残業が減らない原因は?効率的な職場環境にするために

残業が減らない原因は?効率的な職場環境にするために
残業が減らないのはなぜでしょうか。残業が減らない職場は何らかの問題を抱えています。無駄に残業をしている社員が多いのではないでしょうか?働き方改革により、残業時間は月45時間、年間360時間までしかできません。 そのため、残業時間を削減しようとしている企業も増加していますが、それでもなかなか残業時間が減らすことができない職場があるようです。どのような問題があるのか、個人レベルと職場に分けて考えていきます。

残業が減らない原因

残業 減らない原因
ついつい残業をしてしまう原因は個人にもあります。なぜ残業をしてしまう人がいるのかを考えてみると残業が減らない理由の一面が見えてきます。

業務量がメンバーの数に対して多すぎる

企業が人材カットをして雇用を控えているため人材不足で、在勤者にしわ寄せがいっている場合です。これは絶対的な人材不足によるため、かなり深刻な問題で社員の個人レベルで減らそうと思っても無理な場合がほとんどです。

非効率な働きかた

非効率が原因の場合は、個人レベルと体制レベル、どちらのケースもありえます。個々人が非効率である場合はご自分の仕事で効率をあげる部分がないかのチェックが必要です。例えば、ほぼ同じ文面のメールを何度もクライアントに送るのであれば、雛形を作っておけば時間を節約できます。

一人だけ帰りづらい

業務量があまりなく、人材も豊富な職場にもかかわらず残業が減らない場合があります。特に効率的な仕事をしている人はすでに仕事が終わり、残業する必要はありませんが、なんとなく1人だけ帰りづらいという環境にいる場合です。
基本的には残業してしっかり働くことが美徳という風潮あるため、1人だけ帰宅することに自分自身も罪悪感を感じてしまうのです。

残業代が欲しい

残業をすればそれだけ収入も増えます。残業代が欲しくてあえて仕事を定時に終わらせず、残業をするケースです。残業をするために業務時間は雑談などで時間を潰して、わざと非効率な状態を維持している可能性もあります。

考えられる理由は、残業代が入らないと生活ができるレベルの収入にならないのかもしれません。残業を禁止すると生活ができなくなるかもしれないので、簡単に禁止するだけでは解決できない問題です。

無駄なプロセスが多い

集中力に欠けてしまいだらだらと過ごしているという場合。帰宅しても何もすることがないから残業してもいいかなと思っていて、無駄なプロセスをあえて改善しようとしないのではないでしょうか。効率よくしても、インセンティブがあるわけではないとあえて改善しないのは自然なことです。

残業が多い職場の問題点

残業多い 問題点
残業が減らない原因はやはり個人よりも職場にあるのではないでしょうか。残業が減らない職場がもつ問題点を考えて、改善策を考えていきましょう。

非効率であること

企業の体制そのものが非効率な場合も散見されます。時間当たりGDPを比べると日本は比較的生産性がないグループに入ってしまいます。

「労働生産性の国際比較2015年版」によると日本は、労働生産が一人当たり783万円で、OECD加盟35カ国中22位という結果になりました。日本の伝統的な業務方式は基本的に非効率であることが多い傾向です。

会社のマニュアルに不備があってもなんとなくそのまま何年にも渡って、慣習のように同じことを続けています。誰もが心の中で、このシステムは非効率だと思っていても言い出せないという場合がほとんどです。

隙間時間にメールをすれば済むような用件でもわざわざ電話をしたり対面で報告したりする必要がある、また用件一つを済ませるために複数人の捺印が必要など無駄な仕組みが多い職場がまだたくさん存在しています。

このような仕組みが未だに残っている職場では、仕事が非効率で時間がかかりすぎ、本当に大切な業務をする時間が不足してしまいます。そのため残響をする必要が増えてしまう傾向です。

また無駄なミーティングも多いことが特徴です。非効率になりがちな無駄なミーティングをしないように、できるだけ時間短縮で大切なことだけを決めるミーティングをするようにしていくことが大切です。

業務分担がうまくいってない

業務をうまく分担してないことも問題です。

業務は適材適所、で得意な仕事を受け持てるように上司が一人ひとりの適性をよく理解して分担することが大切。Aさんなら1時間でできる仕事がBさんなら3時間かかることもあります。必ずしもBさんが劣っているというわけではなく、他の仕事ならBさんは1時間、Aさんは3時間ということもあるでしょう。

また、不得意な仕事ばかりあてがわれると、モチベーションが下がってしまいさらに仕事が遅れてしまうかもしれません。適切な業務分担ができることも上司の腕の見せ所です。

それだけではなく、Cさんは優秀だからとついつい業務をたくさんあてがっている場合もあるかもしれません。多すぎる業務は社員の負担になります。業務の量と質をバランスよくしていくことが大切です。

上司が常に残業している

職場で常に上司が残業をしていると、部下は業務が終わってしまっても帰りにくいものです。またさっさと帰ってしまうと、上司によく思われないのではないかと感じ特にすることがなくても一緒に残業をしてしまいがち。

基本的に企業では、上司が長時間働くことは仕事に対する熱意の結果だと考える傾向があります。それは学校でのも勉強時間が長いほど良いと勘違いしている先生の存在と似ています。上司には、効率的に短時間でこなすことの重要性がわからないという人の場合はどうしようもありません。

