システム開発・ITコンサルティングに精通したプロが、業務効率化の成功への道筋を徹底解説！
ITやシステムの導入で業務の効率化を図りたい、と考えている企業は多いでしょう。業務の効率化が進めば、多くの企業が抱える人材不足といった課題が解決できるだけでなく、会社の売り上げや利益増加につながります。
しかし、
・業務効率化のためのシステム導入の進め方が分からない
・IT開発や導入のパートナーはどう選べばいいのか分からない
・パートナーの選定は終了したものの、どう実行に移せばよいのか不安
など、専門的な知識が求められるハードルもあり、なかなか思い通りにいかないという企業も多いでしょう。
ただ闇雲にITやシステムを導入したとしても、必ずしも成功するとは限りません。どんなに便利なツールであったとしても、使い方や導入のしかたを間違えてしまうと、逆に足かせになってしまうことも。
そこで今回は、損をしない業務効率化やシステム導入の進め方を、解説していきます。この記事では、以下のようなことが分かります。
☑️ 失敗しないIT導入・業務改善の基本が分かる
☑️ パートナー選定のベストプラクティスの知識を得られる
☑️ IT導入・業務改善を実行する際のポイントが分かる
IT・システム導入で悩んでいる企業さま、これから導入を検討されている企業さまに役立つ情報が詰まっているので、ぜひ貴社の業務効率化に役立ててください！
目次
登壇者紹介
青木将士さん 株式会社青木商事 代表取締役/ ITコンサルタント/システムエンジニア
⼤⼿飲料メーカーの基幹システム開発‧保守業務に10年以上携わる。設計から開発、導⼊、保守まで全⼯程を通じ、堅牢なシステム運営を実現。実績として、200回以上の本番リリースをミスなく遂行。
ITコンサルタントとしてクライアントの経営戦略を理解したうえで、それを⽀えるIT戦略の⽴案から実⾏⽀援までを⼀貫して担当。中⽴な⽴場を保ち、クライアントにとって最善の利益を追求する独⽴性が強み。クライアントにとって最適なサービスや製品の選定、システム開発を実施し、パッケージやベンダーの仲介をビジネスにクライアント目線の支援を行う。業務効率化ツールの開発や、ITコンサルティングを通じて多くの企業の課題解決に貢献。
IT導入・業務効率化に潜む落とし穴
IT導入・業務効率化における4つのポイント
たとえどんなに便利なツールがあったとしても、ただそれを導入するだけでは業務効率は上がりません。事前に認識しておくべきポイントを、画像にある４つに絞って、それぞれ解説していきます。
ポイント①：目的の明確化
多くの企業が陥りやすいのが、目的を明確にせずに、「効率化」や「DX」といったキーワードに踊らされてツールの導入を進めてしまい、結果的に現場がついてこない、という状況になってしまうことです。それを回避するためにもツール導入を検討する時点で、目的を明確にしましょう。
ポイント②：現状分析
実際に働いている社員の現状を把握せずに実施したツール導入も、失敗につながりやすいポイントの一つです。業務効率化を図るのであれば、形だけの運用にならないよう、現場の現状をきちんと分析しましょう。
ポイント③：過剰なツール導入の回避
また、とりあえず高機能だったり多機能なツールだったりを導入するだけ導入して、結果的に使いこなせずに昔のやり方に逆戻りしてしまう、というパターンも少なくありません。使い勝手も考えながら、ツールを選択するようにしてください。
ポイント④：運用者の事前決定
ツールの運用担当者が決まっていないばかりに問題となるケースも多くあります。いったいだれがどのツールをどの範囲でどうやって運用していくのか、事前に決めておくことは非常に重要なポイントです。
IT導入・業務効率化のよくある失敗例
ここでIT導入・業務効率化において、実際によくある失敗例を2つご紹介します。
失敗事例①：現場の理解不足による失敗
ある建築業の企業では、経理業務の効率化のために、クラウド型の会計システムを導入しました。しかし結果的に、このツール導入により業務効率は低下してしまいました。
原因としてまず、この会社の顧問税理士は新たな会計システムの知識がなく、これを活用することができませんでした。さらに社長が独断で、システム導入支援会社との運用サポート契約を１年で終了してしまった上に、経理の担当者が退職してしまったために、社内でこのツールを使える人材がいなくなってしまいました。
現状分析ができていなかったために、結果的に過剰なツール導入となってしまい、運用者もいなくなってしまう、という状況に陥ってしまったのです。
失敗事例②：情報連携不足による失敗
ある化粧品メーカーでは、経理部門の請求処理の効率化とインボイス制度対応のために、電子請求書発行システムを導入しました。しかし、結果的に追加のシステム開発が発生したためにコストと工程が増加し、当初のスケジュールから大幅な遅延と費用負担が発生しました。
