秘書業務をオンラインで外注!費用相場やフリーランスに外注する事例も紹介

秘書業務をオンラインで外注!費用相場やフリーランスに外注する事例も紹介
正社員で雇っていた秘書を外注に切り替えようと考えていても、実際どこまでの業務をお願いできるのか、費用はいくらかかるのか気になるものです。 秘書の外注を検討している方のために、仕事が捗るオンライン秘書や外注した際の秘書の業務範囲、費用の相場について解説します。あわせて秘書業務を外注する際のおすすめの方法もご紹介。 秘書業務を外注して、仕事を効率化させませんか?

秘書業務の外注はオンライン秘書で可能

秘書
秘書業務はオンライン秘書という形で外注可能です。ではそのオンライン秘書とはどんなものなのでしょうか。詳しく解説します。

オンライン秘書とは?

秘書がやってくれている業務を外注できるのが、オンライン秘書です。
名前の通りオンラインにて、

  • スケジュールの管理
  • メール対応
  • 資料の作成
  • 航空券やホテルの手配

といったさまざまな秘書業務の対応が可能。
さらに通常の秘書業務に加えて、人事やマーケティングなど、その他の業務も行ってくれるのが特徴です。

海外ではオンラインアシスタントやバーチャルアシスタントなどとも呼ばれ、ノンコア業務を中心に利用されており、ITが盛んなアメリカでは一般的な職業として認知されています。

オンライン秘書を行うのはどんな人?

オンライン秘書は秘書業務を個人やチーム制で請け負ってくれるサービスです。実際に業務を行うのは、リモートワークで働く在宅ワーカー。結婚や出産、介護などによりフルタイムでの通勤が難しくなった方や、遠方への引っ越し・海外移住によりオフィスで働くことができなくなった方が業務を行います。

オンライン秘書で業務にあたる在宅ワーカーは、もともと大手企業や外資系企業での勤務経験や、オフラインでの秘書経験がある方々。高いスキルを持った方が秘書業務を行うので、安心して任せられると評判です。

秘書業務を外注した際の業務範囲は?


オンライン上にて高いスキルを持った方に業務を任せられるオンライン秘書。では実際はどこまでがオンライン秘書の業務範囲なのでしょうか。導入事例も交えてご紹介します。

業務範囲

オンライン秘書は秘書業務だけでなく、さまざま業務を行ってくれるサービス。幅広い業務範囲の一部をご紹介します。

秘書業務

サービス名の通り、スケジュールの調整やメール対応といった秘書業務が任せられます。

  • スケジュールの調整
  • メール対応
  • 出張時の各種チケットやホテルの予約
  • 資料の作成

など。

人事業務

オンライン秘書は人事に関する業務にも対応可能。一時的に人事業務を任せたい場合に役立ちます。

  • 求人原稿の作成
  • 求人サイトの画像作成や、登録・更新業務
  • 応募者への連絡代行
  • 書類面接の代行
  • 候補者のピックアップ

など。

経理・財務

どの会社でも必要となる経理や財務も、オンライン秘書に依頼が可能です。

  • 会計の集計
  • 経費の処理
  • 請求書や見積書の送付

など。

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マーケティング

マーケティングに関わるさまざまな業務も、オンライン秘書に任せられます。

  • リサーチ
  • レポートの作成
  • データ入力
  • SNSの運用代行

など。

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営業サポート

自社の営業が効率よく業務に当たるため、資料作成などの営業をサポートする業務もオンライン秘書に任せるケースが増えてきています。

  • テレアポのためのリスト作成
  • 営業のための資料作成
  • 顧客情報の入力

など。

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その他

業務上やらなくてはいけないけれど、そのために人を雇うほどではない。そんな業務もオンライン秘書に依頼できます。

  • 翻訳
  • データ入力
  • 音声の文字起こし

など。

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オンライン秘書の導入事例

株式会社メルカリ

株式会社メルカリのチーム一つ、「Culture & Communications」がオンライン秘書を導入。経理処理をはじめとした毎月必要な業務や、会食の手配、備品の発注などを依頼しました。

その結果、社員数が増えて手が回らなくなっていたコミュニケーション施策など、重要な仕事に専念できるようになったのです。

ランサーズ株式会社 代表取締役社長 CEO 秋好陽介氏

弊社(ランサーズ株式会社)代表の秋好もLancers Assistantを利用し、オンライン秘書を活用。タイ・バンコク在住のフリーランスの方がリサーチや手配をはじめ、さまざまな秘書業務を担っています。

京都のとある法人

ビジネス講座の説明からセールスまで行っている京都のとある法人では、フリーランスの秘書を活用。スケジュールの管理や経理業務、会議室の手配などのアシスタント業務を依頼しています。

秘書業務を外注するメリットとデメリット


業務範囲が広く、さまざまな場面で利用できるオンライン秘書。そんなオンライン秘書にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。詳しく掘り下げていきます。

メリット

1.費用が抑えられる

正社員で秘書を雇おうとすると、募集のための広告費や面接にかけるコスト、研修費などがかかり、費用の負担は大きいものです。

オンライン秘書なら、採用や研修などのコストが掛かりません。給料以外の社会保険料や交通費、福利厚生費、パソコンやデスクといった備品なども必要ないため、費用を大幅に抑えられます。

2.専門分野の仕事も依頼可能

オンライン秘書を行うのは、すでに社会経験を積んでいたり、専門的なスキルを身に付けていたりする方々です。自社ではできない専門分野の業務が発生した場合、オンライン秘書で専門分野に強い方に任せることで対応できます。

