企業が固定費を抑えるための外注・フリーランス活用方法

企業が固定費を抑えるための外注・フリーランス活用方法
企業経営において、固定費の削減は永遠の課題です。 しかしひと口に固定費といっても、企業の経費にはさまざまな種類があります 「上司から固定費の削減案を出すように言われたが、何をどう抑えたら良いかわからず悩んでいる」という方もいらっしゃるでしょう。 結論から言うと、企業の収益性を向上させるために抑えたい固定費は人件費です。 ただ社員数を減らせというわけではありません。 より生産性の高い業務に社員を集中させるため、フリーランスへの外注をうまく活用して「人材の選択と集中」をはかろうという話です。 当記事ではフリーランスへの外注により、固定費の削減と業務効率を改善する方法をご案内します。 効率的な固定費の削減方法を知りたい方は、参考になさってください。

そもそも固定費とは何か

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ここでは具体的な固定費の事例と、固定費の削減が企業に与える効果について解説していきましょう。

売上の増減に関係なく発生する費用が固定費

企業の固定費とはオフィスの家賃や水道・光熱費など、売上高に関係なく毎月発生する費用を指します。

対して企業の変動費とは、売上高に比例して増減する費用です。
たとえば商品の仕入原価や原材料費など、売上が上がれば上がるほどかかる費用が変動費になります。

<固定費と変動費の例>

固定費 ・オフィスの家賃
・水道・光熱費
・通信費
・接待交際費
・広告宣伝費
・人件費
・減価償却費(オフィスの設備費など)
変動費 ・原材料費
・仕入原価
・販売手数料
・消耗品費
・売上連動型の広告費
・繁忙期など一定期間だけ発生する人件費

固定費と変動費は、「売上の多寡で費用が変わるかどうか」で分類されます。
そのため正社員の人件費は固定費、繁忙期のみ雇用する派遣社員やアルバイト社員の人件費は変動費です。

このように売上との関係性によって分類が変わる費用もあるので、覚えておきましょう。
より詳しく知りたい方は、、固定費と変動費の違いについての記事を参考にしてください。

固定費削減で継続的な黒字化を実現

企業の収益を向上させるためには、固定費の削減が重要になります。

何故なら固定費は、黒字であっても赤字であっても、永続的に発生する費用だからです。つまり固定費を削れば、永続的な節約効果を見込めます

もちろん企業の収益向上でもっとも大切なのは、売上を上げることです。
しかし派手な広告を売っても、それがそのまま売上向上につながるとは限りません。
先行投資で投入した広告費を回収できるまでに、数か月~年単位の時間がかかる可能性もあります。

また2020年の新型コロナウィルスの感染拡大により、消費者の意識は大きく変わりました。
売上を上げ続けることが厳しくなっている時代だからこそ、固定費の削減で収益を支え、継続的な黒字化を目指す必要があるのではないでしょうか。

まず見直したい固定費は人件費

人件費
固定費のなかでまず見直すべき費用は人件費です。
ここではこれからの企業における人件費の削減効果から、その他の固定費削減方法についてご案内していきましょう。

人件費の削減効果は大きい

固定費の削減に欠かせない費用は、人件費です。
何故なら社員1人にかかるコストは非常に大きく、固定費を押し上げる要因になっているからです。

人件費に含まれているのは、給与や賞与だけではありません
社会保険料などの福利厚生費や退職金の積立金、交通費なども、人件費の一部です。

そのため企業の規模が大きくなればなるほど、人件費は高騰していきます。
しかし社員の増加と売上は、必ずしも比例するわけではありません。
売上が上がらないまま肥大化する組織と人件費には、定期的にメスを入れる必要があるのです。

業績が傾いた大手企業が大規模なリストラを実施するのも、人件費削減は即効性が高い収益改善策だからです。

とはいえ、社員は企業を支える大切な資産といえます。
むやみやたらに社員数を減らしても、残された社員の負担が増えればコア業務の生産性まで下がってしまうでしょう。

生産性を下げずに人件費を抑えるおすすめの方法は、業務の一部外注化です。
社員が抱えている業務のうち、単純作業などを切り分けて外注に切り替えれば、社員は本来のコア業務に集中できるようになるでしょう。

