フリーランス向け名刺管理の便利な方法

なぜ名刺管理をするのか

名刺というのは、フリーランスにとって命綱のひとつです。しかし、そんな名刺もしっかりと管理されていなければ、全く意味がありません。

なぜなら、管理された名刺は仕事を生むものだからです。名刺というのは、交換することでクライアントに自分のことを覚えてもらう、そして仕事があれば声を掛けてもらう・・・という受動的なイメージが強いようですが、フリーランスにおいては、さらに営業のために欠かせない「能動的なツール」としての意味合いが強くなります。

ですから、単に名刺を配って集めるのではなく、集めた名刺を管理し、そこから仕事へと積極的につなげていくこと、仕事を生み出すことが最大の目的だと言えます。

名刺管理の断捨離術

フリーランスの方によっては、分厚いバインダーに1,000枚や2,000枚もの名刺を抱えている人がいらっしゃるようです。もちろん、それだけあれば何か仕事につながるかもしれません。しかし、それだけの数を本当に管理できるのでしょうか？

名利管理において大切なことは「全ての名刺を管理する」ことではなく「仕事を生む名刺を管理する」ことにあります。仕事にならない名刺を１０００枚、１万枚集めても、管理に時間を要するだけです。そこで、名刺管理における断捨離術が有効になってくるわけです。

では、仕事を生む名刺を見分けるポイントは何でしょうか？様々な考え方があると思いますが、まず「名刺交換の際に交わす言葉」に注目してみると良いでしょう。

「何かあれば…」「お力添えいただければ・・・」というような、具体性に欠ける会話の場合、仕事につながる可能性は低いと言えます（これをグループＡとします）。

これに対して、「×××という点で困っています」「○○○を必要としています」というようなクライアントのニーズや課題が、交換の際に（交換の前後の会話でも）少しでも感じられれば、その名刺は仕事を生む可能性があると考えても良いでしょう（これをグループＢとします）。

ただ、依頼というのはタイミングもありますので、最初のうちは、上記のように第一印象から名刺をふたつに分けるだけに留めておきます。

その後の経過を見て、たとえば１ヶ月程度経って何の連絡もなければ、グループＡの名刺は、破棄もしくは管理外としてしまっても構いません。これに対し、グループＢの名刺は、必要に応じて営業を掛ける価値があるでしょう。

このように分類した名刺を、紙のままファイルへ分類しても良いでしょうし、名刺管理ソフトに入力すれば、より管理効率が向上できるはずです。

名刺管理で気を付けるべき事

名刺を管理する上で気をつけるポイントのひとつには、アップデートが挙げられます。クライアントが会社の場合、所属部署や肩書き、場合によってはメールアドレスや電話番号などが変更になる可能性があります。新しく名刺をもらった場合などは、必ずそちらを用いて連絡することが大切です。

特に名刺管理ソフトなどを使っている場合は、「もう持っているから」とアップデートを怠ってしまいがちです。こういった情報は名刺だけでなく、メールなどからも入手できますので、注意して対応するようにしましょう。

そして「名刺を貰った日」という情報を、必ず名刺に付与しておくことも大切です。紙の名刺であれば書き込んだり、名刺管理ソフトならば情報欄に入力したりして認識できるようにしておきましょう。

これは、クライアントを判断する上で大変役に立ちます。名刺を貰った日というのは、面談をした日ですから、最初の顔合わせからどれくらい経っているのかという記録になります。もし、その日から長い期間が経っているにもかかわらず、何の仕事も接点もない場合、その名刺は「仕事を生まない」可能性が高いため、管理外の名刺に分類しても問題ないと考えられます。

このように、名刺は単なる連絡先ではなく、色々な情報を付与することで、フリーランスの仕事獲得に役立つツールへと変わります。名刺管理も、時間とコストがかかります、無駄のない名刺管理業務を行い、仕事へとつなげていきましょう。