生産性を向上させる業務効率化とアウトソーシングとは?

生産性を向上させる業務効率化とアウトソーシングとは?
「生産性向上」と聞くと、業務改善によるコスト削減のイメージが強いかもしれません。 しかし、生産性向上は業務改善ばかりでなく、売上拡大につなげることも可能です。 今回は「生産性向上」の基本的な意味と、生産性向上が求められている理由について再確認します。 確認した内容を踏まえて、売上拡大とコスト削減それぞれの場合における、アウトソーシングの活用方法と事例をいくつかご紹介します。 自社の生産性向上施策について検討されている方は、ぜひ本記事をご一読ください。

生産性向上とは? その意味と計算式

生産性向上 とは
最初に、生産性向上の基本的な意味と、生産性の計算式について解説します。

生産性とは「生産諸要素の有効利用の度合い」

公益財団法人日本生産性本部の「生産性の定義」によると、生産性とは「生産諸要素の有効利用の度合い」のことです。

生産には、投入する生産要素(設備、原材料、人、時間、お金)が必要です。
生産要素を投入して得られた産出物(成果)との割合で生産性が決まります。

生産性を計算式として表現すると以下のようになります。

生産性=産出(アウトプット)÷ 投入(インプット)

産出物は、生産した商品の数や重量としても良く、金額に換算する考え方もあります。

生産性の種類と働き方改革で目指す生産性

生産性の種類は、産出物を何にするかにより、「物的生産性」と「付加価値生産性」に分類されます。

物的生産性とは、産出物を「生産量」(物量)とする生産性で、
付加価値生産性とは、産出物を「付加価値額」(金額)とする生産性
です。

付加価値額とは、企業が生み出す価値を金額ベースにした数値のことを指します。
働き方改革で取り上げられる事の多い生産性は、基本的に「付加価値生産性」のことです。

また、労働、資本、原材料などのすべての生産要素を合算して産出する生産性のことを「全要素生産性」と言い、上昇率で表現できます。
付加価値生産性×全要素生産性の計算例として、自分でデザインをし、オリジナルグッズ作成サービスでTシャツとして作成してネットショップサービスで販売するパターンで考えてみましょう。

Tシャツの原価は1,000円で販売価格は2,000円、1年間で1,000枚売れた場合、生産性の計算は以下の通りです。

【生産要素】
Tシャツの作成原価:1枚1,000円
デザイン工賃:時給1,500円×24時間(3日間8時間ずつ働くと仮定)
デザインするための経費:15万円(ノートパソコン・お絵描きソフト・通信費)
生産要素=1,000円×1,000枚+1,500円×24時間+150000=1,186,000円

【成果】
販売価格:2,000円×1,000枚
成果=2,000円×1,000枚=2,000,000円

全要素生産性 = 成果(2,000,000円)÷ 生産要素(1,186,000円)
= 168.6%

生産性向上と業務効率化の違い

生産性の向上は、業務効率化とイコールではありません。

生産性向上と業務効率化との大きな違いは、「アウトプットの増大を目指すかどうか」です。

生産性の計算式を見ても分かる通り、生産資源にはさまざまなものがあります。

業務効率化とは、業務プロセスの見直しなどで「ムダな作業(時間・お金)=生産資源(インプット)をなくすこと」です。

一方、生産性向上は、インプットを減らすだけでなく、生産高向上、売上向上などアウトプットの増大も目指します。

生産性が下がる原因とは?を確認する

生産性向上が必要な理由とは

そもそも、近年生産性向上が叫ばれているのはなぜでしょうか。

生産性向上が必要な理由と、生産性向上施策のひとつとして、アウトソーシングが注目されていることについて解説します。

生産性向上が必要な理由

生産性向上が必要な理由は、主に以下の要因が挙げられます。

      1.労働力不足による長時間労働の常態化
      2.コア作業以外の雑務が本業の妨げになる
      3.グローバル競争の激化に対応できる最新技術を持つ人材の不足

労働力不足の原因である、日本の少子高齢化は進む一方です。
2019年には人口1億2,577万人のうち、19歳以下17%、20~64歳55%、65歳以上29%。

約55年後の2065年になると、人口8,808万人、19歳以下14%、20~64歳48%、65歳以上38%となる見込みです。

結果として、高齢化率は10%程度進むことが予測されています。

労働力不足に陥ると、従業員の長時間労働が常態化し、専門技術を持つ貴重な人材を退職などで失ってしまう可能性が高まるでしょう。
また、労働力不足によりコア作業以外の雑務も増え、本業に集中できない環境にもなることが考えられます。