外注化は単純なコスト削減だけではなく、業務効率改善効果もあるのです。

これからの固定費削減は人件費から

2020年は新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染拡大の影響を受け、企業のあり方は大きく変化しました。
多くの企業ではオフィスへの出社や飲み会などの交流が必要最低限になり、業務はリモートワーク中心になっています。

こうしたオンライン型ビジネス中心の時代ではますます、人件費を削減して固定費を減らす企業は増えていくでしょう。

何故ならリモートワークの普及によって業務の見える化が進み、
・社員評価が成果主義に傾いてきている
・必要な業務と必要ない業務が明確になった
からです。

成果主義が加速して業務量の見直しが行われれば、いずれ売上に直結しない業務はなくなるか、外注化されるでしょう。
社員の業務量が少なくなれば、とうぜん必要な人件費も少なくなります。

代替可能な業務はどんどん外注化され、社員は生産性の高い業務に集中していく
オンライン型ビジネスが中心になれば、企業が望むと望まざるに関わらずこのような「選択と集中」によって固定費が削減されるようになるはずです。

その他の固定費削減方法

固定費の削減で効果が大きいのは人件費ですが、他にも削減できる費用は多くあります。

その他の固定費削減方法を、以下にまとめました。

  • リモートワークの導入を広げて交通費を削減
  • オンラインでの打合せや商談を広げて接待交際費や出張費を削減
  • 消費者のニーズ変化にあわせて、広告費の発注方法や発注先を見直しし、費用を削減
    (フリーランスへの外注も含めて検討する)

新型コロナウィルスの影響により、今は、企業の働き方だけではなく消費者のマインドも大きく変化しています。
顧客との商談など「営業は対面」が基本だった企業でも、オンラインでの商談に切り替えていけば交通費も時間も大幅に軽減できるでしょう。

こんな時代だからこそ業務のありかたを見直し、ときには外注も活用していけば、固定費の削減につながるのです。

外注化で人件費(固定費)を削減する方法

外注
外注化で人件費を削減する具体的な方法は、以下の2つです。
・単純作業を切り分けて外注化
・高いスキルや知識も外注化

それぞれ、くわしく解説していきましょう。

まずは単純作業から切り分けて外注化する

人件費の削減で重要なポイントは、社員を本来のコア業務に集中させることです。
そのためにも以下のような単純作業は社員の業務から切り分け、フリーランスなどへ外注化するようにしましょう。

<単純作業の具体例>
・個人情報を扱わないデータ入力・集計・分析
・業務マニュアル・各種資料の作成
・備品管理やプリント・郵便物送付などの庶務業務

データ入力や資料作成などは、オンライン上でも依頼できる業務です。
クラウドソーシングなどを利用すればオンラインで簡単にフリーランスへ依頼できるので、うまく活用してください。

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フリーランスに依頼するメリット・デメリット
外注できる事務作業と費用相場

高いスキルや知識も、外注化で取り入れる

高いスキルや専門的な知識を必要とする業務も、外注をうまく活用して取り入れるのがおすすめです。

単純作業を外注化するぶん、既存社員のスキルを磨かせるべきなのでは?」と思うかもしれません。
たしかに社員のスキルや専門性向上は、企業の成長に欠かせません。

しかしタイトなスケジュールで新しいプロジェクトを実施するときなど、すぐにでも専門家の知見が必要な場面は多々あるはずです。

2020年でいえば「新型コロナウィルスの影響で売上が大きく減少し、急きょ代替策を実施することになった」というケースです。
このようなケースでは、外部の専門家に委託したほうがスピード感をもってプロジェクトを進められます。

先述したクラウドソーシングなどでフリーランスの専門家を採用すれば、社内にはない新しい視点を発見できるでしょう。
既存社員にとって大きな刺激にもなるため、人材育成にも良い効果を期待できるのではないでしょうか。

フリーランスへ外注する際の3つのポイント

外注化のポイント
固定費の削減を目的にフリーランスへ仕事を外注する場合は、以下3つのポイントに気をつけてください。

①実績やスキルの確認
②発注内容は明確にする
③契約書は必ず用意する

それぞれ重要なポイントなので、わかりやすく解説していきます。

①実績やスキルの確認

フリーランスは組織に属していないため、個人の実績やスキルそのものが看板です。

そのため企業がフリーランスへ依頼するときは、どのような実績・スキル・資格を持っているのか、具体的に確認する必要があります。
企業によってはフリーランスの経歴やポートフォリオを上司に提出し、承認をもらわなければならない場合もあるでしょう。

