プロジェクトマネジメントの意味やその必要性
プロジェクトマネジメントの意味とは
近年耳にすることも増えてきたプロジェクトマネジメントという言葉ですが、その意味が理解されていないケースも少なくありません。
そもそもプロジェクトとは、商品開発やシステム開発、建設工事など、なんらかの目的を達成するために期限を定めて行う業務を意味しています。これまでに実施したことがない要素が必ずあること、必ず終わりがくることなどが、一般的な定常業務との違いです。
こうしたプロジェクトを完遂させるための計画を立て、その通りに運営していくことをプロジェクトマネジメントと呼びます。
プロジェクトマネジメントの必要性
かつては、プロジェクトマネジメントはそれほど必要とされるものではありませんでした。プロジェクトといえば大規模なものを指すことが多く、それほど頻繁に行われるものでもなかったからです。
しかし、2000年頃からグローバル化やIT化が急激に進み、競争の激化や企業の多様化が顕著になってきました。こうした変化に富んだ社会に対応するために、企業もさまざまなプロジェクトを推し進めるようになりました。
また、近年は商品開発のスピードが上がったり、次々に新しいサービスが登場していたりと、プロジェクトを効率的に遂行させることの重要性が高まっています。その結果、プロジェクトマネジメントの必要性も高まったのです。
プロジェクトマネジメントの主な手法
プロジェクトマネジメントにはいくつか手法があり、それぞれで考え方や工程などが異なります。プロジェクトマネジメントを行う際には、プロジェクトの規模や特徴などと照らし合わせ、適した手法を選ばなければいけません。以下に、代表的な手法を3つご紹介します。
PMBOK（ピンボック）
PMBOKは、世界で始めてプロジェクト管理を体系立ててまとめたものです。PMBOKでは、プロジェクトの重要なポイントであるQCD（Q:Quality【品質】、C:Cost【価格】、D:Delivery【納期】）を始めとした10個の知識エリアと、5つのプロセスによってプロジェクトを管理します。
プロジェクト管理を体系立ててまとめたPMBOKは、プロジェクトマネジメントを学ぶためには重宝するものです。しかし、プロジェクトマネジメントの現場でそのまま利用できるものではなく、PMBOKを把握した上でより実践的なツールを活用しなければいけません。
CCPM
CCPMは、あらかじめ各工程の締切をぎりぎりに設定しておいて、余剰分をプロジェクトバッファとして管理して遅れている工程に振り分けるという手法です。
一般的に、各工程での締切はある程度の余裕をもって設定されます。例えば20％程度の余裕があるとすると、1時間と設定されている作業のぎりぎりの締切は48分で、バッファは12分です。CCMPではこのように、すべての工程にある余裕を取り払い、あえてぎりぎりの締切を設定します。これは、多くの人がタスクを締切ぎりぎりに完了させようとするためです。
もともとあった余裕をプロジェクトバッファとして全体で管理しているので、どこかの工程が遅れたとしても対応しやすいというメリットがあります。
PPM
PPMは、複数のプロジェクトを同時進行している際に利用される手法です。現在進行している複数のプロジェクトを一元管理することで、状況管理や分析を全体で行うことができ、プロジェクトを効率よく進行することができます。
全体を確認しながら判断できるので、人員や予算の追加など迅速な決定が下せることもメリットのひとつです。
プロジェクトマネジメントで重要な3つの要素
上述したように、プロジェクトマネジメントにはさまざまな手法があります。そうした手法で共通して重要視されているのが、時間、コスト、品質という3つの要素です。効率よく、なおかつ効果的にプロジェクトを運営するためには、これらの要素が重要となります。
時間
プロジェクトには際限なく時間が与えられているわけではなく、規模によって期間は変わるものの納期が設定されています。プロジェクトが完遂できたとしても、納期に遅れればその評価は下がり、なんらかの損害が発生することもあります。そのため、プロジェクトを実行する前には、納期に間に合うようスケジュールを立てることが大切です。
また、最初にスケジュールを決めるだけでなく、進捗に合わせてスケジュールを調整することも大切です。
コスト
どれだけ素晴らしいプロジェクトだとしても、得られる利益以上に資金を費やすのは本末転倒といえます。プロジェクトマネジメントでは、コストを管理することも大切です。
プロジェクトを運営していくうえで注意すべきコストのひとつに、機会費用があります。ここでいう機会費用とは、プロジェクトに参加しなかった場合に得られる利益のこと。プロジェクトにかかわっている間は基本的に通常業務を行えないため、参加メンバーを選ぶ際には通常業務に与える影響も考慮しなければいけません。
品質
納期を守り、コストを抑えてプロジェクトを完遂したとしても、品質が伴わなければ成功とはいえません。この場合の品質とは、質が高いことはもちろん、依頼者（多くは経営者）の要望に添ったものであることも指しています。
依頼者との意見のすり合わせを妥協せず、本当に求めているものを引き出すことも、プロジェクトマネジメントに必要な要素です。
プロジェクトマネジメントのポイント
プロジェクトマネジメントを行う際には、いくつか注意しておくべきポイントがあります。プロジェクトを成功させるためにも確認しておきましょう。
責任の所在を明確に
プロジェクトは、いくつもの成果物によって完成されます。そうした個々の成果物に対して、誰が責任を持つのかは明確にしておかなければいけません。責任の所在を明確にすることで、なんらかの問題が発生したときに素早く対応できるようになります。
ただし、失敗をすべて責任者に押し付ける、といったことはしないように注意が必要です。
リソースの確保
前項でご紹介したように、時間、コスト、品質はプロジェクトマネジメントの重要な要素です。しっかりと品質を満たしたプロジェクトにするためには、時間とコストなどのリソースを十分に確保しなければいけません。どれだけのリソースを確保できるかは、プロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。
人を大切にする
時間や資金も大事ではありますが、プロジェクトを成功させるためには「人」も忘れてはいけません。どれだけ時間や資金があっても、人がいなければプロジェクトは運営できないのです。プロジェクトメンバーだけでなく、プロジェクトにかかわるさまざまな人々や、そのつながりを大切にしましょう。
まとめ
プロジェクトマネジメントの意味や必要性、さまざまな手法などについてご紹介しました。プロジェクトマネジメントを円滑に行うためにも、プロジェクトに合った手法を選び、今回ご紹介したようなポイントに注意しましょう。
社内にプロジェクトマネジメントに明るい人材がいない場合、マネジメントを外部に依頼するケースもあります。プロジェクトマネジメントを専門とした会社があるほか、最近ではクラウドサービスなどを活用してフリーランスのプロジェクトマネージャーに依頼することも可能です。プロジェクトマネジメントで困っている場合には、検討してみてはいかがでしょうか。
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