原因は、対象となる経理部門だけでシステムを導入対象の経理部門のみで選定したことでした。これにより、社内で使用している基幹システムとの連携を十分に考慮できておらず、連携するためのシステムを新規で開発する必要がでてしまったのです。こちらもやはり、導入前の現状分析の大切さがわかる事例ですね。
IT導入・業務効率化の失敗を防ぐためには
こういった失敗を防ぐためには、画像にある①、②をしっかりと守るようにしましょう。先の項目で紹介した４つのポイントを事前に守ることでも、これらの失敗を防げます。そして、迷った時には事前にプロへ相談するようにしましょう。
IT導入・業務効率化を進めるための正しい思考プロセス
IT導入・業務効率化には、正しい思考のプロセスが欠かせません。ここでは、画像でオレンジになっている２点について解説します。
理想の状態の定義
理想の状態の定義とは、なりたい姿である「To Be」を明確にすることです。「ミスが起きない請求書作成の実現」や「作業時間を50％削減したい」など、定量的にどのような状態になっていたいか、という目標を明確にします。
現状における課題の把握
現状の正しい理解も非常に重要です。実際の業務フローや使用しているツールの担当者と、どこが手間で、ミスが起こりやすいか、などを洗い出します。業務の棚卸などで、現状である「As Is」をきちんと把握しましょう。
Gap分析や解決へのアクション
上記二つが完了したら、今度はそのギャップ分析を行い、現状の何が、理想の状態への障壁となっているかを把握します。
ギャップ分析の後は、それを埋める方法や手段となる解決アクションの検討を実施しましょう。不要な作業の廃止や作業の標準化などといった、ITツールを導入しなくても対応できる課題も出てくるでしょう。こうすることで、いったいどの部分にツール導入やシステム変更が必要となるのかを明確にできます。
解決アクションを実行した後は、効果を検証し次の改善策を実行する、評価と改善の作業に移ります。この思考プロセスを繰り返すことで、企業全体の業務効率化を進めることができます。
正しい思考プロセスの成功例
この思考プロセスを実行したことで、プロジェクトを成功させた企業があります。グループウェアを刷新するというプロジェクトで、メールやスケジュールなどといった社内情報を、セキュリティ対策が施された環境でいつでも扱いたい、という理想の状態を掲げていたこの企業では、適切な現状分析のもとでギャップ分析を行い、Google Workspaceの導入を、支援会社と協力しながら進めました。結果的に、導入後の社員満足度は100％に達し、現在はさらなるツールの導入を検討しています。
パートナー選定におけるベストプラクティス
信頼できるパートナーを見つける方法
IT・ツール導入時のパートナーを見つける方法は、画像にもある通り、さまざまなものがあります。どの方法であったとしても、最も大切なのはそのパートナーが「客観的な判断のできる相手であるかどうか」ということです。これを見極めるためには、パートナー選定段階でしっかりと比較を行うことが重要です。
パートナーを選定する基準
パートナー選定段階での比較時には、多くの人がチェックリストを参考にするでしょうが、どのリストも項目が多くてチェックするのに労力を要します。例えば、最もよく参照されるIPA 独立行政法人 情報処理推進機構が公表している「非機能要求グレード」には200以上のチェック項目があり、すべてをチェックするのは大変です。
そこで、パートナー選定時の基準として最初にチェックすべき重要な項目をまとめたのが、この画像です。
パートナー選定時に最低限大切となるポイントをまとめているので、ぜひご活用ください。
パートナー選定の成功事例
実際に、適切なパートナー選定を実施したことで、コストを1億円削減できた事例を紹介します。
顧客の抱えていた課題とパートナー選定のプロセス
この企業は画像にある通り、既存の生産管理システムの保守期限が迫っており、新システム導入を検討していました。しかし、初期選定時に費用と納期のリスクが発覚したため、プロジェクトの立て直しを図りました。重視したのは、情報収集と比較検討です。比較対象となる5社5つの製品に対して、コスト・スケジュール・機能の三項目で、比較表を作成。各項目を具体的な数字や「○・×・△」といった記号で表し、判断を容易にしました。また、どの部署にどの機能について最終判断してもらうか、それぞれの担当者を誰にするか、を選定段階で明確にしました。
適切なパートナー選定の結果
