少子高齢化の進行による労働力不足や働き方の多様化といった背景から、働き方改革が進んでおり「業務効率化」の手法は注目を集めています。社内で業務効率化を図りたいと考えているものの、何から始めればよいかわからずに悩んでいませんか？この記事では、業務効率化の手法や成功させるためのコツ、注意点などを事例を交えつつ解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の効率化を図る取り組みのことです。
具体的には、与えられている仕事の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、時間・費用面のコスト削減を目指します。
- ムリ：業務量が多すぎる、完了が不可能なスケジュール など
- ムダ：必要ない作業・業務がある、生産性のない動きがある など
- ムラ：一部署だけ仕事の負荷が重い、繁忙期と閑散期がある など
次に、業務効率化を行うことによるメリットや、必要な準備について見ていきましょう。
業務効率化のメリット
業務効率化のメリットとして挙げられるのは、次の3つです。
- 1.生産性向上による利益増大
- 2.従業員の満足度向上や業績アップ
- 3.得た収益で成長分野への投資も可能に
1つずつ解説します。
メリット①：生産性向上による利益増大
ムダな作業や業務がなくなる、余裕をもったスケジュールなどが実現できれば、従業員の時間的・精神的な余裕が生まれるでしょう。
余裕ができれば集中力やモチベーションも上がり、従業員1人1人の生産性が上がって、企業の利益増大につながることが期待できます。
関連：生産性を向上させる取り組みについて
メリット②：従業員の満足度向上や業績アップ
企業として業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくそうとする動きは、従業員にとっても嬉しいことです。従業員の満足度向上にもつながります.
また、業務効率化によって生まれた時間をより本業の時間に多く使え、さらなる業績アップも期待できるでしょう。
メリット③：得た収益で成長分野への投資も可能に
業務効率化によって収益が増加すれば、その分を成長分野へ投資することも可能です。
「生産性向上→収益の増加→成長分野へ投資」という、社内によい流れを作ることもできるでしょう。
業務効率化の準備
実際に業務効率化を行う前には、次の3つを準備しておくとよいです。
- 1.業務を可視化する
- 2.効率化しやすい業務の洗い出し
- 3.マニュアルやフローチャートがある業務は、内容が十分か検討する
まずは現在の業務を可視化します。
会社内にどのような業務があり、業務量はどのくらいなのか、可能であれば文書化や数値化しておくとより明確にわかるでしょう。
次に、効率化しやすい業務を洗い出します。
すべての業務を一度に効率化しようとするのは、数が多い場合に時間的なコストがかかるものです。
定型化しやすい作業や繰り返し行う作業が、業務効率化しやすい作業と言えます。
「定型業務」に関する記事は【必見】事務業務のアウトソーシングを導入する前にやるべきことで解説しています。
すでにマニュアル化してある作業があれば、現在の内容が十分かどうか検討してみましょう。例えば、現在では行っていない作業内容が書かれていたり、内容が不十分であったりなど、質問を受けてしまう状態であれば検討の余地があります。
業務効率化の手法10選と事例
業務効率化を始めようと思っても、具体的に何をすればよいのかわからなくて悩んでいませんか？
ここでは、業務効率化を行う上で参考になる手法と事例を10個紹介します。
ムダな業務をなくす
ムダな業務やなくても問題のない作業については、なくしてしまうのが一番簡単で効率的でしょう。誰も活用していない議事録や日報の作成などが当てはまります。
UQコミュニケーションズ株式会社の事例では、業務を洗い出し、基準に満たない業務を廃止し、新規事業の準備や立案の時間に充てる施策を取り入れました。
これによって、新規事業立ち上げの繁忙期であっても、平均1割の残業時間削減に成功しています。
業務を自動化する
毎日行う作業や単純作業などは自動化することを検討してみましょう。
例えば、Excelでマクロを組んでボタン1つで実行させたり、メールでテンプレートを作っておくなどです。1回で見れば短時間で終わる作業も、長い目で見ると多くの時間を費やしているものです。
マクロ開発で一度自動化してしまえば、今後の作業時間を大幅に減らすことにつながります。
優先順位を決めて業務に取り組む
闇雲に与えられた業務をこなすことは効率的とは言えません。
業務には優先順位を決めて取り組みましょう。
例えば、現在取り組んでいる業務より、後から依頼された業務の納期が近ければ、後から依頼された業務を優先します。
作業スピードを上げる
作業時間が遅い人よりも速い人の方が業務効率がよいのは自明でしょう。
1つ1つの業務スピードを上げることも、業務効率化には有効です。
例えば、パソコンを使う人はタイピングのスピードを上げてみたり、資料を読むことが多い人は読むスピードを上げてみたりなどが当てはまります。
簡単なところからでもよいので、スピードを意識して作業してみるとよいでしょう。
業務をさみだれ対応にする
業務を一気に片付けるのではなく、複数回に分けることで業務効率化を図ることも可能です。例えば、大量の資料チェック作業を1度にやろうとすると、疲れから判断力や作業効率落ちてしまう可能性が高いでしょう。
このような作業を10件など確認数を決めて数日に分けて行えば、判断力や効率を落とさずにチェックできるはずです。
担当者を変える
人には得手不得手があるので、不得手な業務を任せることは非効率になります。
