企業において、帳簿の記帳作業は主に経理担当者が行うもの。各部署で使用した経費の領収書が全て経理に集約され、それらの情報が帳簿に登録されます。また、個人事業主の場合、利益を創出する本業の傍らで、自ら帳簿をつけているという人もいるでしょう。記帳作業を代わりに行ってくれるサービスとして、「記帳代行サービス」があります。記帳代行サービスを展開している業者は多く、その内容もさまざまであるため、いざ利用しようと思ってもどこを選べばいいのか悩むこともあるでしょう。そんな記帳代行サービスを利用するにあたっては、まず業者に直接見積もりを取るのがおすすめです。この記事では、記帳代行サービスの専門業者に見積もりを依頼した際の項目の見方や、見積もりを依頼する際の注意点などについてご紹介します。
記帳代行サービスを利用するメリット
自社で記帳を行うのではなく、記帳代行サービスに依頼するメリットとしては、次のようなものが考えられます。
記帳代行を依頼することで本業に割く時間を増やすことができる
上述の通り、個人事業主の場合、利益を創出する本業の傍らで、自ら帳簿をつけているという人は少なくありません。個人事業はそれほど規模が大きくないため、経理担当を雇うほどでもないという判断になりやすいのです。
また、中小企業でも同じように、会社規模が小さいことから経理部門を設けていないケースがあります。このケースでは、営業部門や制作部門の担当者、または社長などが本業の合間に時間を作り、領収書の整理や記帳を行っているのです。
記帳は要点さえ押さえれば誰でもできる作業ですが、記帳に時間を割けば本業の時間が削られ、利益を生み出す機会が失われてしまいます。記帳作業を専門業者に依頼することで、各担当者は本来の仕事にしっかりと時間を使えるようになり、その結果として企業全体の売り上げアップにつながるのです。
経理担当を雇用する場合に比べて記帳代行はコストが抑えられる
経理担当者を雇用している限り、当然のことながらその分の人件費が発生します。人件費は、さまざまな支出項目の中でもコストが高いといわれているもの。企業の規模が大きくなるほど、経理部の人件費も増大します。
大きな組織の場合はすべてを外部に依頼することは難しいですが、記帳代行を利用することで経理部の負担は減り、コストも抑えることができます。
未処理などの経理上のミスの発生を防ぐことができる
記帳業務は経理に関するある程度の知識を身につけ、やり方を覚えれば、基本的には誰でもできる作業です。しかし、経理を本業としていない人が片手間で行ったり、経験の浅い人が行うと、未処理などの経理上のミスが発生する可能性が高まります。
経理の知識や経験が豊富な専門業者に依頼することで、こうした経理上のミスを減らし、正確な帳簿を作成してもらうことができます。
記帳代行サービスの見積もりに関係する項目
記帳代行サービスを外部に依頼するなら、まずはネット検索などでいくつかの業者をピックアップし、気になる複数の業者に見積もりを依頼してみましょう。見積書の項目は業者によって異なりますが、ここではいくつか代表的な項目を紹介します。
初期設定費
記帳代行サービスを利用する際、業者によっては初期設定費が発生します。勘定科目の分析や会社情報の登録などが含まれています。
仕訳数
仕訳数は、領収書や伝票の枚数のこと。記帳代行サービスの費用は、この仕訳数によって大きく変わります。料金形態としては、月額の基本料として一定の仕訳数が含まれ、それを超えるごとに段階的に追加料金が発生するパターンと、1仕訳単価で計算するパターンの2つが代表的です。
見積もりの項目としてもどちらの料金形態かによって表現は異なりますが、1仕訳あたりの金額を計算することで料金の比較ができます。
オプション費
記帳代行サービスの業者は、ファイリング、債権債務管理、決算申告、特殊取引など豊富なオプションを提供しています。見積もりを依頼する際に追加したいオプションがあれば伝え、各項目の見積もり金額や諸条件を確認しましょう。
記帳代行サービスの見積もり時の注意点
記帳代行サービスの見積もりをチェックする際は、以下の点を特に注意して確認しましょう。
見積もりでは１期目限定や初回限定などの期間限定価格に注意
初めて記帳代行サービスを利用する場合、特に注意が必要なのが期間限定の価格です。見積もりの金額が想定していたよりも安かった場合には、期間限定の割引価格になっていないか確認しましょう。
例えば会社を立ち上げた1期目限定であったり、初回限定であったりと、期間限定の割引が適用されるケースがあります。この場合、確かにその期間の費用は抑えることができますが、期間が過ぎたあとに値上がりして、結果的に出費が割高になってしまうことがあるのです。
見積書は価格だけを見て満足してしまうのではなく、備考欄などの記載もよく確認して、割引以降の価格まで把握することが大切です。また、不安であれば見積もりを依頼する際に、初回割引があれば割引中の価格と割引後の価格がそれぞれわかる見積書を作成できないか、伝えるのもよいでしょう。
見積もりでは契約解除の条件に注意
記帳代行サービスは、多くのケースで1ヶ月単位の契約ができます。利用する業者や担当するスタッフを変更しやすいというのは、記帳代行サービスのメリットのひとつです。しかし、中には最低利用期間など契約解除のための条件が設けられているケースもあります。
例えば、経理担当者が休職期間中の数ヶ月だけ記帳代行を依頼したい場合もあるでしょう。経費削減のつもりがかえって余計な出費にならないよう、見積もりを確認する際は契約条件の記載までしっかりとチェックすることが大切です。
見積もりでは現金出納帳の作成が含まれているか注意
記帳代行の業務には、現金出納帳の作成が含まれていないことも意外と多いものです。現金出納帳とは、現金取引の収入と支出の金額とその内容を記録するもの。見積もりを確認する際は、この現金出納帳の作成が含まれているかもしっかりと確認しましょう。
記帳代行はクラウドソーシングでも依頼できる
記帳代行は専門の業者に依頼するという方法以外に、クラウドソーシングを利用してフリーランスで活躍する専門家に依頼することもできます。
フリーランスの税理士や行政書士、経理経験者などが登録
クラウドソーシングサイトには、全国の税理士や行政書士、経理経験者などが多数登録しています。サイト内でユーザーを検索できるため、気になる専門家を見つけて直接依頼することも可能です。
クラウドソーシングで記帳代行を依頼するメリット
クラウドソーシングサイトでは、募集ページで詳細な条件や費用感を掲載し、予算に合ったフリーランスの専門家からの連絡を待つことができます。また、検索機能を利用すれば、税理士や行政書士などさまざまな経歴の人を簡単に探すことができ、双方が合意した親和性の高い相手に発注できます。
クラウドソーシングで出会った専門家と良好な関係を築き、長期的に依頼できれば、例えば確定申告の相談や決算申告、助成金申請、事業計画の作成など、人によってはさまざまな相談ができる良きパートナーとなってくれることでしょう。
まとめ
クラウドソーシングで記帳代行を依頼しようと考えているなら、おすすめしたいのが実績の豊富な日本最大級の仕事発注サイト「ランサーズ」です。ランサーズには、全国各地のフリーランサーが登録しています。無料で登録できるので、ぜひ一度利用してみてはいかがでしょうか。
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