自分は良い人材だと思って話をすすめていても、上司などの決済者が納得しなければ採用はできません。

フリーランスへの依頼をスムーズに進めるためには、実績や運営ホームページ、SNSなど細かく確認することです。
依頼業務に適しているか、社内審査で通る実績はあるかなど、さまざまな観点で人材を見極めてください。

②発注内容は明確にする

フリーランスへの発注内容や見積もりなどはすべて書面で用意し、内容を明確にしておきましょう。

とくにオンライン上で業務を依頼するときは、メールや電話だけでのやり取りになるため、双方の認識にズレができてしまう可能性があります。
依頼する側は「こういうつもりで言ったのに」と思っていても、受け手側が同じように思ってくれるとは限りません。

業務の内容で行き違いがあるとせっかくの外注化でも、逆に効率が悪くなってしまいます。
発注するときは何をどのように、いつまでに仕上げてほしいのか、成果物の具体的な内容と納期・費用をしっかりと書面で伝えることが大切です。

③契約書は必ず用意する

トラブルが発生したときのことも考え、契約書は必ず作成しておきましょう。

フリーランスは組織に属さず1人で活動しているため、情報漏洩や納期の大幅な遅れといったトラブルが発生する可能性があります。
トラブルが発生したときの責任の所在を明らかにするため、業務委託契約書と秘密保持契約書は必ず結んでおきましょう。

フリーランス向けに契約書のひな型を用意しておけば、その後、違うフリーランス人材を採用する際もスムーズに契約できるようになります。

▼関連
業務委託契約書の書き方
フリーランスと業務委託契約する際の注意点

フリーランス人材へ仕事を依頼する方法

フリーランスに依頼
「フリーランスへ仕事を依頼したいと思っても、どこで優秀な人材を見つければ良いのかわからない」という企業は多いでしょう。

自社に適したフリーランス人材は、クラウドソーシングや専門のエージェントを利用して見つけるのがおすすめです。

クラウドソーシングやエージェントがおすすめ

フリーランスへの依頼でおすすめの方法は、クラウドソーシングやフリーランス人材紹介エージェントです。もちろん、同業者などから運よくフリーランスを紹介してもらえることもあるでしょう。

しかし紹介の場合、相手は個人なので急なスケジュールに対応できない可能性があります。紹介頼りだと頼れる人材にもリソースにも限りがあるので、緊急時や事業拡大時に行き詰まりやすいです。

これから幅広い業務を外注に切り替えて固定費を削減したいのなら、クラウドソーシングなど優秀なフリーランスが集まる企業サイトを利用しましょう。

とくにおすすめは、フリーランスが約100万人登録されているランサーズです。
ランサーズにはデータ入力など単純作業できる副業会社員や主婦、資格をもった専門家まで、多様な人材が集まっています。

「タイトなスケジュールなので、できる限り多くの人材へ依頼したい」
「予算に限りがあるため、社員を雇用する余裕はない」
「期間限定のプロジェクトで、資格を持った専門家の知見が必要になった」
など、さまざまな場面でフリーランスを活用できるでしょう。

まとめ

企業の固定費を抑えるためには、固定費の大部分を占めている人件費の削減が大切です。

人件費の削減といっても、ただ社員数を減らせば良いというわけではありません。
ここでおすすめしている人件費の削減とは、社員の業務範囲を明確にして生産性の高い仕事に集中させ、収益を上げることです。

収益に直結するコア業務こそ社員に任せ、その他の業務はうまく外注化すれば、業務効率も改善します。
業務の明確化で社員のモチベーションも上がりますし、組織の肥大化も防げるでしょう。

多くのフリーランスが集まるランサーズなら、単純作業の大量発注から専門家への外注まで、多様な依頼が可能です。
オンライン型ビジネスが広がっている今こそフリーランスをうまく活用し、業務の「選択と集中」で企業の収益力を上げていきましょう