【必見】事務業務のアウトソーシングを導入する前にやるべきことをご紹介!

【必見】事務業務のアウトソーシングを導入する前にやるべきことをご紹介!
業務量が増えて、既存社員だけでは仕事が回らないようになったときに、アウトソーシングの導入を考える企業責任者の方は少なくありません。 しかし、当然ですが、やみくもにアウトソーシングすべきではありません。アウトソーシングを導入する前に、「任せたい仕事がアウトソーシングに向いているかどうか」「導入後はどう会社が変わるのか(どんな良い効果があるのか)」などについて、必ず確認することが大切です。今回は、アウトソーシングを導入する前にチェックするべき、アウトソーシングの基本をご紹介します。

事務業務のアウトソーシングを導入することで何ができる?


アウトソーシングを導入すると、一般的な会社の総務課や経理課、人事課で行われている業務を任せることができます。一例をあげると、秘書業務や商品の在庫管理、請求書や納品書などの各種書類の作成、電話応対、備品管理、給与計算などがあります。また、店舗運営を補助する業務を任せることもできます。例えば、店舗のWebサイトやブログを店舗責任者に代わって更新する業務や、イベントで使用する会場を手配してイベントスタッフを管理する業務、ダイレクトメールの配信業務などがあげられます。
事務以外にもライティングや校正業務、Webデザイン、プログラミング、CADオペレーターなどの専門業務を任せることもできます。

アウトソーシングの導入が難しい業務とは?


アウトソーシングを導入時する際は、少し気を配る必要のある業務もあります。その一例を、ご説明します。

独占業務

独占業務は、特定資格を持つ方のみができる業務です。例えば、税務書類の作成や税務相談は税理士のみが行える業務であり、税理士以外の方が行うと税理士法違反で逮捕されることもあります。独占業務を依頼したい場合は、その業務を行える資格を持つ方に直接頼むようにしたり、免許を提示させるなどアウトソーサーの資格確認をするように気をつけましょう。

イベントやキャンペーン以外の期間が限定されている業務

「イベント期間だけ」、「キャンペーン中の補助業務」のような、予め期間がはっきりと定められている業務は、アウトソーサーに任せることができます。しかし、「事務職員が退社したので次が決まるまでの3ヶ月間だけ」といった条件での業務には、アウトソーシングの導入は向いていません。一般的に、アウトソーシングの導入には1ヶ月は必要で、給与計算業務の習得には半年かかるためです。期間が数年スパンの導入でなければ、アウトソーシングの導入は難しいといえます。

迅速な判断や責任が必要とされる業務

アウトソーサーは原則として、導入時に取り決められた業務の範囲内で仕事をします。
たとえ業務を効率よく行う方法を見つけたとしても、実行する前に必ず導入先から許可を得る必要があります。例えば、経理事務の業務を任されたアウトソーサーが、コストを削減するためにエクセルマクロを導入したいと思っても、まずは導入先に提案して許可を得るまでは、独断で行えないのです。
そのため、業務を行ううえで迅速な判断と行動が欠かせないような仕事をアウトソーサーに依頼するのは難しいといえます。
他にも、会社の経営戦略の企画立案といった責任が伴う業務を、アウトソーサーに任せることも困難です。導入先の会社全体のルールが変わってしまうため、ルール変更後に導入先の会社が不利益を被ったとしても、アウトソーサーがその責任を負えないからです。

コア業務

導入先の会社が強みとしているコア業務を、アウトソーサーに任せるのは避けたほうが賢明です。アウトソーサーに任せたことで、強みや良さが薄れて、損失に繋がる恐れもあるためです。アウトソーサーには、コア業務を補助する事務や軽作業を任せたほうがよいでしょう。

機密情報を扱う業務

機密情報を扱う業務をアウトソーサーに任せたい場合には、情報漏えいを防ぐためにも必ず機密保持契約(NDA)を結びましょう。なお、1人オフィス内で働かなければならないような業務を、アウトソーサーに任せるのを認めないアウトソーシング会社も多くあります。

現金を扱う業務

アウトソーサーに、現金や有価証券を取り扱う業務を任せることはできます。ただし、紛失した際に補償するリスクを負うため、アウトソーシング会社の中には現金を扱う業務を扱わせない会社もあります。

事務業務のアウトソーシングを導入する前にやるべきこと


アウトソーシングを導入する前に、自社内でやっておくべきことについてご説明します。

1. 業務を分析する

まずは、自社内のすべての業務数とかかっている工数を確認して、アウトソーシングを導入すれば大幅なコストカットを見込める業務を明確にします。明確にしておかないと、無駄が発生している業務にアウトソーシングを導入できない事態も起こり得るからです。「人が足りない」といった社員の声だけで判断せずに、しっかりと確認することが大切です。

2. アウトソーシング導入後の効果やリスクを予想する

アウトソーシングを導入すべき業務を明確にした後は、アウトソーシングを導入した後のことを予想することが大切です。「実際にどれだけの利益をもたらしてくれるのか」といった利益面のことだけでなく、ノウハウを蓄積させる機会の損失や情報漏えいのリスクなどの導入後に起こり得るデメリットについても想像しておきましょう。アウトソーシング導入後に計算して、自社内で行ったほうが人件費を安く済ませられることが判明した企業もあります。メリットとデメリットをしっかりと考えて、アウトソーシングの導入を考えましょう。

3. アウトソーシングのコストを計算する

アウトソーシングの導入を決断したならば、アウトソーシング導入後のコストを計算します。いくつかのアウトソーシング先をピックアップして、任せたい業務にかかる料金を比較することが大切です。

4. アウトソーシング先を選ぶ

コストだけでなく品質や実績、業務処理スピードなどを総合的に判断して、アウトソーシング先を決めましょう。

アウトソーシングだけでなく、クラウドソーシングを活用する方法もあります。クラウドソーシングは、複数の作業者が協力して仕事をするという形態です。フリーランスの方に仕事を依頼するため、企業に仕事を依頼するよりもコストを削減できる可能性があります。また、フリーランスは請け負う業務に関連する学校を卒業しただけの方から、数年の実務経験を持っている方までさまざまです。もしも高い技術を持つプロの方に仕事を任せられれば、アウトソーシング会社に任せるよりも費用対効果が高くなりやすいことが大きなメリットです。

まとめ


アウトソーシングを導入しても、任せられる業務と任せられない業務とがあります。導入の無駄を防ぐためにも、任せたい業務がアウトソーシングに適しているかどうかを事前に確認しておきましょう。その後、コストや実績などを考えて、自社に適切なアウトソーシングの企業を選ぶことが大切です。
業務を外部に任せる方法には、アウトソーシングだけではなくクラウドソーシングという方法もあります。上手にクラウドソーシングを活用すれば、企業のアウトソーサーに任せるのと同等以上の技術を持ったフリーランスの方に仕事を任せることもできます。
ランサーズには、そのようなプロフェッショナルなフリーランスの方が多数登録しています。業務を改善するためにアウトソーシングの導入を考えている方は、ぜひ一度ランサーズをご確認ください。

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