これからフリーランスを活用しようと思ってはいるものの、税務面や労務面ではどういったことに注意すればいいのかわからないという担当者も多いのではないでしょうか。この記事ではフリーランスを活用する際の労務や税務の基本的な考え方、フリーランスとの契約の種類、源泉徴収や支払調書の仕組みについて解説します。最後には業務を委託するときに注意すべきセキュリティ対策でのポイントも紹介しています。これからフリーランスを活用しようとしている企業の担当者はぜひ参考にしてください。
目次
フリーランスの労務上、税務上の考え方の基本
まずはフリーランスの基本概念から確認していきます。
従業員とは労務上や税務上で様々な違いがあります。
そもそもフリーランスと企業の関係は？
そもそもフリーランスとは会社や法人に属さずに個人で仕事を受注するスタイルで働く人を指します。
仕事を依頼する企業側から見れば、フリーランスと企業は雇用関係にはないことが重要なポイントです。
同じ外部からの人材でも契約社員や派遣社員であれば、雇用関係になり労働基準法が適用されます。
一方、フリーランスの場合は同じ内容の仕事をしてもらったとしても、企業にとっては労働者の扱いではありません。
この違いは働き方や報酬の支払い方、社会保険、契約の面にまで至り、それぞれが全く違う扱いになります。
例えば、働き方では企業はフリーランスに対しては勤務日や勤務時間、仕事の進め方など業務に関する指揮命令はしてはいけないことになっています。
社会保険や契約に関しては後ほど詳しく説明していきますが、まずはポイントとしてフリーランスと企業は雇用関係ではないという点を覚えておきましょう。
フリーランスに依頼する仕事内容によっても違いが生まれる
従業員との違いに加えて、同じフリーランスでも依頼する仕事内容や委託の種類によっても契約面や税務面で注意するポイントが変わってきます。
フリーランスに仕事を依頼する場合、成果物を制作して納品してもらう場合もあれば、成果物などの形を生じない何らかの業務を引き受けてもらう場合もあります。
このように業務のスタイルが異なると、交わす契約の種類もかわってきます。
また、仕事内容として原稿の執筆を依頼することもあれば、単純なデータ入力をお願いすることもあるでしょう。
依頼する仕事内容によっては企業側が源泉徴収を行わなければならないケースもでてきます。
このように業務のスタイルや内容によって、契約面や税務面で影響範囲が異なりますので、フリーランスに何を依頼するのかをまずは社内で整理してみましょう。
フリーランスとの契約で知っておくべきポイントとは
まずフリーランスとの契約面で知っておくべきポイントを解説していきます。
契約の種類について
フリーランスと交わす契約は一般的には「業務委託契約」と呼ばれることが多いです。
ただし「業務委託契約」というのは日常用語であり、法律的には「請負契約」と「準委任契約」の2種類に分けられます。
依頼する業務の目的によってこれらの契約を区別し、使い分ける必要があります。
まず「請負契約」について見てみましょう。
請負契約とはフリーランス側が依頼された業務の完成や完成品の納品を約束する契約です。
プログラムの開発やホームページの制作などを依頼する場合はこれにあたります。
請負契約では完成品に対して報酬を支払うことになり、フリーランスは完成品に対して責任を取る必要があります。
一方、「委任契約・準委任契約」では、フリーランス側は事務の処理など業務の実施を引き受ける契約になります。
「委任契約」と「準委任契約」の違いは法律行為を行うかどうかの違いです。
弁護士や税理士の顧問契約は「委任契約」、プログラマーや経営アナリストのコンサルティングなどは「準委任契約」になります。
継続的な業務以外にも単発的に社内研修を依頼するといったケースも「準委任契約」になります。
「請負契約」との違いは、結果や成果物とは関係なく業務の実施に対して報酬を支払う点です。
口約束でもOK?!契約書の必要性
簡単な業務であればフリーランスに口約束で仕事を依頼してしまう場合もあるかもしれませんが、これには注意が必要です。
原則として口約束でも契約は成立します。
