会議に使う資料やプレゼンテーション資料は、wordやexcelでも作成できますが、スライドを使いながら説明をした方が良い場合も多く、そのためにもパワーポイントで作成した資料の方が適しています。文字だけをただ羅列するよりも、絵や表、グラフなどをバランス良く配置が可能なパワーポイントは資料作成に最適なツールです。自社で作成するのと、代行制作会社に依頼するのでは、完成度に違いがあるのか、費用はどうなるのかなど、代行にパワーポイント資料を依頼するメリットについて解説していきます。
目次
パワーポイントの資料作成はどこが問題なのか？
wordやexcelで会議資料を作成する場合、文字をベタ打ちし、任意の場所に画像や表を挿入するだけで済みます。ただし、見映えが良いとは言えず、レイアウトによっては、あまりきれいに仕上がっているとは言えない完成度となるでしょう。その点、パワーポイントで作成した資料は、文字や表、グラフを文章単位で容易に配置可能で絵も好きな場所に簡単に設置でき、まさに万能とも言えるパワーポイント。全部の資料をパワーポイントで製作すれば問題がないのですが、まだまだwordやexcelで作成された資料が多いです。なぜパワーポイントにしないのか、どこに問題点があるのかを見てみましょう。
とにかく時間が掛かり過ぎる
操作自体は難しくありません。枠の中に文字を入れて、画像や表、グラフなどのパーツを構成を考えながら配置していくだけです。ただし、そのパーツを用意するのが大変です。表やグラフは一旦excelで作成し、画像に変換します。写真をスクリーンショットで取り入れたあとにフォトショップやペイントで加工し仕上げ、画像としてストックし効果的なタイトルや文章を考え、それらすべてのパーツを用意し構成を考えて配置していくのに、かなりの時間が掛かります。スライドショーを使うのなら、背景のデザインや効果的な写真画像を多く用意しなければなりません。
新商品や新サービスの開発が重なると作成不可能
半年や1年ごとに1度だけ新商品や新サービスを出す企業というのは、ほとんどないのではないでしょうか。タイミングによっては、複数の商品開発プロジェクトを起ち上げ、同時に進行することも多くなることでしょう。そうなると、会議資料やプレゼン資料を作成する頻度が増えていきます。効果的な魅力あるパワーポイント資料を作成するのは、時間的に厳しい状況になる可能性もあるでしょう。新商品や新サービスを効果的にアピールするには、忙しい中でもパワーポイントで作成した資料は欠かせません。時間との戦いが鍵となってきます。
多忙で資料にまで手を掛けていられない
人材不足で戦力が足りない企業も多く、多忙で満足のいくプレゼン資料が用意できないこともあります。デザイナーを多く抱える企業ならまだしも、デザイナーが確保できていない中小企業は、納得いくデザインに仕上げることは難しいです。お客様から問い合わせを受けた際、資料を送付するにもwordやexcelで時間がないなか作成した資料ではチャンスを逃す危険性もあります。良い商品やサービスでも、十分なアピールができなければ、意味がありません。
パワーポイント資料作成を外注したときの時間や費用は？
実際にパワーポイント資料を代行に依頼すると、どのくらい時間が掛かるのか、費用はいくら掛かるのか気になるところです。長時間で費用がとても高いなら、自社でやった方が良いのではないかと考えてしまいます。代行を依頼するときの注意点も踏まえ、自社で作成するのか代行で依頼するのかを考えていきましょう。
気になる費用を作成する資料ごとに紹介
制作会社によって異なりますが、「株式会社オリファイ」の事例を挙げると、全体的なイメージを決定するテンプレートのデザインは3万円～、構成5万円～、1ページ5千円～、アニメーション制作1ページ3千円と細かく設定されています。「株式会社一光社プロ」では、スライド10枚で2.5千円のスタンダードプランがあり、3種類の料金プランから選ぶ形式です。だいたいの代行会社では、「株式会社オリファイ」のように細かく料金設定がされているので、必要なのはどれかをじっくりと検討したうえで依頼しましょう。
内容や容量ごとに作成時間を割出し
最初に、どのくらいの規模で資料を作成するのかを計画立て、どのくらいの時間が掛かりそうなのか作成時間を割出してから依頼する方がコストの算出がしやいです。ある程度の作成時間を割り出したあとで、代行の制作会社を探してみましょう。内容や規模にもよりますが、一部の会社では24時間以内に完納するという代行の制作会社があります。プロの手法で短時間ながらもきれいに丁寧な仕上がりで納品してくれるという、急いでいる企業にとってはまさに救世主的な存在です。比較的時間が掛かる制作会社でも1週間以内には納品してくれるそうなので、急いで仕上げたいときは、プロに代行した方がかなりのメリットになります。
代行を依頼するときの注意点
制作に取り掛かる前は、完成をイメージしたうえで念密な打ち合わせをしておくことが大切です。アニメーションはどの程度取り入れるのか、まったくなしでいくのか、画像は全体で多めと少なめどちらなのか、枚数をきっちり決めておくのかどうかを確認しておかないと、納品直後に壮大な修正を余儀なくされトラブルになる可能性もあります。あくまでも完成イメージをクライアント側がしっかりと持ち、依頼をするときはしっかりと打ち合わせをすることが大切です。
パワーポイント資料作成を外注するのに最適な代行業者の選び方
依頼をするパワーポイント資料の内容によって変わってきます。新規プロジェクトで、何もない状態から、数十ページ以上にわたる資料を依頼する場合と、既存プロジェクトで新規で追加するページを少数ページ依頼する場合とで説明していきますね。
パワーポイント資料を作成する専門業者へ依頼
大量のページをとにかく早くきれいに仕上げたいという企業は、専門業者へ依頼するのが最適です。料金は少し高くなりますが、しっかりと打ち合わせをしておけば希望通りのデザインを短時間で仕上げてくれます。専門の企業への依頼なので、個人情報の保護もしっかりとしてといて安心して任せられるのも利点です。詳細が記載された企画書を渡して、完成後のイメージがきっちり伝わっていれば、十分に満足のいくパワーポイント資料が完成します。
クラウドソーシングサービスを利用する
クラウドソーシングサービスでは、企業と個人で代行している場合があります。個人の場合は、しっかりと実績を確認しておかなければ完成度がかなり低くなってしまうので注意してください。既存の資料をリライト、もしくは1～2ページを依頼するときに利用するのがおすすめです。その完成度を見て、十分な出来栄えであれば次回は大量に依頼するとよいでしょう。料金も比較的安く利用できるので、気軽に依頼しやすいです。
時短で効率よく仕上げたいときはランサーズを活用！
パワーポイント制作を依頼する際には、画像や表のレイアウトはもちろん短時間できれいに仕上げてくれる依頼先を決めることが大切です。単発で急でいるときなど、ランサーズを活用するのがおすすめです。予算を抑えたクオリティの高いパワーポイント作成ができるか、企業と違い交渉がしやすいので、まずは一度相談してみてはいかがでしょうか。
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