業務効率があまりよくないものがあれば、思い切って担当者を変えてみるのも1つの手です。
業務マニュアル・フローチャートを作成する
ある一部の人は理解しているけど、他の人は理解していない業務はありませんか？
業務を知っている人が他の人に教えることも1つの手ですが、とても効率的とは言えません。
業務マニュアル・フローチャートを作成しておくことで、他の人に業務を頼む際の時間や労力コストを削減できるでしょう。
システム・ツールの導入
業務効率化を図れるシステムやツールの導入は、自社にマッチしたものを取り入れることで素早く効果を発揮してくれるでしょう。
「パッケージシステム」といった各社が提供している既製システムであれば、導入コストを抑えられるメリットがあり、
売上管理でいえばFileMaker（ファイルメーカー）などが例に挙げられます。
アウトソーシングの活用
業務の一部をアウトソーシングすることも、業務効率化に有効な方法です。
アウトソーシングを行えば、人材を本来注力してほしい業務に確保できます。
また、専門のサービス会社へ業務を委託することで、自社で取り組むよりも会社の利益につながる場合もあるでしょう。
「業務の自動化」で前述したようにフリーランスにマクロの作成を依頼することもできます。
自動化したいけど、自社でできるノウハウがない・人材がいないという場合はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
業務効率化を成功させる5つのポイント
業務効率化の手法は、前述したようにさまざまなものがあります。
しかし、ただ取り入れるだけでは効果が期待できないかもしれません。
ここでは、業務効率化を成功させるための5つのポイントを見ていきましょう。
業務におけるムダを洗い出す
業務効率化を図りたいと考えるのは、業務の中に少なからずムダが存在するからです。
普段行っている業務のムダを洗い出すことで、改善すべき作業がわかり、効果が期待できます。
できるだけ業務をまとめる
業務が分散している場合は、まとめられそうな業務をまとめてみることも有効です。
例えば、同じような作業を行っている人が複数いる場合は、1人に業務を任せたり、進捗確認を週1回から、月1回にするなど。
空いた時間を他の作業に有効活用できるでしょう。
業務への極端なこだわりはなくす
業務の完璧さやクオリティを高めることはとても重要なことです。
しかし、それゆえに業務効率が落ちてしまう可能性もあります。
業務効率化を考える際には、極端なこだわりをなくした方が成功しやすいと言えるでしょう。
従業員の意見も取り入れる
業務効率化を実現すればよいと言うわけではありません。
従業員にとっては、かえって業務がやりづらい、効率が悪いと感じてしまう可能性もあります。
そのため、業務効率化を行うことで出る影響や対策について考える必要があるでしょう。場合によっては、従業員にヒアリングし、意見を取り入れることも大切です。
効率化した結果を検証する
業務効率化の対策を実施した後に、効果検証や評価を行うことも重要です。
対策だけ行って満足し、効果が出ていないなんてことがあれば本末転倒と言えます。
社内でしっかり対策結果の検証を行い、今後の取り組みに活かしましょう。
失敗するプロジェクトの4つの共通点
業務効率化を進めていくことは大切ですが、進めるにあたっていくつか注意すべきことがあります。
ここでは、業務効率化を実施する際の問題点・注意点について4つ見ていきましょう。
1度にすべてを実践していく
業務効率化にはさまざまな手法がありますが、1度に多くのやり方を取り入れるべきではありません。
大きな効果を生み出すように思えますが、必ずしもそうとは限らないでしょう。
業務のやり方を一気に変えてしまうと、かえって従業員の負担になったり、業務がうまく回らなくなったりしてしまう可能性が考えられます。
そのため、1つずつ手法を取り入れて実践していくことがおすすめです。
ミスをそのまま放置する
せっかく業務効率化を実施したものの、やり方がうまくいかずにミスを起こしてしまう場合もあるでしょう。
そのミスや失敗をそのまま放置してしまうのは非常にもったいないです。
ミスやうまくいかなかった点は社内で共有し、今後の効率化に向けて改善を図りましょう。
社内でミスをしても問題ないと思えるような環境づくりができると、より業務効率化の成功に近くはずです。
業務にマッチしない手法を実践し続ける
理論や数値的には効率化が図れる手法でも、業務や目的にマッチしていないやり方だと余計な手間やコストが増えてしまう可能性もあります。
自社にあった手法を見極めて取り入れる、期待した効果が得られない場合は手法を変えてみるといった対策が必要になるでしょう。
こだわりすぎてミスやクレームが増加する
業務の効率化を行うのは大切なことですが、こだわりすぎてミスやクレームにつながってしまっては問題です。
特に、まだ新しい手法に慣れない初期段階は、ミスが発生する可能性が高いでしょう。
ミスやクレームがあった場合にどうリカバリーするのか、そもそも発生させないためには同すれよいのかといった対策も必要になります。
入念な準備と正しい手法で業務効率化を図ろう！
業務効率化は、しっかり準備を行い、正しい手法を理解し実行することで達成できます。
注意点を踏まえつつ、業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか？
社内業務をアウトソーシングするのであれば、ランサーズの利用もおすすめです。
最短即日で仕事の発注ができる上、スキルの高い人材が多数在籍しています。
フリーランスの管理やマッチングサポートを受けられるプランの用意もあるので、企業の要望にあわせた柔軟な対応も可能です！
