記帳代行を外部に依頼!契約書の必要性とは?契約書の内容や注意点についてもご紹介!

記帳代行を外部に依頼!契約書の必要性とは?契約書の内容や注意点についてもご紹介!
仕事を外部に委託する場合、業務委託契約を交わします。これは、記帳代行サービスやフリーランスに依頼するときも同じです。そこで気になるのが、契約書の必要性。記帳代行を外部に依頼する場合、契約書は必要になるのでしょうか。 この記事では、記帳代行を依頼する際の契約書の必要性や契約書の内容、作成時の注意点などについてご紹介します。

記帳代行を依頼する際には契約書は必要?

記帳代行の契約書について会議している画像

契約書として文書化しなくても契約自体は成立する

前述したように、仕事を外部に委託する際には契約を交わします。契約時には契約書を書くことがほとんどですが、実は一部を除き、契約書がなくても契約自体は成立するのです。契約で大事なのは、互いの合意を得るということ。文書がなくても、口頭で互いに合意すれば契約は有効となるので、単に契約を交わすだけであれば契約書は必要ないといえます。

契約書として文書化することの重要性

前項で契約書がなくても契約は有効であることをお伝えしましたが、実際に契約を交わす際には契約書は必須といえます。なぜなら、契約書を作成して文書化することで、後々のトラブルを防止することができるからです。

口頭での契約では後々「言った」「言わない」の口論が発生することも多く、トラブルの原因となります。互いの認識を統一し、その証拠とするためにも、文書化された契約書は必須といえます。

記帳代行の契約書で必要となる項目例

記帳代行を業者やフリーランスに依頼する場合の契約書に必要な項目としては、以下のようなものがあります。

委任業務の範囲

記帳代行には、経理代行や決算代行といった似たようなサービスがあります。フリーランスの場合は、そもそも最初から委託範囲が決まっているわけではありません。そのため、どこまでの業務を任せるのかを決めておくことは大切です。

契約期間

記帳代行は多くの場合、1ヶ月単位での契約となっています。プランによって変わることもあるので確認しておきましょう。フリーランスの場合は、フリーランサーとの相談で契約期間を決めます。

報酬額

どれだけの仕事に対してどれだけの報酬を支払うのかを明記しましょう。一般的に、記帳代行の料金は仕訳の数によって変わります。同時に、支払期限や支払方法についても記載します。

資料等の提供及び責任

依頼者は受任者が必要とする資料を提供し、受任者はその資料を適切に取り扱うことを明記する項目です。資料提供の不足や遅れなどによって業務が滞った場合、その責任は依頼者が負担することも記載します。

記帳代行の契約書を作成する際の注意点

記帳代行時の秘密保持契約書の画像
記帳代行の契約書を作成する際には、いくつか注意点があります。契約書を有効に活用するためにもポイントを押さえておきましょう。

記帳代行業者に依頼する場合は、契約書に秘密保持義務について明記する

税理士や行政書士などの士業には法律によって守秘義務が課せられているので、秘密保持義務について明記しておく必要は必ずしもありません。しかし、記帳代行業者やフリーランスに依頼する場合は、士業の資格を持っていない人員が業務を行うこともあるため、秘密保持義務について必ず明記しておくようにしましょう。

記帳代行を依頼する契約期間について確認しておく

前述したように、記帳代行の契約期間は多くの場合で1ヶ月単位となっています。しかし、場合によってはそれ以上の期間が設けられていたり、また解約の条件が設けられていたりするケースもあります。特に記帳代行業者は、業者や担当者を変更しやすいことがメリットのひとつでもあるため、契約期間については要注意です。

まとめ

契約書がなくても契約を締結することはできますが、起こりうるトラブルを未然に回避するためにも、契約書は必ず用意するようにしましょう。

記帳代行をフリーランスに依頼する場合、クラウドソーシングを活用すれば、士業経験者や経理経験者を見つけやすいでしょう。ランサーズには多くのフリーランサーが登録しているので、フリーランスへ依頼する際にはぜひ利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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