企業を支える日々の業務は、営業活動やマーケティング活動、広報や契約関連、仕入れなど多岐にわたりますが、それらの中でも特に縁の下の力持ちといえるのが事務に関連した業務ではないでしょうか。大手の企業であれば、業務の内容によって、子会社が事務の一部を引き受けたり、総務や人事、経理、営業事務といった専属の部署やポジションの人々が、事務を行ったりすることが通例です。しかし、各専門の人材が事務業務をするというのも少々もったいないことです。そこで依頼できるのが事務代行サービスです。業務の種類や量、専門性などによって事務の代行を依頼することが可能です。今回は、その事務代行サービスの基本についてご紹介していきます。
事務代行で任せられる作業の種類
ひと口に「事務」といっても、その種類や要素は多岐にわたります。その一例は、以下の通りです。
経理
会社の利益や資産を管理する業務です。売上の管理や仕入れの管理、給与計算、決算書の作成、記帳代行などを行います。
関連：記帳代行の費用相場
人事
社員の採用や人材育成、評価など、主に社員にかかわる業務を行います。
総務・庶務
総務は経営企画や予算計画の管理、コンプライアンス管理、株式管理、法務管理など幅広い業務を行います。庶務はその中でも、受付事務や施設管理、物品調達など事務関連の業務を行います。
営業事務
営業事務は事務職の中でも、営業担当のサポートを専門とした業務です。資料・書類の作成や納期管理、電話・メール対応などを行います。
広報
広報は自社と社会とをつなぐ業務で、プレスリリースの作成やメディア対応、取材対応などを行います。近年はSNSを活用する企業も多く、そのアカウント管理なども広報の担当となることがあります。
秘書
秘書は主に社長や役員などにつき、そのサポートを行う業務です。スケジュール管理や接待の手配、郵便物の管理、出張時の宿泊先や交通手段の手配などを行います。
上記の分類は一例であり、会社によっていくつかの業務をまとめてひとつの部署が行うケースもあります。ですが、基本的には行う業務は変わりません。いずれにせよ、こうした一般的な事務業務は事務代行に任せることができます。事務代行業者によってそれぞれ得意とする業務が異なるので、求める業務内容に適した事務代行業者を探すことが大切です。
その他
上述したような一般的な事務業務は、どんな業種の会社であっても基本的には必要となります。逆に、専門性の高い業務を必要とするケースがあり、専門的な事務業務に特化した事務代行業者も存在します。
例えば、税務関連。企業において、法人税などの税務は避けて通れません。また、契約書の作成や訴訟に関連した法務、従業員の社会保険に関連した労務管理も、なかなか専門性の高い分野です。自社でそうした事務を処理しきれなかったら、各分野に特化した代行業者の利用も検討してみるべきでしょう。
さらに社会福祉法人など、介護を行う事業者に特化した事務代行の業者も存在しています。自社あるいは法人の業務が特殊であったとしても、探してみると対応できる事務代行業者が見つかるケースも少なくありません。
加えて、業態としての専門性だけではなく、例えば企画書の作成やプレゼンテーションなど営業活動でも特に知見や経験が求められる分野や、営業先を探し出しリストにする業務、あるいはWebメディアなどの運用でSEO対策として記事作成を行うときのコピーチェックの代行など、専門性の高い業務に特化した代行業者も存在します。
事務代行を活用するメリット
人手が足りなくてやむを得ず、というケース以外でも、事務代行を活用するメリットはあります。事務代行をうまく活用することで、会社にとって有益な結果を生み出すことは可能なのです。
本来の業務に専念させることができる
事務代行を活用するメリットのひとつは、社員を本来の仕事に専念させることができるという点です。
会社の規模によっても変わりますが、本来の業務の合間に上述したような事務作業を行うこともあります。特に比較的規模の小さな企業や事業体の場合は専門の人員を雇っていないことも多く、事務作業に手間を取られることも少なくありません。事務代行を利用すると自社内にノウハウは蓄積されませんが、本来の業務に専念できることから業績の向上が期待できます。
雇うよりも人件費が安い、かつ固定費を抑えられる
新たに事務担当者を採用したり、部署を異動したりして人員を配置するよりも、結果として予算が少なく済むという点もメリットのひとつです。
自社の従業員として新たに雇用するとなると、「求人サイトに掲載する広告費」や「会社説明会に用いる会場の使用料などの費用」、「入社後に毎月固定費としてかかる給料」などが必要です。事務代行を活用する場合も外注先の選定などに時間をかけることにはなりますが、社員として採用する場合に比べると時間も費用もかかりません。社内の従業員に指示を出すよりも手間は増えますが、コスト面での負担は軽減されます。
事務代行はどんな場合におすすめ？
事務代行を活用することで特に大きなメリットが得られる例としては、以下のようなものがあります。
業務にかかる時間や人員雇用にかかる人件費を節約したい場合
上述したように、事務代行を活用することで新たに人員を雇うよりも費用を抑えることができます。そのため、求人サイトに掲載する広告費や会社説明会に使う会場使用料といった採用に関する負担を軽減したい場合におすすめです。例えば起業して間もない事業体や規模が小さい企業の場合、事務代行を利用することで負担を大きく軽減できます。
企業で未だ着手したことのない業務を高品質で手がけたい場合
費用を節約する以外に、一段上を目指した業務を求める場合も、事務代行を利用するメリットがあるでしょう。経理はもちろん、契約や訴訟などの法務関連や、介護事務やレセプトなど医療に関連する専門性の高い業務を行っている場合は、より知見と経験のある事務代行業者に依頼することで、高品質な業務を実現することが期待できます。
まとめ
ひと口に「事務代行」といってもさまざまな種類があり、また依頼したい事務の中身やニーズ、タイミングによっても事務代行を依頼できる先は多岐にわたります。特に事務代行市場はかなり歴史のある分野でもあるので、得意分野や料金、費用のメニューにもそれぞれ特徴があります。
事務代行に関しては、フリーランスの活用も有効です。特に経理などは、企業などでの経理経験者や有資格者が個人で業務を行っている場合も多くあります。さらにデータ入力など煩雑で量も多い業務では、クラウドソーシングを活用して発注を行うといった依頼の仕方も広がってきています。こうしたクラウドソーシングは案件が発生したときに依頼できるのも特徴で、結果として少ない費用に抑えることも可能になっています。
「働き方改革」といった言葉が聞かれるようになって久しいですが、そうした流れもあり、多様な働き方のひとつとして、フリーランスで事務業務を受注する人の割合も今後は増えていくことが期待されます。もし事務業務での悩みを抱えているようでしたら、ぜひ事務代行サービスを活用してみませんか。
