませんか？
いつまで「結局、人が頑張るしかない」から、抜け出せないままなのか？
「繁忙期だから仕方ない」
「あと1.5倍頑張れば、なんとか回る」
そんな言葉で、自分やスタッフを奮い立たせてはいませんか？
特にミスが許されない社労士業務や労務管理において、書類の転記や申請状況の確認といった「単純作業」に付随するダブルチェック・トリプルチェックの負担は、現場の精神をじわじわと削っていきます。リード顧客は増えても、実務がパンクしては本末転倒です。
本記事では、そんな「構造的なリソース不足」に悩む士業事務所が、外部のプロフェッショナルと共にRPA（業務自動化ツール）を導入し、劇的な改善を遂げた事例をご紹介します。
なぜ、自社だけで悩むよりもプロに頼る方が「近道」なのか。その具体的な施策と、プロがもたらした「精神的な余裕」という最大のベネフィットを解き明かします。
人手不足な現場、気合での解決は限界
今回スポットを当てるのは、従業員数名の小規模事務所から数十名規模の士業法人まで、共通して抱える「繁忙期の断絶」という課題です。
人を増やせないジレンマ
社労士業界は、3月・4月の入退社手続きや10月・11月の年末調整など、閑散期と繁忙期の差が極めて激しいのが特徴です。
- 創業期・拡大期の悩み：
繁忙期に合わせて人を採用すると、2月や8月の閑散期に人件費が重くのしかかる。 - 属人化の罠：
「この処理はこの人じゃないと分からない」という聖域ができ、特定の担当者に負荷が集中。ミスが起こればさらにチェックの手間が増える負のループ。
「RPAのプロ」を検討した背景
ある事務所の担当者は「IT化が必要なのは分かっている。でも、e-Govの仕様変更は激しく、高額な専用ソフトを導入しても使いこなせる自信がない」と悩んでいました。
求めていたのは、単なる「便利なソフト」ではなく、「自社のローカルルールを理解し、現場が自分で直せるように導いてくれる助っ人」でした。そこで白羽の矢が立ったのが、RPAスペシャリストの安部氏です。
RPAのプロが変えた確実に成果を出す3つのアプローチ
「RPA」と聞くと、多くの経営者は「高価な投資」や「複雑なプログラミング」を想像します。しかし、プロの視点は全く異なります。
安部氏が持ち込んだのは、「現場の負担を最小限にしつつ、確実に成果を出す3つのアプローチ」でした。
① 「手順」をロボットに覚えさせる
安部氏は、まず複雑に見える業務を「どこをクリックして、何を打ち込むか」という単純なステップに分解しました。そうすることで「そもそも不要な工程」を浮き彫りにし、業務フロー自体が最適化された状態が分かるようになります。
その後に 「e-Govへのログイン」「公文書のダウンロード」「担当者への通知」を一つの流れとしてロボットに記憶させます（シナリオ構築）。これにより、人間が画面の前で待機する時間は0分になり大幅な工数削減が実現します。
② 無料ツール「Power Automate Desktop」の活用
「RPAは数百万円かかる」という常識を覆し、Windowsに標準搭載されている無料ツール「Power Automate Desktop」でのスモールスタートを提案しました。
初心者でも取り組みやすいように複数システムを連携させて、作業者が「Excelを開く」「文字を入力する」といった日本語のパネルを組み合わせる手法を採用し、難しいコードを書くことなく操作できる状態にしました。
この「スモールスタート」で成功体験を積んでもらうというのも、安部氏は重要だと考えています。最初から巨大なシステムの構築を目指さず、5分〜10分で終わる「日常の些細な転記作業」から自動化し、これならできそうだと感じてもらいます。それによって作業へのハードルが下がり導入もスムーズに行きやすいのです。
③ 「丸投げ」させない内製化支援
安部氏がこだわって目指したのは「法改正や画面変更があっても、自分たちで直せる状態」を作ることです。
法改正や画面仕様変更が多い士業業務において、外部依存はコストが増える結果を招きます。そのため、顧客自身が「自分で直せる」状態に導くことが重要だと考えています。
そこで、安部氏は単に受託開発に留まらず、現場のスタッフが「これなら自分でも直せる」と自信を持てるよう研修を行いました。教育にしっかりと伴走することで、スタッフの修正・作成する心理的なハードルを下げて、長期的に改善し続けられる組織へと成長させました。
「本来の業務」への集中が可能になった
プロと共にRPAを導入した結果、事務所には数字とそれ以上の変化が訪れました。
圧倒的な時間削減
- 公文書取得・通知の自動化：
毎朝、担当者が各サイトを巡回していた時間が100%削減。増員なしで業務完遂が可能になりました。担当者が出社した時には、公文書が指定フォルダに格納され、通知が届いている状態です。 - 転記ミス・入力エラーの撲滅：
人間が1.5倍の努力で対応していた入力作業をロボットが代替。「ロボットは間違えない」という安心感が、精神的なゆとりを生みました。 - 業務の透明化と継続性の確保：
ロボットが自動で業務を処理する流れを示す「シナリオ」そのものが業務マニュアルの役割を果たし、担当者が不在でも業務が止まらない体制が構築されました。
担当者の精神的負担が激減
最大の収穫は、スタッフの表情が変わったことです。「見に行かなければならない」「間違えてはいけない」というプレッシャーから解放され、心理的安全性が向上しました。「今まではミスが怖くて、夜も申請内容が気になっていました。今はロボットが下書きしてくれたものを最後に確認するだけ。『確認作業』から『最終承認』へ、仕事の質が変わりました。」
あなたの事務所も、プロと共に「限界」を超えませんか？
「うちの事務所はまだ手作業でいい」
そう思っている間にも、現場のスタッフは疲弊し、貴重な時間は「転記」と「ダブルチェック」に消えていきます。
今回ご紹介した安部氏のような「業務の解像度を高めてくれるプロフェッショナル」は、ランサーズには多数在籍しています。単なるエンジニアではなく、あなたの隣で一緒に汗をかき、パズルの最後のピースを埋めてくれる「頼れる助っ人」です。
大掛かりなシステム開発は必要ありません。「毎日やっている、この5分の入力作業を楽にする」という小さなステップから始めてみてください。
まずは、あなたの事務所の課題をプロに相談してみるのもOKです。プロと一緒に来月の繁忙期を「定時退社」に変える第一歩を踏み出しませんか？
