フリーランス、領収書発行の基礎知識5つ|リスク管理のためにも絶対にやろう

フリーランス、領収書発行の基礎知識5つ|リスク管理のためにも絶対にやろう
領収書を発行したり、受領したりすることはフリーランスとして活動していく中で、避けては通れない道です。仕事上のトラブルの中でも金銭トラブルは特に後味の悪いもの。リスク管理のためにも、フリーランスと領収書の正しい知識を持っておくことが重要です。フリーランスが領収書を発行する際のノウハウをご紹介します。
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領収書はフリーランスの活動証明書になる

領収書は金銭の授受証明としての役割だけを果たしているのではありません。フリーランスとして働くということは、全てを個人で管理しなければならないということです。

特にクライアントとの関係では、これまでそのクライアントとどのような取引をしてきたのかということを整理しておかなければ、良好な関係を築くことができないでしょう。

その手助けとなるものが領収書です。何年何月何日に何の仕事に対して、どれだけの金銭を受け取り、領収書を発行したのか。言ってみれば、業務日誌代わりになってくれます。もちろん領収書を発行する際に複写を取っておくことが重要です。

領収書の複写をキッチリとナンバリングして保管し、月単位で整理しておけば、それだけで年度末に行う確定申告にかかる時間を短縮する強い味方となってくれます。

フリーランスとして知っておきたい領収書発行の基礎知識

いざ自分で作成することになると「あれ?」と思うのが“領収書”です。相手に指摘されて領収書を作り直すといったような恥ずかしい思いをしないためにも、“正しく”領収書を発行するための知識をしっかりと持っておきましょう。

領収書には必ず記載しなければならないものが6つありますので、ご紹介します。

(1)領収書発行日:必ず発行日を記載しましょう。

(2)受け取り側の名前:「上様」という表記は経費として認められない場合があります。

(3)ルールに基づいた金額:金額の前後に「¥」や「-」を付け、三桁ごとに「,」で区切るといった数字の改ざんができないような表記をします。

(4)支払いの対象:但し書きに何に対する支払いなのかを明記します。

(5)印紙の添付(平成26年4月1日以降は5万円以上):迷うのが5万円って税抜?税込?ということですが、領収書に「税込」といった記載があったり、消費税が別に明記されている場合、税抜金額が5万円以上の場合に必要となります。収入印紙を張らずにいると、過怠税を支払わなくてはならなくなる場合があります。

(6)領収書を発行する側の住所と氏名:これも必須です。ルールを守って正しい領収書が発行できるようにしておきましょう。

税務調査って突然やってくるもの?

税務調査はフリーランサーといった個人事業主のところにもやって来ます。特に個人事業主の場合は家族も調査の対象となるようです。個人で仕事を受けている場合、家族が経理などを担当するということが多いのも理由のようです。

では、税務調査は突然やってくるものなのでしょうか。結論から言うと、やってきます。税理士が顧問としてついている場合には、その税理士にいつ何時にといった連絡を入れてからやってくるのが原則のようですが、税務署側の言い分では、調査上必要な場合にはこれを省略できるとしています。

というわけで、「税務調査は突然に」となるわけです。普段から収入支出の整理・管理をきっちりと行っていて、やましいことが何もない場合は怖がる必要はないのですが、ただやはり役人が突然やってくると一般庶民には怖いものです。変なところでつっこまれないように、普段から帳簿の整理・管理はしっかりとしておきましょう。

また机の周りも整理整頓しておいてください。調査官はそのへんにあるちょっとしたメモにも興味を示します。

税務調査でつっこまれないための領収書管理

フリーランサーとして働く場合、経費は仕入費のように一気にどかんと出ていくものではなく、パソコン関連の消耗品や文房具類の購入費、交通費といった感じでこまごまと毎日出ていくものです。

そういった購入などの際に受け取るのが領収書やレシートです。この領収書やレシート、財布の中に入りっぱなしになっていることが多いんですよね。そしてちょっと気を抜くと何十枚と溜まってしまいます。そこへ突然の税務調査。整理ができていないと突っ込まれ、整理をするのに何日も徹夜する。こんな悲しいことにならないように、日頃からその日のうちに整理をする癖をつけましょう。

領収書やレシート管理の方法として、項目別に分けたり、月毎にまとめたりして封筒に入れるとか、様々な方法があるようですが、一番のお勧めは遅くとも3日以内にコピー用紙などの白紙にぺたぺたと日付順に糊付けしていくことです。そして貼った横に何に対する領収書やレシートなのかを記入していきます。

これだけで、かなり管理しやすいものになります。さらに経費別に色をつけておくなどして、税務調査が入った場合にもちゃんと説明ができるようにしておけば安心です。

ペーパーレスビジネス時代の到来!領収書電子化解禁!

平成26年冬、これまで3万円未満しか認められていなかった領収書の電子保存が、平成27年以降全てのものについて認める方針が政府より発表されました。

領収書の保存については電子帳簿保存法に規定されており、今回の法改正によって、「全ての領収書を電子保管することで原本が廃棄できる」ようになります。実際にされている方はお分かりだと思いますが、領収書などの税務書類は7年間保存しなければなりません。

フリーランスとして働いている場合、自宅を事務所としていることも多く、1年分ならともかく7年分となると少なくとも段ボール3つ分くらいのスペースが必要となるのではないでしょうか。結構邪魔ですよね。それがパソコンの中に保存することで場所の問題が解決され、しかも管理しやすくなります。パソコンでのデータ管理には注意を払わなければなりませんが、こういったペーパーレスへの動きは大歓迎です。

領収書の発行についてもデータでのやり取りとすると印紙税もかからず、コスト削減にもつながります。これからはペーパーレスビジネス時代へ対応できるように知識を身に付けていかなければなりませんね。

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