このような状況下では、グローバル競争の激化に対応できるような最新技術を持つ人材育成は困難です。
これらの問題を解決する有効な手段のひとつとして、アウトソーシングの活用を推進する企業が増えています。

生産性を向上させる『アウトソーシング』のメリット

生産性向上にアウトソーシングを活用すると、どのようなメリットがあるでしょうか。メリットを3点にまとめて解説します。

人材不足の解消とコア事業への集中

1点目のメリットは、定型業務などをアウトソーシングすることにより、/b>人材不足を解消できる点です。

自社の従業員をコア事業へ集中することにより、画期的な商品を開発する力や、業務プロセスの改善に着手することもできるようになります。
また、人材不足の解消により、従業員も長時間労働をしなくて済み、従業員の心身の健康にも良い影響を与え、魅力的な職場環境にすることが可能です。

労働環境が良くなると、採用業務にも良い影響が出て、優秀な人材を集めやすくなる効果も期待できます。

別分野の人材確保

2点目のメリットは、自社の従業員にはいない、別分野の専門家をピンポイントで確保できる点です。

従来の事業に新しい要素を加える、新規事業に乗り出すなどの施策によって売上拡大を目指す場合、自社では別分野の人材確保が難しくなります。
この問題も、アウトソーシングの活用で解決可能です。

必要な分野の専門家に仕事を依頼して自社のコア事業に組み込むことで、売上拡大が図れます
例えば、商品を製造している場合は、工業デザイナーに商品のデザインを注文するのもひとつの方法でしょう。

また、自社オウンドメディア立ち上げ時に、一定品質の記事数を確保したい時にもアウトソーシングは有効です。

編集プロダクションやクラウドソーシングの会社に相談して、まとまった量の記事を外部委託することで、自社に不足している記事作成のノウハウを活用できます。

長く働き続けられる環境確保

3つ目のメリットは、これまで退職していたベテラン従業員が長く働き続けられる環境を確保できる点です。

自社技術に長けたベテラン従業員ほど、出産・育児や介護などのライフイベントで休職に入る可能性が高くなります。
従業員が1人抜けると、その穴を埋めるために周囲の従業員へ負担がかかりがちです。

その結果、周囲の従業員が心身に変調をきたして休職するかもしれません。

また、「周囲に迷惑をかけている」と感じ、休職していた従業員が戻りにくくなり、退職に至るケースもあります。
この場合も、周囲への負担を回避するため、アウトソーシングを活用しての欠員補充が有効です。

欠員分の補充により、従来なら退職していた従業員が、長く働き続けられる環境が整います。
長い目で見れば、自社の貴重な技術を持つ従業員が多く残り、生産性の向上につながるのです。

アウトソーシングのデメリット

生産性向上にアウトソーシングを活用する際、注意したいデメリットについて解説します。

情報漏洩のリスク

1点目のデメリットは、情報漏洩のリスクです。

自社業務をアウトソーシングするということは、当然自社の機密情報を見せなければいけない場面は出てきます。
新製品開発に関する情報や、個人情報に関する機密情報も見ることになるでしょう。

情報漏洩リスクは避けられないと考え、できる限り対策をすることが重要です。
利用する端末、サーバーのアクセス制御などで防御するなど、環境面での対策は怠りなく済ませてください。

また、秘密保持契約書交付も有用な対策方法す。
秘密保持契約書では、何が機密情報なのかを具体的に明示し、機密情報をどの時点で削除するかなどの取り決めも忘れず入れておきましょう。

技術の空洞化

もう1つのデメリットは、技術の空洞化です。

外部の人材に頼りすぎると、依頼した作業内容がブラックボックス化、というケースは良く見られます。
結果として、外部の人材がいなくなった後、誰も引き継げない、メンテナンスできないという事態に陥ることも少なくありません

特に、IT業界では、担当者が次々と変わり、誰も仕様を知らない機能がある、という状況が往々にして発生します。
このデメリットに対しては、以下の対策が有効です。
作業内容を理解できる社内の人材を確保
・アウトソーシングの部分が把握できるよう文書化

