すれ違いをなくす、フリーランスのマネジメント術

すれ違いをなくす、フリーランスのマネジメント術
制作のクオリティや業務内容の効率化のためにも、コミュニケーションでのすれ違いはできるだけ無くしたいもの。特に顔を合わせない相手との仕事では、トラブルや認識のズレがボトルネックになることもしばしばです。今回はコミュニケーション上のすれ違いをなくす、フリーランスのマネジメント方法をご紹介します。

ズレてギクシャク……よくある「残念な進め方」

仕事に欠かせないメールやチャット、SNSなどのコミュニケーション。特に、フリーランスへの発注であれば、オンラインの連絡のみということも多いかと思います。でも、同じ場所にいない人同士が仕事をするとき、イメージやディティールなど、認識にズレが生まれてしまいやすいのも現実です。

実際に、フリーランスに個別に仕事を依頼したり、複数のフリーランスで構成したチームを指揮する上で「目標や指示がうまく伝わっておらず、意図したイメージとは違うものが上がってきた」「発言を誤解されてしまい、関係がギクシャクしてしまった」など、残念な進め方になったことはありませんか?

気軽な反面、デメリットも多いオンラインでのやり取り。そのコミュニケーションが難しい理由と、解決のヒント、そしてフリーランスに意識させるべき事を見ていきましょう。

文字だけのコミュニケーションの落とし穴

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メールやチャットで、相手からの返信に「自分の言いたいことばっかり」「『わかりました』と言っているけど、本当にわかってる?」と思ったことはありませんか?

文章でコミュニケーションを行うメールやチャットは、”書く”という行為の特性上、見られているという意識が低く、相手にどう伝わるかという点よりも自分の言いたいことが大きくなりがちです。そのため「僕は」「私は」といった応酬に終始してしまうことも少なくありません。

文字でのやり取りが得意な人もいれば、苦手な人もいます。文字でのコミュニケーションでは”誰もが独りよがりになりやすい”ことを念頭に置きましょう。

また、文字だけだと言葉が思った以上にキツくなる傾向があります。特に瞬時に反応できるチャットでは注意が必要です。中には、普段はそうでもないのに、チャットになると暴走気味になり、トラブルを起こしやすい人というのも存在します。

トラブルになりそうな時は、売り言葉に買い言葉にならないよう、まず一歩引いた姿勢をとりましょう。また、チャットで荒れる人には個別にメールで、メールの返信が遅い人にはチャットで頻繁に声掛け、などの調整も大切です。

コミュニケーションに影響する”言葉”はわずか7%

よく「言葉にしないと伝わらない」と言われますが、実際のコミュニケーションで、相手から受け取っている情報のうち、言葉はわずか7%。それ以外は顔の表情や身振り手振り、相手の雰囲気など、非言語的な要素からさまざまなことを無意識に汲みとっています。「人を見た目で判断する」というと良くない意味にも取られますが、実際に私たちは、五感から多くの情報を得ているのです。

逆にメールやチャット、電話などでコミュニケーションを取る際、その伝達方法は文字や言葉に限定されます。言葉が相手につたわる内容のすべてである場合、言葉にかかる比重がとても重くなります。実際に会って話せばすぐ済む話なのに、相手の様子がわからないために、メールを延々と送り合っても全く通じなかったり、チャットだと言い争いのような険悪なムードになってしまうことも。

メールやチャットで話がこじれやすい相手とのコミュニケーションで、一番簡単なのはフェイス・トゥ・フェイスで話すこと。お互いの顔や表情を見せ合いながら、率直な気持ちを伝え合いましょう。実際に会うのが一番よいですが、時間を取りづらい場合は、カメラ機能を使ったビデオチャットも効果的です。

言葉と情報の格差をなくすには

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複数のフリーランスに仕事を依頼したり、フリーランスを集めたチームを作る場合、それぞれ自分の作業パートで孤立しがちです。マネジメントの際には、個別に送る指示以外にも、全体としてのスケジュールや納期設定、共有したい目標やイメージにもズレを無くす必要があります。

しかし、全体共有のやり取りはメーリングリストで、画像や大きなデータはファイル共有サイトで、急を要する連絡やちょっとしたコミュニケーションはSkypeで…とバラバラになると、情報が一元化しづらくなり、確認に手間取ることになります。

例えば、たまたまその日オンラインだったAさんにはSkypeで指示を出したけど、メーリングリストでの全体共有を行っていなかったので、後日他のメンバーと認識のズレが起きてしまった……。こういった小さな抜け・漏れから、格差が生まれてしまいます。

一番簡単なのは、情報共有を一元化してしまうこと。また「なる早」「先日送った添付ファイル」といったアバウトな表現を避け、「15日までに」「2/1に送った1つめの添付ファイル」など、日時や時間、順番が確実にわかるものははっきりと限定して表すことも大切です。

フリーランスに意識させるべき、重要なこと

基本的に「一人で仕事をしている」という意識が強いフリーランス。そんなフリーランスをうまくまとめ、共同で仕事をしている、一緒に作業をしているという意識を持ってもらうことは、非常に重要だと言えます。

更に、他のパートの進捗や作業内容を知ることで、イメージを共有しやすくなり協調性が生まれます。また、自然と仕事を効率的に運ぶためのコミュニケーションも促進されるでしょう。

Lancersに備わっているメッセージ機能やビデオ通話、チーム作成機能を使えば、メッセージの送信やファイル共有が一元化でき、確認作業や連絡が効率よく行えます。更に、複数のフリーランサーで構成されたチームに仕事を依頼すれば、個々に仕事を発注・管理する手間も省けます。

外注の一番のメリットである、業務効率化やクオリティ向上のためにも、ボトルネックとなるコミュニケーションのすれ違いはできるだけ埋めたいもの。文字でのやり取りが生むデメリットを意識するだけでも、イライラや面倒が変わってくるはずです。参考にしていただければ幸いです。


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