職場環境改善で定着率アップ!生産性向上の方法とは?

職場環境改善で定着率アップ!生産性向上の方法とは?
働き方改革が施行され、多くの企業でこれまでの働き方から、新しい働き方を導入したことでしょう。 職場環境を改善することは、従業員の離職率を低下させることに繋がり、昨今の人手不足の課題を解決するために必要なことと言えます。 しかし、職場環境を改善するためにどのようなことをすれば良いかわからないという方もいると思いますので、今回は職場環境改善のために「外注」という方法があることをご紹介していきます。

働き方改革で、職場環境が見直されるわけ

働き方改革
働き方改革が施行されていくなかで、職場環境が見直される理由はどのようなところにあるのか、見ていきましょう。

迫る超高齢化社会

2010年に8,173万人ほどいた15~64歳の生産年齢人口、いわゆる労働人口は、2027年には7,000万人を下回ると言われており、2060年には4,418万人になると言われています。

そのため、5人に2人が65歳以上という超高齢化社会に進み、労働人口不足は深刻な問題を抱えることになります。

つまり、人手不足が深刻化し、どのような企業でも人材確保が重要視され、そのためには社員の定着率の向上や従業員にとって魅力ある職場にしていくことが必要です。

定着率の低下

労働人口が少なくなっていく中で、企業は定着率の向上が求められるようになり、それには職場環境の改善が必要となります。

すでに多くの企業で魅力ある職場というアピールをするため、福利厚生などに力を入れ、これまでの社会では考えられなかったような働き方が許されるようになってきました。特にここ数年で大きく変わったのは「副業を良しとする企業」が多くなったことが挙げられます。

定着率を向上させる職場改善は2つ

働き方改革
人材確保のための定着率向上は、どのような企業でも必要になることがわかりましたが、定着率を向上させていくためにはどのような職場環境改善が必要になるのでしょうか。ここでは、2つの視点で職場環境を改善していくことをご紹介します。

厚生労働省が定める「快適職場指針」

厚生労働省は快適職場指針というものを平成4年に出しており、その内容は以下の通りです。

  • 作業環境
  • 作業方法
  • 疲労回復支援施設
  • 職場生活支援施設

空気の汚れや異臭、温熱環境や音環境などまずは作業環境を良くするということが必要であり、作業方法としても、筋力を必要とする作業については作業方法を改善することが求められています。

また、疲労やストレスを効果的に癒すことができる休憩施設の設置や、洗面所やトイレを清潔に保つなども快適職場指針に含まれています。

当たり前のようですが、このような職場になっていない企業もまだまだ多く存在し、定着率を下げてしまう要因の一つになるでしょう。

時間削減につながる「業務改善」

次に、業務改善も大切なポイントです。
場所や空間ではなく、業務の進め方方法などを改善する業務改善によって、定着率を向上させることができます。

「無駄な作業」「効率の悪い作業」をさせられた従業員は、この作業に意味があるのか、もっと生産性を高める方法があるのではないかと考え、会社に対して不満を持つようになります。
そのような不満が溜まると、別の会社でもっとやりがいのある仕事に就きたいと思うようになり、離職してしまうということに繋がりかねません。
関連:生産性はどうやって高める?

また、仕事が忙しくて残業が多い会社でも、同じように定着率は低くなるでしょう。
業務改善してこのような無駄な作業や、時間が掛かる作業を効率化して、定着率を上げることができます。

関連:おすすめの業務改善・業務効率化の手法とは?

定着率を向上させる業務改善とは

業務改善
ここからは、業務改善とはどのようなもので、どんな種類の業務改善方法があるのかを見ていきましょう。

業務改善とは

業務改善とは、コストの削減・作業効率の向上・品質の向上などを行なうことをいいます。業務改善をする目的としては、顧客に提供するサービス商品の品質向上や、労働生産性の向上による利益向上コストの削減などがあります。

企業は常に業務改善をしていかなければ、技術や方法が古いものとなり、企業としての成長を図ることができません。
今行っているものは全て古いものとして、常に向上してくことが企業や働く従業員には求められています。

業務改善の種類

業務改善の種類について具体的は以下のようなものがあります。

  • そもそも業務を無くす
  • 自動化する
  • 業務マニュアルを作成する
  • ヒューマンエラーを防ぐ
  • デジタル化する
  • 外注する

業務改善方法は、上記以外にもたくさんありますが、代表的なものとしてはこのようなものが挙げられます。
業務改善する一番の方法は、無駄な作業を無くすということです。

本当にこの作業には意味があるのかを考えたときに、無駄な業務をしているところが目についてくるかもしれません。
本気で業務改善をしたいと思ったらこのような発想も必要です。

また、デジタル化したり自動化したりすることによって、ヒューマンエラーを防いだり、マニュアルを作ることによって品質が均一化されたりなど、さまざまな方法で業務改善ができます。

業務改善のために「外注」を選択する方法も

業務改善
業務改善をするために、外注という選択をすることもできます。

外注(アウトソーシング)とは

外注(アウトソーシング)とは、自社で行っている業務を他社に委託することで、外注する業務としては、会計・総務・受付・データ分析・Web解析・Web運用などさまざまな業務が対象となります。
外注できる先は、企業フリーランスなどさまざまで、それぞれの分野に特化した外注先も存在します。

実は自治体の業務の多くは外注されている

全国の自治体でも、アウトソーシングをしている所は多く、窓口業務や児童会館の運営、清掃業務や施設の運営など、民間業者へ委託している自治体も多くなっています。

自治体においても、業務改善をしなければ人手不足のため施設の運用が難しくなったり、人件費がかさむことで予算を他に割くことができなかったりと、地方自治体にもさまざまな課題があるようです。