ここで、資本金が1000万円を超えている企業には通称「下請法」と呼ばれる法律が適用される場合がある点には注意が必要です。
「下請法」では企業が仕事を依頼したら、その詳細を書面として下請け側に交付することが義務付けられています。
記載すべき内容は法律に定めがありますが、書面の様式については法律上指定がないので、使いやすい書式で問題ありません。
依頼する内容に応じて納期や報酬、支払の期日や方法などを明記した発注書や注文書を作成しフリーランスに渡すようにしましょう。
記載すべき詳しい内容は公正取引委員会のホームページにある「書面の交付義務（第3条）」を参考にしてください。
また、扱うデータや依頼する業務によっては、秘密保持契約や契約不適合責任、著作権に関わる内容を明確にしておく必要があるケースがあります。
このような場合は、発注書で済ますのではなく、契約書の形でフリーランスと書面を交わしておくのがおすすめです。
フリーランスへの源泉徴収・支払調書が必要なケースとは
フリーランスと企業は雇用関係にはありませんので、代金は給与ではなく報酬という形で支払います。
しかし一部の報酬では給与と同じように企業側に源泉徴収が求められるものもあります。
源泉徴収の仕組みと源泉徴収が必要なケース
源泉徴収とは企業が報酬から所得税などを前もって預かり、納税者本人に代わって納税を行う仕組みです。
会社員であれば毎月会社から支払われる給与から源泉所得税が天引きされているので、多くの人にとってなじみの深いケースではないでしょうか。
実はフリーランスに対しても源泉徴収が必要なケースがあります。
どのようなものが対象範囲となるのか、対象業務の詳細については細部にわたりますので、国税庁のサイトをご確認の上、最寄りの税務署にご相談ください。
経理上も少々ややこしいかもしれませんが、フリーランスの税理士や経理経験者などに依頼するのもおすすめです。
フリーランスを活用した記帳代行についてはこちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
「記帳代行サービスの費用相場はどのくらい？実際の費用についてもご紹介！」
源泉徴収したら原則として支払調書を出す
フリーランスに対して源泉徴収を行った場合には、税務署に源泉徴収をした旨を報告する必要があります。
そのための書類が支払調書です。
支払調書には支払った相手や支払った金額、源泉徴収した額などを記載します。
金額によっては支払調書を税務署に提出する必要がない場合もありますので、詳しくは国税庁のサイトをご確認ください。
源泉した所得税はその都度納める必要がありますが、支払調書の書類自体は年に一度、年末調整の書類などと一緒に税務署に提出します。
支払調書は原則として税務署に提出する書類ですので、フリーランスに渡す必要はありません。
しかし、フリーランスが確定申告をする際に、いくら源泉徴収されたかがわかると便利なので「支払調書が欲しい」と言われることもあります。
その場合は支払調書の形式でもいいですし、源泉徴収した金額がわかる書類を渡すだけでも問題ありません。
フリーランスの健康管理、社会保険はどうすべきか
次に、フリーランスの社会保険や健康管理に対して企業が留意しておくべき点をご紹介していきます。
社会保険はフリーランス自身が加入する
フリーランスと企業は雇用関係にないので、企業はフリーランスのために雇用保険に入ったり、年金や健康保険を支払ったりする必要はありません。
社会保険はフリーランス自身が自分で加入します。
社会保険に関してはフリーランスの扱いは自営業者や個人事業主と同じ扱いですので、本人が加入できるものは基本的には国民年金保険と国民健康保険です。
健康保険に関しては、フリーランス自身の収入が少なく、家族が会社員であれば家族の扶養に入れる場合もあります。
また業種によっては組合があるので、その組合の健康保険に加入するという選択肢も検討できるでしょう。
年金に関しては、国民年金以外に国民年金基金に加入すれば保険料を上乗せすることもできます。
フリーランスと社会保険に関してはこちらの記事「フリーランスで加入できる社会保険とは？種類と保険料について」に詳しくまとめてありますので、もしフリーランス本人からの問い合わせがあった場合には、ぜひ紹介してください。
