User's Voice

医療法人社団 若葉堂
理事長 大場 啓一郎氏
あなたにもできる!医療法人に学ぶクラウドソーシングの賢い使い方

導入のポイント

導入目的:

これまで自分たちで行っていたWebサイトのメンテナンスやSNSへの定期投稿、ポスターやチラシ制作などの付帯業務を外部に委託し、社内のリソースを本来やるべき仕事に集中させ、新しい挑戦ができる体制を作りたい。

活用業務:

Webサイトの修正・更新、バナーや画像の作成 、SNSの定期投稿、運用サポート 、音声データの文字起こし 、市場調査 、Dropboxの管理

Lancers Assistantを選んだ理由:

・専任のディレクターがつくため、ルーティン業務を毎回説明せずに済む。制作物においても一貫性のあるデザインで仕上げてもらえるなど、継続するほど利便性が高まる。
・依頼方法が簡単で手間がかからない。
・専任ディレクターが、より効率的な方法を提案してくれる

通常のランサーズとLancers Assistant を使い分ける、外部人材活用の二刀流

――事業内容を教えてください。

医療法人としてクリニックを運営するかたわら、地域にお住まいの方が真に健康でいつまでも自分らしく暮らしていけるよう、医療法人という枠を超えて様々な事業に挑戦しています。

 

その一つとして、今年の4月から保育園の運営をスタートしました。じつは開業以来、女性スタッフが次々に出産しまして、生まれた赤ちゃんを抱っこさせてもらうのが本当にうれしかったんですね。これがきっかけとなって、地域の子育てをサポートしたいという思いで保育事業に乗り出しました。豊かな自己肯定感を育み、芯の強い大人へと成長できる保育園を目指しています。

 

また、人材紹介業を中心に総合コンサルティングを行う株式会社リーフエージェントを設立しました。医師や看護師、保育士、介護士の分野で、人材不足に悩む医療機関や企業さんは少なくありません。経営者が安心して任せられ、かつ求職者が安心して次の職場に移れるよう、人と人とをつなぐサポートをしています。

――Lancers Assistant を導入した目的や経緯を教えてください。

もともと、WebサイトのメンテナンスやSNSへの定期投稿、ポスターやチラシなど様々な制作物を社内で作っていました。じつは私がPhotoshopやIllustratorを使って、デザインを組んでいるような状態でして。それなりのスキルや時間が必要で、とくにポスターなどの制作物はデザイン性も求められます。

 

私やスタッフのリソースを本来の業務に集中できるようにしたかったこと、また、よりデザイン性の高い制作物を求めて、まずは通常のランサーズさんを利用するところから始めました。フリーランスの方々と直接やり取りをしながら、「このように依頼すると、こう仕上がる」といった依頼のコツがわかってきて、だんだんと仕事をアウトソーシングすることに慣れていったという経緯があります。

 

そこで、あらためて日常業務を顧みたときに、アウトソーシングで効率化を図れる部分はもっとあると考えるようになり、Lancers Assistantさんを利用することにしました。

 

――現在は通常のランサーズとLancers Assistantの両方をご利用いただいておりますが、どのように使い分けていますか?

たとえば、自社にはなかった観点からデザインを提案してほしい場合など、高いクリエイティブ力や提案力を求める場合は、通常のランサーズさんでコンペを実施しています。これまでの例を挙げると、インフルエンザワクチンのポスターや保育園の案内用ポスターなどのコンペを行いました。毎回、面白い作品がたくさん集まるので、依頼する楽しみもありますね。

 

Lancers Assistantさんのほうは、日常的に発生するルーティン業務を中心に、細々としたタスクをどんどん投げていくような活用の仕方になっています。専任のディレクターさんがついてくれるので、「前回と同じようにやってください」という一言で済む仕事も多く、時間を効率的に使えています。

 

思いついたことを専任ディレクターに伝えるだけで、期待通りの成果物が仕上がる

――Lancers Assistantには、具体的にどのような業務を依頼されていますか?

クリニックや保育園では、様々な情報を提供して知識を深めていただいたり、コミュニケーションを促進したりするツールをたくさん制作しています。

 

Lancers Assistantさんに定期的にお願いしているのは、HPの更新やSNSの投稿など、これまでバックオフィススタッフがやっていた業務ですね。たとえば、検査の予約スケジュールを更新するときは画像を作ってもらい、定型の文章とともに投稿してもらっています。このほか、保育園のチラシやクリニックで患者様に配布するお便りなども制作していただいています。

 

Dropboxの管理もお願いしているので、どこにどんなファイルがあるかLancers Assistantさんがすべて把握されているんですね。ですので、たとえば名刺を作りたいといったときは、変更箇所を伝えるだけで納品まで進めていただけるような状況を作れています。

 

私が個人的に依頼しているのは、音声録音の文字起こしです。誰かに指示を出したいときにスマホにどんどん録音していって、チャットでLancers Assistantさんに渡します。これを文字に起こしてもらい、バックオフィススタッフがそれぞれに指示を伝えていくという流れです。私はまとまった時間を取りにくいので、迅速かつ漏れなく各方面に指示を伝えたいときに非常に役立っています。

 

このほかにも、胃カメラの市場調査をお願いしたこともあります。思いついたことをディレクターさんにお伝えすると、すぐに成果物が仕上がってくるので、本当に助かっています。

――Lancers Assistantを多方面でご活用いただいておりますが、利用してみた所感はどうですか?