これらの対策をしておくことで、アウトソーシング先の変更や自社へ作業を戻す際もスムーズになります。

アウトソーシングの利用方法


生産性向上に寄与するアウトソーシングの活用について、具体的な方法をいくつか紹介します。

専門知識を持つフリーランスを活用

自社にはない専門知識を持つフリーランスを活用することで、売上拡大による生産性向上を目指せます。

専門家を活用する具体例が以下の通りです。

デザイナーを外注してヒット商品を生み出し売上拡大
広報を外注して効果的な広告宣伝から売上拡大

自社商品のデザイン性をなかなか変えることができず、他社と差別化できない、と苦慮している場合は、フリーランスのデザイナー起用を検討してみてください。

クラウドソーシングサービスの中には、コンペ形式での人材募集が可能なサービスもあります

コンペ形式では、デザイナーの作品を広く募集することが可能です。

試験的にデザインのラフスケッチなどを発注し、より自社の希望するデザインに近いデザイナーを探す、ということもできます。

自社製品には自信があるが、なかなかうまく宣伝できていないという悩みには、広報のプロに依頼するのも良い活用方法です。

Webマーケティングの実績があるフリーランスに広告制作を依頼することで、より大きな広告宣伝効果を見込めます。

業務プロセス見直しや作業の外注化

業務プロセスの改善や作業の外注化により、コスト削減の方向から生産性向上を図るアウトソーシングもあります。

コスト削減による生産性向上のアウトソーシング活用例は以下の通りです。

コンサルを起用して業務プロセス改革や自社に合ったシステムを導入してコスト削減
業務システム開発を外部委託してコスト削減

業務プロセスの改善は、自社でないと分からない部分と、第三者視点がないと分からない部分があります。

業務プロセスの改革には、第三者視点を入れる意味で、コンサルの起用が有効です。

業務プロセス改革してムダな作業を省力化、業務システム導入提案など、コスト削減に有効な施策の提案を受けられます。

また、自社の業務プロセス改善には、業務システムの開発が必要になることもあるでしょう。

自社にシステム開発部門がない場合は、システム開発全体を外部委託することもできます。

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生産性向上にアウトソーシングを活用した成功事例


最後に、アウトソーシングを生産性向上に活用した成功事例を紹介します。

売上拡大とコスト削減の両パターンともありますので、自社のアウトソーシング活用の参考にしてください。

売上拡大の事例

売上拡大による生産性向上の事例として、以下の2例を紹介します。

株式会社デンタライト

株式会社デンタライトは、福岡県で歯科関連ITシステム開発などを業務として行っている、従業員数15名の会社です。

会社の業績が伸びていく中で、日々変わる変化に対応できる人材が必要な状況になりました。

そのため、事業システムやチラシなどにおけるデザインの戦略・実務を担当するフリーランスを起用

フリーランスのデザイナーは、社内の意見などを調整してデザインの戦略立案からデザインの実務までを担当しました。

結果として、フリーランスのデザイナーが開発した業務システムは、自社の主力サービスへと成長する結果が得られたのです。

アカウンティング・サース・ジャパン株式会社

アカウンティング・サース・ジャパン株式会社は、クラウド税務・会計・給与システム「A-SaaS(エーサース)」を提供する会社です。

課題として、自社でコンテンツマーケティングを始めるにあたり、一定以上の品質を保った大量の記事を確保する必要性に迫られました。

そこで、記事の量と質のコントロールや、記事の検収は自社で行い、記事作成作業そのものはランサーズに委託

無事に一定数以上の記事を確保して、コンテンツをスタートさせることができました。

この結果、自社ドメイン下にあるコンテンツのPVが300%以上向上する成果を出しています。

コスト削減の事例

コスト削減による生産性向上の事例として、株式会社EPARKグルメの例を紹介します。

株式会社EPARKグルメ

株式会社EPARKグルメでは、ノンコア事業の外注化によるコスト削減を目指していました。

また、海外の情報を集めるに当たり、海外在住の人材を確保したいということもあり、ランサーズを利用して、海外情報収集の作業を外注化を実施。

必要なときだけ最適な人材に発注することで、年間コストを400万円以上削減することに成功しています。

生産性向上を目指してフリーランスも活用しよう

生産性向上は、業務改善によるコスト削減だけではなく、事業の可能性を広げ、売上拡大につなげることも可能です。

生産性向上策のひとつとして、一部の仕事を専門性の高いフリーランスにアウトソーシングする方法などがあります。

ランサーズは、さまざまな分野のフリーランスが多く登録しており、欲しい人材が見つけやすいクラウドソーシングサービスです。

これまでの仕事内容も確認できるので、ぜひ活用をご検討ください。