取引先への提案や社内における新規事業の提案などに欠かせないプレゼン資料。パワーポイントで資料作成を行うケースが圧倒的に多いですが、見やすく訴求力のある資料を作るためには一定のスキルを要するもの。社内に資料作成が得意な担当者がいない場合、アウトソーシングの業者へ依頼するという方法もあります。そこで今回は、プレゼン資料作成をアウトソーシングで依頼した場合のメリットをはじめ、アウトソーシング以外のサービスを利用した場合の比較をご紹介していきます。
プレゼン資料作成はプロに外注するのがベスト
パワーポイントは表計算ソフトとは違い、関数やマクロといった専門的知識がなくても簡単に作れるイメージがあります。自社の担当者で十分と考える人も多いですが、果たして本当にそうなのでしょうか。まずは自社で資料作成をした場合と専門業者へ依頼した場合の違いを考えてみましょう。
プレゼン成功のカギは資料の完成度
プレゼンは提案の内容を分かりやすく説明し、相手に納得してもらう力が重要だと思われがちです。確かにその通りですが、聞き手にとって口頭での説明ばかりが続くとイメージが湧きづらいもの。プレゼン用の資料を投影しながら説明することによって、聞き手の理解を助けスムーズにプレゼンを進めることができるのです。
また、資料の中に具体的な数値データや裏付けとなるエビデンスが提示されることによって、提案や説明の内容に信憑性が増します。細かなデータは口頭で説明するよりもグラフや表として投影するほうが分かりやすいもの。
このように、プレゼンが成功するか否かは分かりやすい資料作成が必要不可欠であるといえます。
パワーポイントの資料はデザインも重要
プレゼンを行う際、大量の文字が羅列された資料と、文字が少なく写真やグラフを多用した資料ではどちらが訴求力が強いでしょうか。
当然のことながら、多くの人は後者の資料のほうが分かりやすいと感じるはずです。テキストを入れる場合も、文字の大きさやフォント、配色などにも注意しなければなりません。
資料を投影した際、それが瞬間的に分かりづらいと判断されると聞き手のモチベーションは下がってしまいます。説明の内容そのものが分かりやすいということは当然ですが、それと同じようにパワーポイントの資料自体が見やすいと感じさせなくてはならないのです。 見やすい資料を作るにはコツやノウハウが必要です。デザインに関わってくることでもあるため、資料作成のプロが作った資料とそれ以外の人が作った資料では見やすさが全く違います。
説得力のある資料を作ることができる
重要なデータや内容であればあるほど、説明したい事柄が増えて資料に反映させようとしがちです。しかし、重要な事柄こそポイントを絞り、本当に伝えたいことを一点集中で訴求するほうが効果的です。
あまりにも文字の分量が多かったり不要なデータが取り込んであると、本当に伝えたいことが何なのかがぼやけてしまいます。説得力のある資料を作るためには、まずは説明したい事柄を絞り、結論を簡潔に説明する必要があります。
資料作成を専門に扱っている業者・プロに依頼する際には、まずはプレゼンで何を伝えたいのかヒアリングが行われます。結論に至るまでの根拠やエビデンスを集め、論理的で説得力のある資料を作ることができ、プレゼンにおいても高い共感を得ることができるはずです。
アウトソーシングに外注した際のプレゼン資料作成の手順
実際にアウトソーシングとしてプレゼン資料作成を依頼する場合、どのような手順で進んでいくのでしょうか。案件の依頼から納品までの流れを一例としてご紹介していきましょう。
手順1. 内容のヒアリング
まずはどのようなプレゼンを行うのか、その目的と内容のヒアリングを実施されます。プレゼンによって実現したいことはもちろん、対象となる人の属性や人数なども考慮に入れながら資料作りの参考にします。
また、資料作成においての根拠となるデータや素材の提供があるかも重要。基本となるデータが多ければ多いほど資料の信憑性は増し、説得力の高い資料だと考えて良いでしょう。基となるデータが準備できない場合、依頼時にデータの収集も含めて依頼することもできます。