オンライン秘書なら、自社で教育する手間をかけず専門分野の仕事も任せられ、業務が滞らないのもメリットです。

3.退職や休職リスクを回避

正社員の秘書の場合、部署の移動やさまざま要因で退職・休職をする可能性があります。抜けてしまった秘書の穴を埋めるために改めて採用したり、育てたりする手間をかけなくてはなりません。

ですがオンライン秘書ならチームで業務にあたっているサービスもあるため、担当者が退職してもチーム内で引き継いでくれます。オンライン秘書なら退職リスクを回避しつつ、業務を安定して回すことができるのです。

デメリット

1.オンラインではできないことがある

幅広い業務をお願いできるオンライン秘書ですが、
・書類の整理
・郵送の代行
・対面の業務
など、オフラインの仕事は対応できないことがほとんどです。

2.オンラインでのやり取りに不慣れだと戸惑うことも

オンライン秘書は名前の通り、チャットツールやビデオ通話などオンラインでやり取りをするのが基本。口頭での伝え方とはやり取りが異なるため、慣れが必要です。オンライン上でのやり取りに不慣れだと、戸惑うこともあります。

ただオンライン秘書を利用していくうちに慣れてくるため、次第にどう伝えればいいのかが自然に身についていくでしょう。

3.即時対応できないケースもある

オンライン秘書は在宅ワークのため、常時PCの前にいるわけではありません。緊急で仕事を依頼したくても、即時対応ができない場合があります

契約前に即時対応に関してどこまで対応できるのか、前もって確認しておくのがおすすめです。

秘書業務を外注する際の費用について


秘書業務の外注を検討するなら、外注費用の相場や秘書業務の外注の費用対効果について、あらかじめ押さえておくことも大事です。

秘書業務の外注費用の相場

オンライン秘書の料金体系は、月額制と従量制の2種類があります。

月額制の相場

稼働時間に応じて固定料金を支払う月額制の費用の相場は、次の通りです。

  • 時給換算:2,000円から4,000円/時
  • 月額換算:50,000円から200,000円/月

月額制の場合、料金体系がわかりやすいのがメリットです。

従量制の相場

従量制は依頼する業務内容や量に応じて料金が変動。料金の計算が月額制に比べると大変ですが、使い方によっては費用が抑えられるメリットがあります。

従量制の場合は内容や分野によって料金が異なるため、目安となる相場がなく、外注の際の費用はさまざまです。

秘書業務の外注は費用対効果が高い

秘書業務を外注しようと考えた際、相場が時給換算で2,000円から4,000円というのは、アルバイトや派遣の方を雇う時に比べると高く感じるかもしれません。

ですがオンライン秘書を利用すれば、

  • 直接雇う際に必要な採用コストや教育コストがかからない
  • 給料以外の社会保険料や交通費などの費用が掛からない
  • 優秀な人材や専門性を持つ人材を、適切な価格で利用できる

というメリットがあります。
直接秘書を雇うよりも、秘書業務を外注した方が高い費用対効果が得られるといえるでしょう。

秘書業務を外注するおすすめの方法


実際に秘書業務を外注しようと思っても、どのサービスを利用すればいいのか悩むものです。そこでオンライン秘書を行っているサービスと、クラウドソーシングで秘書業務を外注する方法をご紹介します。

オンライン秘書を行っているサービスを利用する

CASTER BIZ(キャスタービズ)

CASTER BIZは秘書業務に加え、
・人事
・経理
・Webサイトの運用
・オフライン業務
などに対応してくれるサービスです。
採用倍率1/100をくぐり抜いた実務経験のある20代から40代の女性を中心に、チーム制で業務にあたります。

費用:約3,500円から4,000円/時(期間によって異なります)

Genny(ジェニー)

Gennyは、
・スケジュール管理
・アポイントの調整
・メールの確認や返信代行
など、シンプルな秘書業務を中心に10種類の基本メニューを提供するオンライン秘書サービスです。

2名1チーム体制でノンコア業務を任せることができ、コア業務に専念できます。

費用:約550円から600円/時(期間によって異なります)

Lancers Assistant(ランサーズアシスタント)

Lancers Assistantは秘書業務に加え、
・営業支援
・広報
・Web制作
・画像制作
・SNS運用
など、さまざまな業務をアシスタントチームに一括して依頼できるサービスです。

専属ディレクターが窓口として対応することで、コミュニケーションの手間をかけず業務を依頼できます。
秘書業務などが任せられる標準プランに加え、アポ獲得まで依頼できる営業支援特化プランもあります。

  • 標準プラン:約3,300円から3,700円/時(期間によって異なります)
  • 営業支援特化プラン:約4,600円から7,300円/時(期間によって異なります)

クラウドソーシングを利用する

秘書業務を外注するのなら、クラウドソーシングの利用も選択肢の一つです。クラウドソーシングなら事前に秘書としての実務経験や実績、スキルを見て、お願いしたいと思える方に直接依頼ができ、適切な価格で秘書業務をお任せできます。

クラウドソーシングを利用して秘書業務を外注するなら、継続してお願いするだけでなく、必要な時だけ利用するという使い方も可能。柔軟に利用し、秘書業務を任せてみてはいかがでしょうか。

秘書業務を外注して仕事を効率よく進めよう

秘書業務を外注できるオンライン秘書は費用対効果が高く、経験やスキルを持つ人材にさまざまな仕事をお願いできます。

秘書業務を外注したい時は、オンライン秘書を行っているサービスや、クラウドソーシングの利用がおすすめ。ランサーズでは秘書業務の経験がある方が多数登録しているので、適切な価格で秘書業務の外注が可能です。

自分たちに合った方法で秘書業務を外注し、仕事を効率よく進めていきまませんか。