労働力不足

絶対的な人手不足で、規定の時間内に仕事が終わらないという会社が大半です。
本来すべき仕事以外に、データの入力などに時間がかかってしまい結果として残業をしてしまいます。仕事量やレベルに対して人数が十分足りているのかを確認することが必要です。繁忙期など関係なく1年中忙しい会社はどこかに問題があるのかもしれません。

企業側も実は労働力不足を知っていながら、新たに労働力を入れることなく社員の残業を利用している場合もあります。

残業を禁止すると起きる問題点

残業禁止 問題点
残業が減らないからといって、ただ残業を禁止するだけではさまざまな問題が起きてしまいます。どのような問題が起きるのかを見ると残業を減らすためにどうしたら良いのか核心が見えてきます。

業務が終わらないためにサービス残業

仕事の量が膨大で残業をしたくなくてもしなくてはならない人たちは、禁止されてもするしかありません。しかし、禁止になったらタイムカードを押して残業代が出ないように仕事をしてしまいます。

つまりサービス残業をする人が増加してしまうという結果になってしまい、社員の不満が増えてしまいます。

家に仕事を持ち帰る

サービス残業をしない人も結局は家に仕事を持ち帰ったり、休憩時間に仕事をしたりするしかありません。結局自由時間が少なくなって疲れが禁止する前よりもさらに増加してしまうでしょう。

給料が足りないためモチベーションが落ちる

中には残業代で生活をしている人もいます。残業代を含めてライフプランを練っていた人たちは、残業代が入らないようになると、生活をしていけなくなるかもしれません。生活が苦しくなると、仕事に対する情熱も失せてしまいます。

社内コミュニケーションの不足

業務の量は以前と全く同じなのにただ残業を禁止しただけでは、前述したように休憩時間も仕事をするしかなくなります。その結果、社内でのコミュニケーションが不足してしまいます。

新人の育成に時間が取れない

誰でもサービス残業をしたり、家に仕事を持ち帰ったりしたくありません。結果、自分の仕事だけに集中して余計なことはしないようにしてしまいます。結果、新人の育成にも時間が取れず、結果業務体系がうまく構築できないため仕事量がさらに増えていく可能性があります。

残業が減らない職場の改革方法

残業 減らない
個人レベルでは、残業を減らすことはなかなか困難です。そもそも人手不足が原因で会社としても新たな人材を雇い入れる気持ちがない場合や上司自身が残業をすることが日常的になっている場合には職場が改善していくしかありません。

上司がまず早く帰る

残業をする必要がないと社員全員の共有の認識ができあがるように上司が率先して早く帰るようにします。上司が変えれば残りの社員も気兼ねなく変えれます。

「ノー残業デー」または「ノー残業ウィーク」を設置するのも良い方法です。企業が一斉にある特定の日、または週に残業をしないようにする方法です。会社全体でするため、あまり協力的ではない上司も必ず参加し効果が上がります。会社によっては、ノー残業デーは定時になると消灯するなどして帰宅を促す工夫をしています。

単純労働を外注にする

せっかく優秀な社員が誰にでもできる作業に忙殺されてしまっていてはもったいないです。優秀な社員が実力を発揮して、新しいアイディアを出しどんどん仕事をしてもらうために、単純作業などを外注することも考えてみましょう。

企業としても残業代の支払いに比べるとずっと安くすみます。単純作業から解放された社員のモチベーションも上がります。現在はランサーズなどクラウドソーシングのサービスに外注すれば、信頼できる人をすぐに見つけられます。

仕事の進め方をチェック

残業代でローンの返済をしている社員もいます。残業代を常に当て込んでいるため、基本的に時間内はあまり仕事をせず残業がメインです。

このような必要のない、社員が生活費などを稼ぐためにする残業のことを「生活残業」といいます。生活残業は、なくなるようにしないと効率的にきちんと働いている人が損をしているように感じてしまいます。

効率の良い社員にインセンティブをプラスするなど、それぞれの仕事の進み具合をきちんとチェックする体制を整えることが大切です。

労働時間を改革

残業が減らない本質的な原因は職場のシステムに問題があることです。
例えば、変形労働時間制、フレックスタイム制、早朝出勤制度などを導入することで無駄に会社にいる必要がないため、残業が少なくなります。

変形労働時間制は、自由に勤務時間を決めることができる制度です。業務がほとんど無い日は早めに切り上げて帰ることができ、忙しい日は時間外の仕事をして平均して一日の就業時間が8時間になるように調節します。

職種によっては一日10時間働いて、週休3日にすることも可能です。時間をフレキシブルに管理することでプライベートタイムが自由になり、モチベーションも上がります。
そのほか、残業事前申請制度を導入して勝手に不要な残業をしないように管理することも大切です。

まとめ

残業が減らない職場は効率化するなど問題を改善していくことが必要です。しかし、絶対的な業務の量が多く、人手不足の場合はどうしても社員の残業に頼ってしまいます。

この場合は、業務の一部を外注してみることも改善策の一つです。優秀な社員には本当に重要なことに集中してもらうことでさらにモチベーションも上がります。
業務を一部切り出し、組織の生産性を上げましょう。