フリーランスの健康管理で企業が気を付けるべき点
前述の通り、企業はフリーランスとは雇用関係にはないので、従業員と違ってフリーランスの健康診断を手配したりする義務はありません。
しかしながら、仕事のパートナーとして考えると、フリーランスの健康状態は企業にとっても他人事ではありません。
なぜなら、フリーランスに万が一のことがあると、業務が滞ってしまうことも十分ありえるからです。
フリーランスが多数登録するクラウドソーシングサービスの中にはフリーランスの健康管理をサポートしている事業者もあります。
例えば大手クラウドソーシングサイトを運営するランサーズでは「Freelance Basics」内でフリーランスの健康診断や健康管理サポートするサービスを提供しています。
他にもプロフェッショナル＆パラレルキャリア・フリーランス協会が提供する「フリーランスの保険」のような任意保険もあります。
「フリーランスの保険」では、フリーランス自身の万が一の病気や事故に見舞われた場合に、仕事の納期遅れなどを補償する内容も含まれています。
企業側としてはフリーランスとの契約時に、このようなサービスや保険を利用しているかを一つの参考材料として見てみるのもいいでしょう。
フリーランスへの依頼で気を付けておくべきセキュリティ対策とは
フリーランスに仕事を依頼する際に企業として気になるのは情報漏洩対策などのセキュリティの問題です。
ここからはフリーランス活用においてセキュリティ面で注意すべき点を解説していきます。
秘密保持契約を結ぶ
フリーランスに依頼する業務によっては、個人情報や社外秘の情報を扱ってもらう場合があります。
そのような場合は、業務内容の取り決めだけでなく秘密保持契約についても契約を結びましょう。
秘密保持契約とは業務を行う上で知った企業側の製品情報や営業秘密などを第三者に漏らさないことを約束する契約です。
とはいえフリーランス側と「秘密保持するように」と約束しても、そのままではあまりにも大雑把すぎます。
秘密保持契約を結ぶ際には、適応する対象や範囲、秘密保持の期間などはなるべく具体的にして契約を交わすようにしましょう。
フリーランスが間違った基準で情報の取り扱いの判断をしないように、できるだけ明確にしておくのがおすすめです。
機器や通信面から情報漏洩対策を行う
もし、フリーランスに顧客の個人情報や社内のデータを扱ってもらう場合は、契約面だけでなく機器や通信面でも情報漏洩対策が必要です。
具体的な対策としては、ウイルス対策やデータの暗号化、通信が傍受されないための安全な通信環境の構築などです。
ウイルス対策ではフリーランス自身のパソコンにウイルス対策してもらうのはもちろん、場合によっては業務専用のパソコンやモバイル端末を貸与するケースもあります。
公共Wifiの利用制限や、ネットイルワークのアクセス制限、VPNの構築などもセキュアな通信環境のためには必要です。
昨今のリモートワークの普及で手軽に安全なリモートワーク環境を構築できるソリューションも数々登場しています。
セキュリティ対策されたリモートワーク環境に加え、フリーランスの手配までが丸ごとパッケージ化された「オンラインBPO」と呼ばれるサービスを利用するのも一手でしょう。
まとめ
企業にとってフリーランスは仕事を共にする人材ではありますが、労働者ではありません。
雇用関係がない分、税務や労務、契約面では従業員とは異なる対応が必要です。
またフリーランスの場合には業務を社外で行ってもらう場面も多くなります。
社内ではあまり気にする必要がなかったセキュリティ面で配慮すべき点も出てきます。
考慮したり配慮すべき点は複数ありますが、一つひとつポイントを押さえていけば、フリーランスにとっても企業にとっても気持ちのよい協力体制の土台作りが可能です。
フリーランサーを多く抱える必要のあるケースでは、前章で紹介したランサーズの「オンラインBPO」やその他の企業向けプランもおすすめです。
企業はランサーズと契約し、フリーランスのチーム作りや管理をランサーズに任せられるのでより手軽にフリーランス活用を始められます。