このメディアでもフリーランスへの外注事例を紹介していますので、ごらんください。

フリーランスへの外注事例と外注メリット

業務を外注するメリットについて

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次に、業務を外注するメリットについて見ていきましょう。

集中と選択ができる

業務を外注することで、集中すべき業務にスタッフを専念させることができるため、生産性を向上させることができます。

本来、人がやらなくても良い作業レベルの仕事はRPAなどの自動化ツールに実施させたり、作業レベルの業務を外注したりすることで、本業のメイン業務に自社スタッフを集中させることで質の高い仕事ができるでしょう。

人手不足が解消できる

根本的に人手不足が課題となっている企業としては、外注することにより人手不足が解消できます
人の採用にコストをかけるよりも、業務そのものを外注してしまうという方がコスト削減になることもあるでしょう。

業務の仕組化ができる

業務を外注することにより、これまで知っている人が行なっていた業務を、嫌でも業務を整理する必要が出るため、業務が整理でき、仕組化することも可能となります。
「この人しかできない」という業務を少なくすることで、生産性が向上します。

定着率を向上できる

これまで、残業や業務多忙によってスタッフが疲弊していた場合、業務を外注することにより作業量を抑えることができ、疲弊して辞めてしまうスタッフを減らすことで、離職率を低下させることができます。
業務が効率化していくことで、定着率も向上させていけるでしょう。

【具体的】外注できる業務とは

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ここからは、具体的に外注できる業務の内容について見ていきましょう。
各部門の業務はほとんどが外注可能ですが、部門ごとにコアとなる業務は社内スタッフが行なう方がベスト。そのコア業務に集中してもらうために、一部を外注するという前提で業務を切り出していくといいでしょう。

マーケティング

マーケティング業務は外注できます。

現代のマーケティング業務としては、ホームページの制作・運用や、ホームページのSEO対策コンテンツ制作やデジタル広告の運用などがありますが、それらのマーケティングに関する業務を外注することが可能です。
また、デジタルマーケティングに必要なアクセス解析などのデータ分析など、専門家による解析・改善提案なども外注でき、SEOなどは専門分野となるため、社内スタッフが運用するよりもプロの目線で効果的な解析・改善が可能になるケースもあります。

経理

会社の経理業務も外注できます。
経理業務には、以下の様な業務がありますが、これらは外注することが可能です。

  • 現金の管理
  • 領収書の整理
  • 伝票の記帳
  • 請求書の作成・郵送
  • 振込手続
  • 給与計算
  • 売上入金の確認

このような業務を一括して外注することや、一部を外注することもでき、特に給与計算などは、小さな会社を運営している場合、社長自らが行なっているケースもありますが、このような業務は外注する方が生産性が高いと言えるでしょう。
経理業務の外注先としては、経験豊富で資格なども保有している方も存在するため、安心して任せることができます。

経理以外にも事務的な作業全般を外注することも可能ですので、何が依頼できるのか改めて確認するといいでしょう。
外注できる事務作業と費用相場

営業

営業に必要な営業資料作成も外注が可能です。
外回りの営業に出ている営業マンは、資料作りをする暇がなかったり、パソコンが苦手だったりするスタッフも多いでしょう。

そのような営業マンが資料作りをすると、残業することになったりいつまでも資料ができなかったりしてしまいますが、営業資料を外注することで、営業マンは営業に集中でき、無駄な残業代も出さずに済むでしょう。

デザイン

チラシなどの販促ツールのデザインなども外注が可能です。
Webサイトのデザイン、チラシなどのデザイン、パンフレットや名刺など、自分たちでデザインをしなくとも、全て外注することができます。

社内にデザインできるスタッフがいるからとスタッフにお願いする場合、片手間で行なう業務となるため、クオリティの低いものができることがあります。
このような場合、多少我慢して使うか、やり直しになり本業に支障をきたすケースがあるため、はじめから「デザインは外注する」と決めてしまう方が効率的になることもあります。

良い外注先の見つけ方


最後に、良い外注先の見つけ方について確認していきましょう。

専門業者に依頼する

良い外注先を見つけるためには、その分野に特化した業者を探すことが必要です。
例えば、経理の業務を外注したいと思ったときは、経理業務の経験が高いフリーランス専門の企業に依頼することで、満足いく仕事をしてくれるでしょう。

外注したい内容が決まったら、まずはその分野の専門家に相談してみると良いです。

フリーランスに依頼する

外注先としておすすめなのは、フリーランスに依頼するという方法です。
これまでの外注先では、専門的な企業に外注するという傾向が強くありましたが、現代においては副業をOKとしている企業も多く、また個人で自由に働ける環境が世の中に整ってきているため、技術力の高いフリーランスも多くなっています。

法人と違いフリーランスの場合には、質の高い仕事を提供していながら、法人よりも費用を抑えて依頼できることが多いため、自社にあったフリーランスを探すことがおすすめです。

職場環境を改善するためにフリーランスに仕事を依頼しよう

ここまで、職場環境を改善することで、職場の定着率が向上することをご紹介してきました。
職場環境を改善するための方法として、「業務改善」がありましたが、業務改善をするためには「業務の外注」も検討してみましょう。

外注できる業務には、経理業務やマーケティング業務などさまざまな業務がありましたが、外注先としてはフリーランスも視野に入れておくと検討の幅も広がります。

また、フリーランスの外注先を探すには、「ランサーズ」などのクラウドソーシングサイトで探すのがおすすめです。
ランサーズでは、各分野に特化したフリーランスが多数在籍しているため、希望の外注業務を得意としているフリーランスもきっと見つかることでしょう。

職場改善を検討されている方は、まずはフリーランスへの業務外注を検討されてみてください。