Lancers Assistantさんは専任のディレクターさんがいらっしゃるので、ルーティン業務を毎回説明する必要がないこと、制作物についても一貫性のあるデザインで仕上げてもらえる点がメリットだと思っています。当社の情報が蓄積されていくので、こちらの意図を汲んで、どんどんクオリティが上がっていくところも大きな魅力だと思いますね。

 

また、依頼方法が簡単で、チャットを利用したコミュニケーションも非常に楽です。私はパソコンの前にじっと座っている時間を取れないので、朝起きたときや移動中などにお願いしたいタスクをどんどんチャットに投げるんですね。夜に診療が終わってチャットを開いてみると、すでに対応が済んでいたり進捗が共有されていたりするので、本当に便利だと感じています。

 

仕事を依頼するときはゴールを示して、このように進めてほしいとお願いするようにしていますが、どうしても要件を細かく考える時間がないこともあります。そうしたときに、ディレクターさんが細かいところまで整理してくれたり、もっと良い方法を提案してくれたりするので、どんな業務をお願いしても期待通りの成果物がきちんと仕上がってきます。

 

診療の質を支えるコミュニケーション。医療現場にもクリエイティブ力が必要な時代

――Lancers Assistant を利用して、どのようなメリットがありましたか?

現在、私と4人のバックオフィススタッフが、クリニックと保育事業、人材紹介事業の運営にあたっています。Lancers Assistantさんを活用するようになって、私を含めスタッフに時間的な余裕が生まれたので、本来のコア業務に注力できるようになりました。

 

地域社会への貢献という観点から、今後さらに新しいことにチャレンジしていきたいというなかで、事業計画を作ったりアイデアを形にしたり、クリエイティブな業務に集中できる体制が整ったことは大きいと感じています。

 

スタッフもLancers Assistantさんをフル活用させていただいているので、数カ月前まで自分たちがやっていた業務を忘れちゃうくらい(笑)、どんどんお任せしている状態です。

――理事長が目指す、医療現場におけるクリエイティブ力とはどのようなものですか?

たとえば、病院では待ち時間があるのは当たり前と認識されている方が多いと思います。ですが、クリエイティブな発想力を持って見渡してみると、テレビで流す動画や掲示物を工夫して、患者様のちょっとした時間に医療教育をすることも可能ですよね。もしくは、動線を変えて効率的な流れを作るなど、改善できるところはたくさんあるはずです。

 

企業さんなどでは、顧客の満足度向上は普通に取り組んでいることかもしれませんが、医療機関ではまだまだ進んでいない現状があります。これからのクリニックは診療するだけでなく、患者様が医療知識を得られる機会を作ったり心の支えになる場を提供したり、プラスアルファの価値を提供していく必要があると考えています。

 

当クリニックでは、「ひとつでも多くの『ありがとう』を集める」という理念のもと、何でも相談できる地域に根ざした医療機関でありたいと思っています。医療というのは、患者様の価値観といった深いところまで関わる仕事です。医師やスタッフのちょっとした声がけやコミュニケーションが、診療の質に影響することもあるんですね。

 

これまでの医療機関にはなかった新しいアイデアをどんどん形にして、患者様も働くスタッフも幸せを感じる、そんなクリニックを目指しています。

 

外部スタッフという認識が薄れるくらい身近なパートナー

――今後、Lancers Assistant をどのように活用していきたいですか?

日常的に発生する業務を中心にお願いしつつ、さらに活用範囲を広げていきたいと思っています。

 

今後は、動画の制作にも注力していこうと考えています。医療関連のブログを書いているのですが、たとえば「痛風の食事」みたいなテーマで動画を作成して、クリニック内で流したりYouTubeにあげたりしているんですね。保育園のプロモーション用など、さらに動画コンテンツの充実を図りたいと考えているので、うまく進行できる方法をLancers Assistantさんに相談させていただくつもりです。

 

――最後に、Lancers Assistant の導入を検討されている企業様に向けて、活用のポイントをぜひお願いします!

正直にいうと、ランサーズさんのようなクラウドソーシングでは、どのように依頼したら期待通りの成果物に仕上がるのか、要件をまとめるのが難しいところがあります。その点、Lancers Assistantさんは専任のディレクターさんがついてサポートしてくれるので、頼みやすいと思いますね。とりあえず頼んでいるうちに依頼のコツがわかってくるので、人手不足で困っている企業さんは、まず使ってみてほしいと思います。

 

ちなみに、私にとってはすでに外部スタッフという認識がほぼなくなっています(笑)。なくてはならないパートナーという位置付けですね。

 
 


 取材/執筆担当ランサー:solaneko
 出版社に18年勤務。
 編集長、メディア設計・企画マネージャーを経験後、フリーランスに。
 記事、広告ともに20年のキャリア。取材・インタビュー経験は数百社。
  

 

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