さらに、企業によって資料作りの決まりごとや独自のマナーが存在するケースも少なくありません。そのような事柄も事前にヒアリング時に伝えておくことによって個別に対応することが可能です。
手順2. 見積もり
ヒアリング時の内容をもとに見積もり金額が提示されます。資料の内容やボリューム感によって見積金額も変わってきますが、あらかじめ予算が決まっている場合はヒアリング時に事前に伝えておくことも有効です。定められた予算金額内で収まるように相談に乗ってくれる業者も多く、安心して任せられるはずです。
手順3. 完成した資料の確認
資料が完成したら、それをもとにプレゼンのリハーサルをしてみましょう。説明を行う順番や言葉のチョイス、写真やグラフなどの素材が説明しやすいレイアウトになっているかを確認します。
また、デザインやレイアウトを見直し、より使いやすい資料を作成することも可能です。具体的なイメージが湧かなくても、いくつかのサンプルやフォーマットを用意してあるケースも多いためそれらの候補の中から選んでみるのも良いでしょう。
手順4. 納品
資料の修正が完了したらいよいよ納品となります。最終的に意図した通りの資料になっているか、社内ルールが守られた資料になっているかを確認しましょう。万が一、納品の段階で微調整が必要であれば、正式に納品完了とする前に要件を伝えることでトラブルを未然に防ぐことができます。
代行サービスとクラウドソーシングの違いは？
さまざまな資料作成を代行している専門業者は多数存在します。実際に資料作成をアウトソーシングとして依頼する際のポイントをご紹介するとともに、近年話題のクラウドソーシングも比較してご紹介します。
豊富なノウハウのある代行サービス
資料作成を専門に扱う業者は手掛ける案件も多く、社内でさまざまなノウハウが蓄積されています。個人としてではなく、企業全体で請け負った案件が多い分、ナレッジも共有されやすい環境にあるのです。また、担当者が多ければ、専門性の高い分野に特化した高スキルの人材を有していることも期待できます。例えば、デザインに特化した資料作りを依頼したい場合や、プレゼンの効果的な見せ方をするにはどうしたら良いか、基本的なことから相談したいなど、単に資料を作る行為だけではなく、より良いプレゼンを実現するためのアドバイスを求めることも可能です。
クラウドソーシングにはフリーランスのデザイナーが多数登録
訴求したいポイントがあらかじめ決まっており、プレゼンの内容もある程度絞られているケースも多いはず。しかし、プレゼン用の資料作成のスキルがないため困っている。そんな場合は、資料作成のみを代行してくれるフリーランスに依頼するのも良い方法です。
もちろん、企業に依頼する場合と同様に、丁寧なヒアリングからデータ収集、資料の構成も含めて依頼することもでき、質の高い資料作成が可能です。
クラウドソーシングには多くのフリーランスが登録しており、プレゼン資料作成を得意とするデザイナーも多いです。
クラウドソーシングでは細かな要望にも対応可能
クラウドソーシングサービスはアウトソーシングのような企業間の契約ではなく個人との取引のため、迅速なレスポンスと細かな部分まで要望に応じることも可能なケースが多いです。具体的な要望があらかじめ決まっている場合、依頼の時点でそれらのリクエストをフリーランスのデザイナーと個別に交渉が可能です。
プレゼン資料作成はクラウドソーシングでの外注がおすすめ
プレゼンのノウハウはあるものの、資料作成のスキルを持った人材が不在の場合はクラウドソーシングを利用することがおすすめです。国内のクラウドソーシングサービス大手「ランサーズ」には高いスキルを持ったデザイナーやライターが多数登録しています。専門分野に特化したフリーランスへ手軽に依頼することが可能です。是非一度検討してみてはいかがでしょうか。
事務のアウトソーシングに関する記事もご覧ください
【事務のアウトソーシング前に！】コア・ノンコア業務を判断しよう。
