- 大規模な変更ではなく小さなAI活用の積み重ねで成果に繋がった事例
- クリニックの課題に合わせた具体的なAI活用例
- 週50時間の削減と、スタッフが自らAI活用を進める環境につながったポイント
目次
- “忙しさ”は小さな改善の積み重ねで変えられる
- 細かい作業が積み重なり、やりたいことに時間が使えない
- 課題に合わせて身近なツールの導入、AI活用に前向きな環境づくり
- 最終的な成果: 「週50時間の削減」と「スッタフが自らAI活用する環境」
- あなたの会社も「プロ」に頼ろう
“忙しさ”は小さな改善の積み重ねで変えられる
スタッフからの質問対応や紹介状の返事、患者様への説明メールなど——。
クリニックの現場には、毎日確実に発生する細かな業務が数多くあります。
一つひとつは短時間でも「同じ質問が何度も来る」「結局自分が書き直してる」といった負担が積み重なると、気づけば本来やりたかったことに時間が使えない状態になってしまいます。
「AIを使えば楽になりそう」と思っても、医療の現場では不正確な情報は提供できません。
専門的な内容を正確に扱う必要があるからこそ、導入のハードルが高く感じられることもあります。
本記事では、AIコンサルタントの瀧上さん支援のもと、院内の課題に合わせて身近なAIを取り入れ、週50時間の削減とスタッフが自らAI活用を進める環境につながった取り組みをご紹介します。
細かい作業が積み重なり、やりたいことに時間が使えない
瀧上さんに相談される前の依頼主には、以下のような課題があり、やりたいことに時間がつかえていない状態でした。
似たような質問が何度もくる、ただ適当には答えられない
依頼主のクリニックでは定期的に新しいスタッフを採用していました。
ただ新しいスタッフが入るたびに「それ前も教えてなかったっけ？」といった似たような質問が発生していました。
医療機器に関してなど専門的な内容も含まれるため、正確に答える必要がありましたが、それらが繰り返し発生することにより小さく時間を消耗していました。
スタッフによって文章がバラバラ、その書き直しに気づいたら多くの時間が
また院内では紹介状の返事や患者様への説明メールなど、外部への文章を書く機会が多くありました。
それらの文章の書き方や言葉遣い、誤字脱字など、書き手によって文章力がバラバラで、院長が夜な夜な書き直すといった作業が発生していました。
こういった日々の細かい作業の積み重ねにより、院長やスタッフの時間が小さく削られ、やりたいことに時間が使えていない状態でした。
課題に合わせて身近なツールの導入、AI活用に前向きな環境づくり
そんな背景があり、瀧上さんに業務の効率化を相談することにしました。
瀧上さんが最初に着手したのは「院内に身近なAIの導入」でした。
毎日確実に発生する作業からAIに任せる
まずは院長の業務を棚卸しし、毎日発生する業務「スタッフからの質問」や「文章のばらつき」などに対して、すぐに利用できるAIを導入しました。
具体的には以下のような解決策を順に実施していきました。
| 課題 | 解決策 | メリット |
|---|---|---|
| スタッフから似たような質問が来る | 「NotebookLM」を利用した質問回答アプリ | ・指定したURL・ドキュメントからのみ回答されるので、専門的な質問でも正確に回答される ・スタッフはまずはAIに聞くことで質問への回答作業の軽減 |
| スタッフごとの文章力のばらつき、その修正作業の発生 | 「Custom GPTs」を利用した、専用の文章添削アプリ | ・院内にあるテンプレに沿った文章に自動整形 ・スタッフは箇条書きを入力するのみで、文章品質が均一化 |
| 議事録の作成や患者様とのやり取りの管理 | 音声の文字起こしサービス「Notta」 | ・口頭での会話からやること・担当・期限などを自動生成 ・申し送り漏れが大幅に減少 |
それぞれ導入したAIは一般的に利用されている身近なサービスですが、院内の課題に適したカタチでチューニングすることで、積み重なる小さな課題を解決し、院長の業務効率は確実に向上していきました。
院内にAI活用が浸透「口コミの返信を自動化できませんか？」
またそれらの身近なサービスを業務フローに導入することで、AI活用が浸透していき、院内がAI導入に前向きに変化していきました。
その結果、スタッフの提案から次のAI活用に発展していきました。
具体的には「Google Mapsの口コミへの返信を院長の口調で生成するAI」が導入されました。
これによりGoogle Mapsの返信速度の向上により集客効果が見込めると共に、スタッフの事務負担も軽減していきました。
成功のポイントは「小さく、早く、確実に」と「リーダーシップ」
瀧上さんが課題を解決する上でこだわったのは、まずは小さくても必ず成果が出る領域から始めることでした。
社内のAI導入で失敗する要因の1つは「いきなり全体を変えようとする」ことにあると言います。
まずは特定の業務1つだけでもAI化する、それが成果に繋がる進め方でした。
またそれらのAI導入・業務改善を実行する上で「誰かが必ず舵取り役を担う」いうと前進させるリーダーシップの存在も成功のポイントでした。
最終的な成果: 「週50時間の削減」と「スッタフが自らAI活用する環境」
繰り返し作業へのAI導入により週50時間の削減
改善の積み重ねにより、院長・スタッフの業務効率が改善し、最終的には50時間の短縮になりました。
その結果、小さなストレスから解放されると同時に、浮いた時間で本来やりたかったことに投資することができ、院長・スタッフ双方の満足度が向上していきました。
現場がAI活用に前向きに、次の自動化を生み出す成功サイクル
また今回の改善による最大の成果は、院内がAI活用に前向きになったことでした。
先ほどの「Google Mapsの口コミ返信のAI導入」の事例にもある通り、スタッフがAIに触れる機会が増えた結果、自発的にAI活用を推進する状態になりました。
この変化が最大の資産であり、採用などにおいては他クリニックと差別化できる要素となりました。
あなたの会社も「プロ」に頼ろう
瀧上さんは以下のように仰っています。
業務にAIを導入することは、業務の効率化だけに限らず、他クリニックとの差別化や採用効果など、業務改善以上に多くの効果を期待できます。
ただAI導入・その浸透には舵取り役が必要です。それらの牽引からできるのが弊社の強みなので、お困りでしたぜひお声がけください！
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