これらの検討によって選定された適切なパートナーとの共同で実施したおかげで、プロジェクトは最終的に画像のような成果をもたらしました。適切なパートナー選定の重要性が改めてわかる結果ですね。
IT導入・業務効率化実行時のポイント
実行フェーズにおけるポイント
パートナー選定の次の実行フェーズでは、画像にある2点がポイントとなります。それぞれの企業が、社内や業界内のみで通じる用語であったり共通認識だったりを持っていると思います。社内の常識は意外と、外部の人に通じないことがあります。よって、ユーザーとなる企業で働く人々が持つ共通の認識を、システム開発側は必ずしも正しく理解できているわけではありません。この認識のすれ違いが原因となり、開発や納品時に混乱やトラブルが生じやすくなります。これを防ぐためにも、用語や社内フローを互いに共通認識を持てているか確認することが大切です。
実行フェーズにおける失敗例
画像で示されているのは、実際に実行フェーズで発生しがちな、共通認識がうまく出来ていなかったがために起こった失敗の例です。この例では、それぞれのフェーズに対しての認識がシステム開発側とユーザーとなる企業側で異なっていたために、スムーズな進行が困難となりました。これらの失敗を防ぐためにも、一つ一つの業務フローを丁寧にきちんと言葉で事前に定義しておくことを、おすすめします。社内の人間同士だと何が社内の専門用語なのか分からない、という場合には、外部の人間に頼んで確認してもらうのも一つの対策です。
Q＆A
事前質問3点とコメント質問1点
Q1：要件定義～総合テストまで効率的に実施する方法を教えてください。
A：フェーズが広範囲にわたるので一概に回答するのは難しいですね。最初に目的やゴールを明確にし、それぞれのプロセスごとに小さなテストを繰り返していくのが、効率的ではないかと考えます。細かいところでそれぞれ認識をすり合わせて進めていく方が、結果的に効率的な方法になるでしょう。
Q2：プロジェクト開始後の予実管理や、その進捗・状況について管理層へ報告する際に重視すべきポイントを教えてください。
A：結論ファーストで要件を簡潔に伝えましょう。管理層は基本的に、全体がどうなっているのかを知りたがっています。なので、まずは全体の状況を報告しつつ、リスク部分を指摘すると伝わりやすいです。また、スケジュール遅延などといった、予定と実情の差分が出ることもあるでしょう。その場合は、どうリカバリするかも報告すると管理層は安心します。また、具体的な数字をもって報告するのもよいですね。
Q3：BPRやそれを実現するためのITグランドデザイン策定、さらに投資対効果も含めて管理層の合意を得るためには、どのようなポイントに注意すべきでしょうか？
A：管理層としては、意思決定するための材料を得るために聞いていることが多いです。そのため、主観的な判断や評判ではなく、客観的に判断できる材料を提示するのが良いと思います。結果や改善後にどうなるのか、だったり、具体的な数字や定量的なデータを出すと良いでしょう。あとは費用対効果、投資対効果を明確にすることも大切です。
Q4：導入後のサポートでしっかりきちんと伴走したのに、その後に担当者が退職したために運用がうまくいかない、というケースを防ぐ方法はありますか？運用マニュアル以外の方法があれば教えて下さい。
A：質問にもある通り、まずは運用マニュアルを作成しておくことが重要です。また、その担当者の方だけが行っている業務だと、手順化されていないことがあると思うので、それを担当者本人に書き残してもらうことが大事です。文書として残すのが大変な場合は、動画で残しておくのも一つの手です。
まとめ
業務効率化を目的としたIT・ツールの導入を失敗しないためには、考慮するべき点が複数あります。まずは、ツールを導入すればすべてが解決するわけではない、ということを認識することが大切です。目的を明確にしたうえで現状を分析し、必要な機能を満たすツールを選定し、誰が運用するかも事前に決めておきましょう。現場で働く社員の状況を把握すること、そして全体を見てツールを選定していくことが大切です。そのために必要なのが、正しい思考のプロセスです。理想の状態と現状の課題を把握し、その差分を分析して、それを埋めるにはどうすべきか、考えましょう。これらを明確にしておくと、適切なパートナー選定に役立ちます。しっかり並走できるパートナーを見つけるには、情報収集と適切な比較がカギとなります。適切なパートナー選定後の実行フェーズにおいても、ユーザーと開発者側でのすれ違いを防ぐ試みを忘れないでください。これらのポイントを押さえることで、失敗の少ない業務効率化が実現することを、願っています。これらのポイントは、社内では気づかない場合も少なくありません。外部のフリーランスの力などを借りることで、よりスムーズなIT・ツール導入に結びつくこともあるので、ぜひご検討ください。
