生産性アップに成功した企業に訊く、外注できる業務・できない業務の切り分け方

生産性アップに成功した企業に訊く、外注できる業務・できない業務の切り分け方
グループ全体と各社のマーケ機能の両方を担いつつ、事業成長を推し進める株式会社ファインドスター。切り出す業務を決めるシンプルな基準を設けたことで、クラウドソーシングを活用した業務効率化を個人レベルで実現しています。

外部リソースの有効活用がグループ全体の成長を後押し

BtoB、BtoC問わず幅広くマーケティング支援を行うファインドスターグループ。現在グループ全体で約300名を抱え、グループ会社数13社、国内3拠点、並びに台湾とタイに拠点を展開しています。

新しいチャレンジを推奨する風土で、今後更なる事業拡大を見据えています。

ハイスピード成長に伴って求められるマーケティング業務の効率化には、クラウドソーシング活用が貢献しているそう。

膨大な業務をこなしながら、的確に業務切り分けができるのはなぜなのでしょうか。株式会社ファインドスター 執行役員 マーケティング本部 本部長の松本周作さんにお話を伺いました。

クラウドソーシングはコア業務に集中するための手段

ーーどのような経緯でランサーズをご利用いただいたのでしょうか。

ファインドスターは、グループ各社のマーケティングと、これらを横断するマーケティングの両方を受け持っています。

グループのデータベースを統合しているので、例えば会社の移転・倒産といった情報をDM不通によりキャッチアップしたら、逐一データメンテナンスを行ないます。1社1社HPをチェックして、最新の情報に更新する業務ですね。

事業拡大が進む中でこのメンテナンス業務が対応しきれなくなってきて、外部の人に手伝ってもらえないかと考えて出会ったのがクラウドソーシングでした。当時は追いつかないほどだったので、実務をサポートいただける方と数日で出会えることにただただ感動したのを覚えています。

これが2011年頃で、それから他の仕事にもクラウドソーシングを活用できないかと意識するようになりました。

きっかけは今あるリソースで足が出てしまう業務の切り出しでしたが、事業拡大に伴って業務量が増え、新しい業務も増えていくなかで、コア業務に集中するためのひとつの手段に変わってきました。

現在は主に、ダイレクトマーケティング主軸の7社を横断するマーケティング業務にクラウドソーシングを活用しており、チームメンバー6名のほかに、クラウド上で約30名の方に手伝っていただいています。

BtoBマーケティング領域の専門業務から、ライティング、デザインなどのクリエイティブ業務、そのほか翻訳やデータ入力など様々な業務をお任せしています。今はフリーランスの方のサポートのおかげで仕事が回っていますね。

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切り出すべきは、外部委託でコストが抑えられる業務


ーー社内のリソースはコア業務に集中させたいと考えても、「外部に出す業務をどのように決めたらいいかわからない」という声を聞きます。アウトソースできる業務の切り出し方やポイントを教えてください。

大前提として、機密情報を含む業務は発注しません。これは万一の場合の損害賠償など、フリーランスの方にとってリスクが大き過ぎるためです。

そのうえで、ランサーさんとのコミュニケーション量を判断軸にしています。コミュニケーション=時間投資=コストなわけですから、この投資が少ない業務が切り出されます。

ラーニングコストはかかりそうだけど長期的に見たら採算が合うようなら、最初の1カ月は出社いただいて、その後のご依頼は遠隔に切り替えるといった場合もあります。

業務にかかるコスト感は、社員1人の1時間あたりのおおよその販管費を出して、これを基に計算しています。業務に係る時間がわかれば、販管費換算だとだいたいこのくらいだなとわかるので。

各業務にかかる時間を可視化するために、どういう分配で仕事をしているか15分間区切りで、一人ひとり日報に残すようにしています。

こうやって可視化すると、自分で対応する際のコストと、コミュニケーションに係る時間も含めて外部委託する際のコストを比較できるようになるからです。機密情報の取り扱いだけは注意して判断しないといけませんが、基本的にはこの手順で、個個人が外部委託すべき・すべきでない業務を決めています。

ーークラウドソーシングの活用方法を伝える際に、大変だったことはありましたか。

まずは使ってもらうことから始めています。ランサーさんを募集して発注してみて、リソース不足の悩みが解消できる実感を持つのが第一歩だと思うんです。

その後は「今月は外注するべき仕事はないの?」とだけ聞きますね。毎月同じ業務をやっていると、業務改善ができないですよね。業務に創造性がなくなって、飽きが来て、個人が成長しなくなって、その先の会社の成長もなくなる。ひいては顧客への貢献度低下にも繋がってしまいます。

コア業務に集中するための一手段ということを理解してくれたら、採算が合うかどうかの判断と実際の発注については本人に任せています。

ランサーさんとのwin-winの関係が生産性を上げる


ーー発注時に気を付けていることはありますか?

発注前に、長期でお付き合いできるかどうか、ランサーさんとwin-winの関係を築けるかは充分に確認します。弊社にとってコミュニケーションコストが低いかだけでなく、ランサーさんにとって長く続けられる報酬額かどうかも伺います。そもそも個人への発注は、法人の経費やオフィス代などの販管費が上乗せされていないので、コストパフォーマンスがいいんですよね。

また、長くお仕事をしているとその人の人となりが見えてきます。信頼できる方だなとわかればお願いしたい仕事も増えますし、同じ要件の継続発注でコミュニケーションコストが大幅圧縮できる場合もあります。雑な依頼の仕方ではあるのですが「前回と同じでお願いします!」で大丈夫だったりするんです。

コミュニケーションコストが下がれば、その分報酬という形で還元する工夫もしています。社員同様に成果に応じて報酬を上げるんです。双方にとって未来のあるwin-winの関係は意識していますね。

ーー今後、貴社のクラウドソーシング活用はどうなると思いますか。

もっと色々な業務で活用していきたいですね。今後は「アイデアがあっても実行するスキルがない」「実行するにはリソースが足りない」といった悩みは基本的になくなると思います。クラウドソーシングサービスには様々なスキルを持った方が何百万人と登録していらっしゃいますから。

スキルのみでなく、条件面でメリットを感じることもあります。日本よりも物価が安い国にお住いの方など、ランサーさんによっては弊社が提示する報酬が高額という場合もあるんですよ。弊社からしたらコストを抑えてサポートいただけるので、双方メリットがあるわけです。こういう出会いはクラウドソーシングならではですね。

活用方法はまだまだ、何百、何千通りとあると思うので、今後もクラウドソーシングを通じて色々な業務をご支援いただきたいですね。

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